Hebt u dit wel eens meegemaakt: u ontvangt een interne mail over het vertrek van een medewerker van uw organisatie met een inhoud in de trant van: ‘Na 7 jaar prettige samenwerking zal Yvonne Greffers ons gaan verlaten." U wordt in de mail uitgenodigd op een afscheidsborrel en er wordt uitgelegd hoe u kunt bijdragen aan het afscheidscadeau voor Yvonne. Het is natuurlijk aardig om te weten dat deze medewerker vertrekt, maar u wist eigenlijk helemaal niet dat ze bij u werkte. Haar naam komt u niet bekend voor; u weet ook niet op welke afdeling ze werkzaam was. "Misschien is het aardig om eerst eens een kennismakingsbijeenkomst te organiseren voordat ze afscheid neemt", denkt u dan. Dit soort situaties kunt u voorkomen door de interne communicatie te verbeteren. Verander om te beginnen uw traditionele intranet in een sociaal intranet. Dit maakt een groot verschil.
Wie werken er bij u?
In grote organisaties komt het bovenstaande nog regelmatig voor. Medewerkers weten niet altijd wie er allemaal werken in hun organisatie en ook niet wat die personen precies doen. Dat betekent ook dat ze niet weten wie ze moeten benaderen voor het oplossen van praktische problemen en vragen. De verschillende afdelingen zijn eilandjes en afgelegen locaties lijken soms geheel andere werelden. Dit gaat zelfs zo ver dat voor vraagstukken die intern opgelost kunnen worden, externe adviseurs worden geraadpleegd. Interne communicatie is altijd een lastig probleem geweest in grote organisaties, maar dat zou in deze tijd met moderne communicatiemedia toch niet meer nodig hoeven te zijn? Er zijn boekwerken geschreven over interne communicatie en hoe die te verbeteren. Toch zijn er meestal slechts simpele veranderingen nodig om deze beter te laten verlopen. In dit artikel reik ik u suggesties voor effectieve interne communicatie aan, met het accent op het intranet.
