Vraag "Voor de organisatie waar ik werkzaam ben dien ik een meerjarig contract op te stellen met een klant. In dit contract moet worden vermeld dat de komende drie jaar alle brandweeroefeningen via onze organisatie zullen verlopen. Hoe noem ik een dergelijk contract? En wat moet er opgenomen worden in een meerjarig contract?"
Antwoord Als je het over brandweeroefeningen hebt, heb je het dan over trainingen, deskundigheidsbevordering, vakontwikkeling? De kern van de dienst of het product is een goede leidraad voor de naamgeving. Zoals bij een huurovereenkomst, koopovereenkomst of een arbeidsovereenkomst. Inhoud overeenkomst De inhoud van een overeenkomst hangt af van de complexiteit van de dienst of productaanbieding. Hieronder volgen enkele relevante punten.
Partijen die de overeenkomst aangaan
Inleidende opmerkingen
Uitgangspunten, doelstelling
Onderwerp van de overeenkomst (korte beschrijving, bijvoorbeeld ‘het verzorgen- beheren- van oefeningen …") met eventuele prestatie criteria
Aard en omvang van de overeenkomst
Algemene voorwaarden
Juridische status
opzegtermijn
afspraken over de levering (inclusief locatie etc.)
wat gebeurt er als één van de partijen zijn/haar verplichtingen niet nakomt?
Prijzen
Betalingen en betalingstermijn
incassotermijn
garantie
onderhoud
verantwoordelijkheden
Afbakening van de diensten (procedure verlenging, overleg, rapportage contactpersonen, escalatie etc.)
Eigendom en risico
aansprakelijkheden
geheimhouding
geschillen
slotbepaling, -opmerking etc.
De lijst is niet uitputtend. Het kan ook zijn dat veel van de punten reeds opgenomen zijn in de algemene voorwaarden. Dan hoef je ze in de overeenkomst niet weer te benoemen (wel dien je dan te verwijzen naar de algemene voorwaarden).
Let verder op de duidelijkheid/eenvoud van de tekst, de structuur, definities en zorg voor een goed overzicht. De opsomming is een leidraad om je een idee te geven wat er komt kijken bij het stellen van een contract. Het opstellen van een contract of overeenkomst is vak apart. Vooral als je het hebt over een meerjarencontract. Consulteer collegae over standaardcontracten. Het is altijd goed om je netwerk te gebruiken en meer inzicht in contracten te krijgen als dat onder je verantwoordelijkheden valt.
