Hoe maak je een rooster wanneer het personeel is verdeeld tussen thuiswerken en kantoor?
7 februari 2022 -
Het maken van een rooster kan een hele uitdaging zijn. Dit wordt nog eens extra lastig wanneer een deel van het personeel moet thuiswerken en een ander deel op kantoor aanwezig moet zijn. Ook factoren zoals een wisselende beschikbaarheid van medewerkers, vakantieaanvragen en het onderling overnemen of ruilen van diensten kunnen hierin meespelen. Tegenwoordig werken bedrijven steeds meer digitaal en kun je ook heel erg gemakkelijk in een aantal handige stappen een rooster maken.
Het maken van een online rooster heeft een aantal grote voordelen ten opzichte van het met de hand opstellen van de roosters. In dit artikel lees je hoe jouw personeel het beste kan werken met een rooster voor thuiswerken en op kantoorwerken.
Duidelijkheid voor het personeel
Het eerste voordeel van een online rooster is dus dat je deze direct inzichtbaar wordt via een duidelijk overzicht voor elk personeelslid. Dit online rooster wordt meestal weergegeven in een applicatie. Daarnaast heeft het personeel ook altijd inzicht in eventuele wijzigingen waardoor de kans op miscommunicatie veel kleiner wordt. Dit risico wordt daarnaast nog eens extra geminimaliseerd door gebruik te maken van verschillende kleuren voor de standaarddiensten en afwijkende diensten zodat deze direct opvallen. Ook wanneer er een dienst beschikbaar komt, kan dit via het online rooster worden gedeeld. Zo kan het personeel zich voor deze dienst inschrijven. Het rooster kan dan direct worden aangepast zodat ook dit voor iedereen duidelijk is.
De beschikbaarheid van medewerkers
Het kan natuurlijk zo zijn dat de beschikbaarheid van medewerkers verandert. Ook dit kan met een online rooster makkelijk worden aangegeven. Doordat iedereen zelf online kan aangeven wanneer hij of zij beschikbaar is, scheelt dit tijd doordat je dit niet elke keer aan iedereen hoeft te vragen. Wanneer het rooster al is bepaald en een medewerker toch niet blijkt te kunnen is het bij veel bedrijven zo dat een andere medewerker deze dienst kan overnemen of dat er onderling van dienst kan worden geruild. Een van de voordelen van een online rooster is dat deze wijzigingen gelijk in het rooster kunnen worden doorgevoerd.
Het maken van een rooster kost veel tijd
Het maken van een rooster voor het personeel kan elke week veel tijd kosten. Om dit te beperken kun je de vaste dagen en tijden van werknemers in een online personeelsplanning vastzetten zodat je deze niet elke keer opnieuw hoeft in te voeren. Ook kun je in een online rooster verschillende tools gebruiken die je kunnen helpen met het verdelen van de uren wanneer personeel vakantie of verlof heeft aangevraagd of om een andere reden niet aanwezig kan zijn. Daarnaast zijn deze tools ook handig bij het opstellen van een rooster in de weken dat er bijvoorbeeld sprake is van nationale feestdagen.
Het berekenen van pauzes en toeslagen
Een ander punt waar je veel tijd aan kwijt bent, is het berekenen en verdelen van de pauzes voor elke werknemer. Met een online rooster kun je de pauzes van het personeel gelijk laten berekenen op basis van de verplichte tijden die door de wet zijn voorgeschreven. Ook is het in veel gevallen zo dat er voor bepaalde werktijden extra toeslagen zijn vastgesteld. Deze variabele toeslagen kun je eenmalig invoeren, aangepast aan jouw situatie. Waarna je deze toeslag kan selecteren voor een dienst, bepaal je zelf wie recht heet op een bepaalde toeslag. Ook dit kan je wekelijks een hoop tijd besparen aangezien je dit niet meer zelf voor elke werknemer apart hoeft te berekenen.
