Vijf handvatten om meer te kunnen doen

De computer waarop u dit blogje leest is zeer waarschijnlijk in staat tot MultiTasking. Dat wil zeggen dat deze in staat is tot het uitvoeren van meerdere taken (programma-opdrachten) tegelijkertijd. Sinds dit mogelijk werd, omarmden wij het in onze eigen werkwijze ook als vanzelfsprekend. We doen inmiddels niet echt meer méé als we niet ook veel-dingen-tegelijkertijd-kunnen.

Maar een computer kan helemaal geen dingen tegelijkertijd: hij doet net alsof. De processorkracht die nodig is voor de verschillende taken verdeelt ‘ie gewoon. Wie met verschillende grote applicaties tegelijk werkt (meerdere vensters open), kent dat verschijnsel: de PC vertraagd zienderogen.
 
Zelf dingen tegelijk doen
Ook wij kunnen niet Multitasken. U kunt wel bellen of kaartlezen en tegelijkertijd autorijden, maar het één gaat ten kosten van het ander. U hebt uw echte aandacht maar bij één ding tegelijkertijd.
Dat geldt ook voor kantoorwerk: u kunt uw echte, volle aandacht maar aan één ding tegelijk schenken.
Een collega vergeleek dat zogenaamde Multitasken eens met een postkantoortje waarin één medewerker vier of vijf loketjes open probeert te houden.
 
Gekkenwerk
In een kantooromgeving doen allerlei zaken een appèl op uw aandacht: de offerte waaraan u bezig bent, een collega die wil weten waar hoe je moet onderstrepen in Word, een telefoontje, uw mobiele telefoon, uw email, de post, de post van gisteren, het hoofdkantoor…. En allemaal tegelijk, vechtend om uw aandacht.
 
Twee Amerikanen onderzochten jaren geleden eens wat dat voor impact heeft. Zij becijferden dat we in een gemiddelde kantoorbaan 11 minuten onafgebroken kunt werken, vóór we worden onderbroken. Die onderbreking zorgt dat de aandacht bij uw eigenlijke taak weg is: het eventueel afwerken van de taak die eruit voortvloeide en het herwinnen van uw aandacht voor uw oorspronkelijke taak kost 28 minuten.
 
Spanningsboog
Als we daarvan de consequenties willen kennen, moeten we het eerst nog over uw concentratie hebben. Als u vrijwillig uw volledige aandacht bij iets hebt, kunt u er gemiddeld anderhalf uur uw aandacht bij houden, erop geconcentreerd zijn. Dat heet de spanningsboog, iets waar bijvoorbeeld schrijvers en filmproducenten ook rekening mee houden om hun publiek vast te houden.
 
In de illustratie vertaalde ik die spanningsboog naar een Lego-blokje met zes nokjes: zesmaal een halfuur. Zolang kun u uw concentratie dus vasthouden.
In de figuur heb ik het interval van 11-minuten onderbrekingen en 28-minuten recovery vertaald naar eenheden van 15 minuten en 30 minuten: ik heb ze wat afgerond. Zodoende ziet u dat u één nokje kunt werken en vervolgens, door een onderbreking, twee nokjes lang uw concentratie kwijt bent.
Voor een taak die u in anderhalf uur zou kunnen afwerken, hebt u dan maar liefst vier uur nodig. Was het dan nog maar zo dat u de taak dan ook afgerond had, maar die kans is klein. Uiteindelijk immers kunt u zich er niet meer op concentreren en legt u de taak, onafgerond, op een stapeltje. ‘Eerst maar eens wat anders’, zucht u dan… Tijd om het heft weer in eigen hand te nemen!
Dat ideaal-plaatje van anderhalf-uur-voor-uwzelf is namelijk best werkbaar, maar u moet er wel maatregelen voor treffen:
 
Tips

• Bepaal welke taken bijdragen aan uw resultaat. Zo onderscheidt u ‘belangrijk’ van ‘niet-belangrijk’ en weet u wat écht uw aandacht nodig heeft. Zie ook mijn blog over de keien van Covey.
• Herleid wat en wie al die onderbrekingen veroorzaken: breng de bronnen in kaart. Waarschijnlijk geldt ook hier de 80-20 regel: tachtig procent van de verstoringen is te herleiden tot twintig procent van uw medewerkers/klanten/processen. Los echte problemen op, neem daar de tijd voor. De tijdwinst die het oplevert, is de moeite waard!
• Wees uw binnenlopers vóór: in plaats van af te wachten totdat ze uw werkproces komen verstoren, gaat u bij ze langs om ‘werk op te halen’. Maak aan het begin van de ochtend én aan het begin van de middag een rondje van twintig minuten, een half uur. U hebt dan in de hand wanneer u gaat en hoeveel tijd u eraan besteedt. Dat heeft een dubbel effect: ten eerste krijgt u te horen wat er leeft, wat u de kans geeft om ‘gedoe’ de kop in te drukken nog voordat het een ‘probleem’ wordt. Ten tweede raken uw mensen eraan gewend dat u regelmatig langs komt, zodat ze hun vragen bewaren tot het moment dat ze ze aan u kwijt kunnen.
• Laat u niet zo makkelijk onderbreken. Claim minstens ééns per dag een blok van anderhalf uur voor uzelf. Laat uw secretaresse of een collega in die tijd de telefoon opnemen en wijs notoire binnenlopers resoluut de deur: ‘nu even niet, straks ben ik helemaal je man (m/v)’.
• Kom niet in de verleiding om uw werk dan maar op zaterdag of zondag te doen, of ’s avonds. Het ligt wel voor de hand: er zijn dan immers geen of nauwelijks storende factoren. Streef er echt naar uw werk binnen werktijd af te maken. U kunt en mag niet capituleren voor ‘opgelegde werkdruk’, pseudo-problemen die uw aandacht en tijd opvreten. Wees proactief en manage uw agenda, stuur zelf!