Van de totale hoeveelheid informatie die dagelijks in grote hoeveelheden via diverse kanalen tot ons komt, onthouden wij maar een zeer beperkt deel. Helaas verdwijnen hierdoor soms goede ideeën in het afval die daar beter niet hadden kunnen liggen. Leeg af en toe eens de prullenbak van uw geheugen en kijk of daar nog bruikbare documenten te vinden zijn. Verdiep u in de kunst van de systematische herhaling: ‘de tweede golf’.
Van de totale hoeveelheid informatie die dagelijks in grote hoeveelheden via diverse kanalen tot ons komt, onthouden wij maar een zeer beperkt deel. Als u dit herkent betekent dat niet perse dat uw geheugen u in de steek begint te laten. Uw brein maakt selecties tussen wat belangrijk en onbelangrijk is. Om overzicht te kunnen houden op alles wat er in uw werk plaatsvindt en uw inzet te verdelen is dat ook noodzakelijk. Helaas verdwijnen hierdoor soms goede ideeën in het afval die daar beter niet hadden kunnen liggen. Leeg af en toe eens de prullenbak van uw geheugen en kijk of daar nog bruikbare documenten te vinden zijn. Verdiep u in de kunst van de systematische herhaling: ‘de tweede golf’.
Wat weet u nog? Stel dat u morgen opnieuw examen zou moeten doen voor de middelbare school. De kans is groot dat u daarvoor niet zou slagen. De kennis die u destijds heeft opgedaan over naamvallen, logaritmes, het periodiek systeem, topografie en jaartallen blijkt u in uw dagelijks werk maar weinig te gebruiken. De informatie die u daarover kreeg was slechts nodig om de poort tot uw huidige werk te openen. Daarna waren veel van deze gegevens onnodig, dus heeft u ze gedeletet van uw harde schijf. U kon uw geheugencapaciteit wel beter gebruiken! Het meeste heeft u geleerd op uw werkplek zelf en u ontwikkeld tot een specialist. Met uw geheugen is niets mis, maar de informatie die u op de middelbare school kreeg is nu niet meer belangrijk. Kunt u zich de belangrijke zaken waarmee u te maken heeft in uw huidige functie dan wel goed herinneren?
Graven in uw geheugen Neemt u eens de notulen ter hand van de vergaderingen waaraan u twee jaar geleden deel nam. De kans is aanwezig dat u destijds in intensief conclaaf was over de totstandkoming van een project waar nu helemaal niet meer over gesproken wordt. Toen leek het geheel nog zo belangrijk, maar nu wordt er blijkbaar door niemand meer aan gedacht. Het hele project is verzand; blijkbaar was het toch niet zo belangrijk als verondersteld. Ook kan het zijn dat de tijd er niet rijp voor was, dat er andere prioriteiten lagen of dat de gemoederen van de aanwezigen zodanig uiteen liepen dat u het project maar heeft laten rusten. Het project zakte naar de PM-lijst en verdween daarna van de agenda. Van uitstel kwam afstel.
Soms is het een bewuste keuze als ergens van wordt afgezien, maar in veel gevallen is dat niet zo. Als u uw medewerkers met elkaar hoort spreken vangt u misschien zelfs reacties op als: ‘Oh, maar zo gaat het bij ons altijd met projecten… als je een lange adem hebt, waait het vanzelf over…’ Misschien was het hele plan niet zo goed uitgekristalliseerd, maar heeft u met het ‘vergeten’ van het hele project veel goede ideeën van tafel geveegd en sommige medewerkers tegen het verkeerde been geschopt.
