14 september 2010 -
Hoewel organisaties de noodzaak onderkennen om HR-processen te optimaliseren, worden de belangrijkste doelstellingen van HR-Transformatie in de praktijk niet behaald. Koudwatervrees bij HR-professionals en het ontbreken van de juiste middelen zijn daarvan belangrijke oorzaken.
Dit concluderen Howard Woei en Wim Ydo van Vroom Consultancy in een whitepaper die zij schreven in opdracht van ADP. Het whitepaper brengt de inspanning van bedrijven om HR-processen efficiënter te organiseren in kaart en stelt dat met verandermanagement de rol van de personeelsafdeling kan veranderen van stafafdeling naar een service center binnen de organisatie. Ook de gewenste focus op strategie in plaats van uitvoering kan daarmee worden bereikt.
Waarde toevoegen
HR-afdelingen worden steeds kritischer bekeken. Ze moeten kosten besparen, productiviteit verbeteren, budgetten verantwoorden, aantoonbaar waarde toevoegen en hogere kwaliteit van de HR-processen realiseren. Internationale benchmarks leiden al snel tot druk van bovenaf om met minder mensen meer te doen. Managers, directies en raden van bestuur hebben behoefte aan een HR-afdeling die waarde toevoegt aan de core business. Administratieve processen vallen daar niet onder en moeten daarom zo kosteneffectief mogelijk worden ingevuld, bijvoorbeeld middels uitbesteding, automatisering of meer zelfservice door medewerkers en middle management, zo stellen de auteurs van het whitepaper.
Andere rol
Om bestaansrecht te houden, moeten HR-afdelingen inspelen op deze behoefte door een andere rol aan te nemen. Efficiënte inrichting van administratieve processen geeft HR-managers meer tijd om zich te concentreren op strategische zaken, zoals het opvangen van de vergrijzing en bevorderen van de productiviteit. HR-efficiëntie bespaart organisaties niet alleen tijd en kosten, het vergroot ook de mogelijkheden om strategisch in te spelen op de veranderende marktomstandigheden.
Wegbezuinigd
Veel organisaties onderkennen het belang van een andere rol van de HR-afdeling. Uit het Global HR Transformation Report, een jaarlijks onderzoek van ADP en HROA onder directeuren en (HR-)managers van multinationals, blijkt dat 81 procent van de organisaties aandacht besteedt aan HR-transformatie. Toch concludeert het whitepaper dat veel Nederlandse bedrijven het HR-proces nog niet optimaal organiseren. Er worden bijvoorbeeld wel digitale formulieren beschikbaar gesteld, maar men verwerkt deze nog in papieren vorm. P&O-ers zijn relatief veel tijd kwijt aan administratieve processen en controles, wat in veel gevallen onnodig is.
Werkprocessen automatiseren
Personeelsafdelingen kunnen efficiënter werken als zij werkprocessen automatiseren, bijvoorbeeld met behulp van eHRM, Management Self Service en Employee Self Service. Daarmee kunnen medewerkers zelf onder meer hun gegevens wijzigen, declaraties digitaal indienen en verlofdagen aanvragen. Direct leidinggevenden kunnen middelen inzetten om zelf operationele HR-taken uit te voeren. "Deze werkwijze roept bij veel P&O-ers weerstand op," zegt Hein Brockhoff, Algemeen Directeur bij ADP Nederland. "Zij zijn bijvoorbeeld bang dat gegevens onzorgvuldig worden ingevoerd of leven met het idee dat hun werk overbodig wordt." Toch heeft HR-transformatie volgens Brockhoff ook voor HR-medewerkers veel voordelen. "Er komt tijd en budget vrij voor professionalisering en persoonlijke ontwikkeling. Uiteindelijk ontkomen HR-medewerkers er niet aan hun rol te veranderen van personeelsadministrateur naar strategisch partner die toegevoegde waarde biedt aan organisaties."
HR service center-model
Vroom en ADP concluderen in het whitepaper dat HR-managers zich moeten realiseren dat HR-efficiëntie vraagt om een andere werkwijze. "HR-afdelingen zijn van origine stafafdelingen die het management ondersteunen. Over budgetten worden nauwelijks afspraken gemaakt," aldus Howard Woei, consultant bij Vroom. Woei pleit voor een ‘HR service center-model’, waarin de afdeling werkt met vastgestelde tarieven en dienstverleningsniveaus voor de producten en diensten die zij aan het management levert. "Bij een dergelijk model past een werkwijze die eisen stelt aan kosten, doorloopsnelheid en standaardisatie van processen."
Cultuuromslag
Deze werkwijze vraagt wel om een cultuuromslag binnen de organisatie. Het vergt van managers dat zij sommige operationele HR-taken zelf uitvoeren. "Waar zij gewend waren mutaties door te laten voeren door de personeelsafdeling, zullen ze dat steeds meer zelf moeten doen," zegt Woei. "Bovendien verzakelijken de interne verhoudingen, wat weerstand op kan roepen. Daar moeten HR-afdelingen begrip voor hebben."
