Zes tips om de beste locatie voor uw zomerse bedrijfsevenement te selecteren
7 augustus 2019 -
Organiseert u na de vakantie een back-to-work feest voor uw medewerkers of een productlancering? Of viert uw organisatie deze (na)zomer haar zoveel-jarig jubileum? Het succes van het bijbehorende evenement is in zeer grote mate afhankelijk van de locatie.
Zowel de mogelijkheden als de uitstraling en sfeer van de locatie dragen bij aan het slagen van uw zakelijk evenement. Besteed daarom voldoende aandacht aan het kiezen van uw evenementenlocatie.
Een aantal tips om de best mogelijke locatie te kiezen voor een evenement waar uw medewerkers en relaties nog jaren over praten.
Kies een locatie die past bij het thema
Gaat u voor zomers, feestelijk, zakelijk? Een combinatie? Zorg dat de locatie past bij het gekozen thema en dat alles dezelfde sfeer uitademt. Kijk of de locatie aanpasbaar is aan uw wensen en of bijvoorbeeld de kleuren van uw logo prominent gebruikt kunnen worden. Voor een extra zomers tintje kunt u kiezen voor een festivalthema, een stranddrankjesproeverij en/of een barbecue.
Houd rekening met de bereikbaarheid
Kijk waar uw gasten vandaan komen en zorg dat ze de locatie makkelijk en relatief snel kunnen bereiken. Even belangrijk: voldoende parkeergelegenheid. Uw gasten worden niet blij van hoge parkeertarieven en/of lang moeten lopen naar de locatie. Ze kunnen daardoor zelfs besluiten niet te komen. Zijn uw medewerkers uitgenodigd? Overweeg de inhuur van bussen. Dan begint het bedrijfsfeest al onderweg en zijn er minder bobs nodig.
Zorg dat de locatie past bij het aantal gasten
Niemand wil op elkaar gepropt staan of juist het gevoel hebben dat de helft van de gasten niet op is komen dagen. Sluit daarom met de locatiebeheerder kort hoeveel gasten u verwacht en pas de ruimte(s) indien mogelijk aan. Zorg voor voldoende bewegingsvrijheid en een goede bereikbaarheid van de hapjes/drankjes en de toiletten.
Proef voor
Uw sprekers, thema en aankleding kunnen nog zo goed zijn, als het eten dat niet is, is dat hetgeen wat mensen onthouden. Kies voor een locatie met een eigen keuken of goede cont(r)acten met een cateraar. Kies uw hapjes en drankjes uiteraard op basis van het thema en de voorkeuren van uw gasten. Houd te allen tijde rekening met dieeteisen (glutenvrij, suikervrij, vegetarisch). Uiteraard hebben de hapjes een duurzame herkomst. Een must in deze tijd!
Test de akoestiek
Als niemand die topspreker kan verstaan omdat de apparatuur niet werkt of de ruimte heel erg galmt, is uw evenement geen succes. Test de akoestiek, zowel wat betreft sprekers als muziek als onderlinge conversaties. Bezoek bijvoorbeeld van te voren een ander evenement op deze locatie. U hoort het immers pas goed wanneer u aanwezig bent in een ruimte vol mensen.
Ervaar de sfeer
Boek niet zomaar op basis van een online impressie een locatie, maar ga er van tevoren sfeer proeven. Foto’s kunnen er schitterend uitzien, maar als de plek niet ‘goed voelt’, straalt dat af op uw evenement en gasten. Win-win: u ontmoet dan meteen de locatiebeheerder met wie u ideeën kunt bespreken (én prijsafspraken kunt maken).
Welke locatie u ook kiest, begin tijdig met de voorbereidingen, test de apparatuur ter plaatse, maak goede afspraken over de opbouw, inrichting en het opruimen en – niet te vergeten - verstuur de uitnodigingen op tijd.