Wat is belangrijk? Het is een bijzonder gegeven dat mensen zo gemakkelijk dingen vergeten die verondersteld worden belangrijk te zijn. Dit doet mij denken aan een les die ik ooit van een leraar op de lagere school kreeg. De les ging over de werking van het geheugen. Hij stelde: ‘We onthouden alleen datgene wat belangrijk voor ons is’. Hij streek een klasgenootje door zijn krullen en zei: ‘Dat ik deze jongen door zijn haar strijk, dat zijn jullie over een uur weer vergeten…’ Natuurlijk deden wij ons best om de leraar het tegendeel te bewijzen. Dus na een uur vertelden wij hem dat wij nog steeds wisten wat hij gedaan had. De volgende dag herhaalden wij dat en hetzelfde deden wij na een week, een maand en een jaar. Toen ik hem tijdens een reünie weer ontmoette herinnerde ik hem opnieuw aan het voorval... Hij bleek het te zijn vergeten. Voor hem was het een onbelangrijk detail. Maar voor mij was het voorval belangrijk geworden. Ik maakte het belangrijk door systematische herhaling.
Systematische herhaling Waarschijnlijk bent u goed bekend met de kracht van herhaling in de marketing. Door iets veel te herhalen valt het op en wordt het belangrijk. Daardoor kunt u het zich gemakkelijker bewust maken en herinneren. Als u zich goed bewust wilt blijven van bepaalde goede ideeën die u in uw werk tegen komt, kunt u deze voor uzelf belangrijk maken door ze te herhalen. Het lastige daarbij is, dat u er wel aan moet denken om het te herhalen. Als u er niet aan denkt vergeet u het letterlijk te onthouden. U dient dus een zeker systeem aan te brengen in het doorlezen van artikelen, notulen en afspraken.
‘De tweede golf’ Een bruikbaar systeem van systematische herhaling leerde ik kennen uit een talencursus. De cursus was zodanig opgezet dat je je een taal eigen maakte zoals een kind dat doet:
Luister eerst een poosje naar alleen de klanken van de taal door het cassettebandje zoveel mogelijk af te spelen.
Leer de zinnen kennen en spreken. Begin meteen met spreken en maak je geen zorgen om de fouten.
Kijk pas naar de grammatica in ‘de tweede golf’.Deze tweede golf hield in dat ik vanaf les 25 de eerdere lessen systematisch herhaalde: bij les 26 herhaalde ik les 1; bij les 27 herhaalde ik les 2 enzovoorts. Ik ging me hierdoor pas verdiepen in de grammatica toen de taal me al behoorlijk vertrouwd was. Bovendien bood de herhaling me een goede manier om de lesstof in mijn geheugen te verankeren.
Pas de tweede golf toe in uw werk Nadat ik kennis had gemaakt met het systeem van de tweede golf ging ik het ook in andere situaties succesvol toepassen. Ook u kunt dit systeem in uw werk gebruiken. Kijk bijvoorbeeld dagelijks in uw agenda van vorig jaar bij de dag van vandaag. U komt dan dingen tegen die u vorig jaar bezig hielden. Nu kijkt u er misschien geheel anders tegen aan. Het geeft u wellicht inspiratie om op een bepaalde manier te kijken naar de zaken waarmee u nu bezig bent. Mogelijk wordt u herinnerd aan dingen die toen zijn blijven liggen. U kunt dan kiezen om dat opnieuw op te pakken. Ook geeft het een goede gelegenheid om bepaalde zaken te evalueren.
De tweede golf van artikelen Leest u de artikelen op Managersonline.nl wekelijks? Waarschijnlijk doet u dit ook om praktische adviezen te krijgen die u in uw werk kunt gebruiken. Leest u wel eens de oude artikelen? De nieuwsrubriek brengt u op de hoogte van actuele zaken, maar de artikelen zijn over het algemeen tijdloos. Misschien heeft u er wel eens het plan gehad om de oude artikelen te (her)lezen. Toch kwam u daar niet zo toe, want u vond het wel erg veel.
Teruglezen van alle oude artikelen lijkt een tijdrovende bezigheid. Mogelijk is dat een reden dat u er niet aan begint, of het uitstelt. Ook hier werkt ‘de tweede golf’. Als u systematisch alle artikelen leest, blijkt het opeens helemaal niet zo tijdrovend meer te zijn. Steeds als een nieuw artikel van een auteur verschijnt, leest u ook een oud artikel, te beginnen onderaan de lijst van artikelen van die auteur.
De tweede golf in de praktijk Lees deze week mijn allereerste artikel voor Managersonline: Hoe presenteert u uw ideeën?.
