Tools voor urenregistratie en personeelsplanning vergemakkelijken jouw werk
11 november 2022 -
De urenregistratie bijhouden van het personeel is cruciaal om onenigheid met klanten te voorkomen; een klant wil zeker weten dat het juiste aantal uren in rekening gebracht is. Veel organisaties werken nog altijd met losse Excel-sheets waarin medewerkers, zo goed en zo kwaad als dat gaat, bijhouden hoeveel uur ze aan een bepaald project besteed hebben. Het is foutgevoelig en arbeidsintensief. Aan het eind van de maand worden deze sheets verzameld, om het juiste aantal uur te kunnen factureren aan de klant. Wat doe je echter, wanneer een medewerker op vakantie is en diens sheet nog niet gedeeld heeft? Dit kan eenvoudiger, door deze Excel-sheets samen te voegen binnen één urenregistratie tool. Zo heb je de belangrijkste data altijd bij de hand.
Laat medewerkers uren schrijven per project
Bij het gebruik van een online tool voor urenregistratie wordt medewerkers de mogelijkheid geboden per project uren te schrijven. Aan het eind van de week of maand exporteer je een automatisch gegenereerd rapport, om dit te analyseren en een vervolg te geven; de facturatie richting de klant. Overigens is het factureren van het aantal gemaakte uren per project in veel gevallen onderdeel van zo’n tool.
Maak je momenteel nog helemaal geen gebruik van een urenregistratie? In dat geval kan het gebruik van een dergelijke tool veel voordelen bieden. Vaak heb je als manager nauwelijks in de gaten, hoeveel uur medewerkers aan een bepaald project besteden. Dit maakt het lastig om de personeelsplanning vorm te geven aan het begin van de nieuwe week of maand.
Personeelsplanning vergemakkelijken met een online tool
Niet alleen voor de urenregistratie van medewerkers kan het gebruik van een tool voor workforce management als TimeChimp interessant zijn. Kies ook voor een dergelijke tool, om het proces rond de personeelsplanning te vergemakkelijken. Net als voor de urenregistratie, wordt hier nu vaak een Excel-sheet voor gebruikt. De kans dat het verlof van een medewerker nog niet is toegevoegd aan de sheet is hierbij onnodig groot.
In een online oplossing voor de personeelsplanning sleep je medewerkers eenvoudig van de ene naar de andere dienst. Medewerkers zelf hebben de mogelijkheid om binnen de tool verlof aan te vragen voor hun eerstvolgende vakantie. Kies je ervoor om dergelijke verlofaanvragen automatisch goed te laten keuren, of wil je hier als manager tussen zitten?
Automatisch gegenereerde rapportages aan het eind van de maand
Draai de personeelsplanning uit en leg deze aan het eind van de week naast de urenregistratie. Aan welke projecten is significant meer tijd besteed dan je op voorhand verwachtte? Dergelijke inzichten maken het makkelijker te sturen op data in plaats van op gevoelens.
