Tien tips om effectief te delegeren

21 augustus 2002 - Het delegeren van taken lijkt zo gemakkelijk, maar blijkt in de pratkijk lastig te zijn. Degene die taken gedelegeerd krijgt is immers minder ervaren en doet de zaken op een andere wijze dan u zelf.

Het alsnog zelf doen of u er tot in detail mee bemoeien zijn bekende valkuilen van managers als ze taken overdragen. Tien tips om effectiever te delegeren.

1. Maak een lijst met delegeerbare taken
Plaats bij elke taak de meest geschikte persoon om de klus te klaren. Dat kan niet steeds dezelfde zijn natuurlijk.

2. Geef aan welke verwachtingen u hebt
Geef aan wat u verwacht in termen van welk resultaat, waarom, hoe met wie en wanneer. Bespreek ook op welke manieren tussentijdse resultaten gecontroleerd zullen worden. Benadruk dat de verantwoordelijkheid niet meer bij u, maar bij de ander ligt.

3. Begin met kleine taken
Als iemand voor het eerst een taak gedelegeerd krijgt, begin dan met iets kleins. Voor degene die een taak krijgt te doen is het een hele verandering om er nu helemaal alleen voor verantwoordelijk te zijn. Coach bij dat veranderproces.

4. Delegeer verantwoordelijkheden én bevoegdheden
Een verantwoordelijkheid overdragen zonder (beslissings)bevoegdheden is geen delegeren. Als anderen bij u komen om over de gedelegeerde taak te praten, verwijs ze dan direct door en bemoei u er niet meer mee.

5. Maak een briefing
Zorg dat u de details die nodig zijn om de taak goed uit te kunnen voeren uitvoerig besproken worden en leg dat vast.

6. Trek u terug
Zodra u de taak heeft gedelegeerd, laat u de persoon even zijn gang gaan. Wees wel bereikbaar voor vragen, maar hoed u deze te beantwoorden als hij het zelf ook kan achterhalen.

7. Bouw evaluatiemomenten in
Geef vantevoren aan op welke momenten gerapporteerd en geëvalueerd moet worden en stuur een remindertje als een deadline nadert.

8. Houd u aan de evaluatiemomenten
Neem de evaluatiemomenten serieus. Vergeet ze niet en zeg ze niet af. Doet u dat wel dan geeft u in feite aan dat het om een onbeduidende taak gaat, die u over de schutting heeft gegooid.

9. Verwacht resultaten, maar geen perfectie
U mag de ander houden aan de afgesproken resultaten, maar verwacht niet dat het net zo snel, goed en op dezelfde manier gebeurt als u zelf gewend was.

10. Laat uw waardering blijken
Een cliché, maar vaak vergeten: complimenteer de ander als de gedelegeerde opdracht is geslaagd en beloon hem gepast.

Delegeren is te leren
Delegeren is te leren. Kijk hier voor praktische boeken over dit onderwerp.