In de wandelgangen en in achterkamertjes wordt flink wat politiek bedreven, maar ook in het bedrijfsleven worden veel initiatieven en besluiten genomen tijdens informele momenten. Als u alleen afgaat op wat er op de officiële agenda staat, mist u belangrijke kansen. Zorg dat u ook op informele momenten van de partij bent en dat u binnen uw werksituatie voorwaarden schept voor informeel samenzijn.
In de wandelgangen en in achterkamertjes wordt flink wat politiek bedreven, maar ook in het bedrijfsleven worden veel initiatieven en besluiten genomen tijdens informele momenten. Het is vaak niet binnen vergadertijd, maar in de rookpauze waar steun wordt gevonden voor plannen en knopen worden doorgehakt. Tijdens de koffie en de lunch worden zaken besproken die in formele context onbesproken blijven. Als u alleen afgaat op wat er op de agenda staat, mist u belangrijke kansen. Zorg dat u ook op informele momenten van de partij bent en dat u binnen uw werksituatie voorwaarden schept voor informeel samenzijn.
Formeel en informeel Misschien bent u van mening dat er feitelijk geen informele momenten bestaan zodra u de voordeur van uw werkplek passeert. Ook kan het zijn dat u juist vindt dat werk- en vrije tijd strikt gescheiden dienen te zijn: tijdens uw lunchpauze mag bijvoorbeeld niet over werk worden gesproken. Welke mening u ook bent toegedaan; steeds is het mogelijk om een bepaalde werksituatie meer of minder formeel te doen overkomen. Uw lunch kan een zakenlunch worden, waarbij de gesprekken voor een groot deel worden geformaliseerd en uw vergaderingen kunnen veranderen in informele overlegmomenten waar wordt gebrainstormd onder het genot van een kopje koffie. Het is de context die een werkmoment een al dan niet formele indruk geven.
Hoe u een bijeenkomst een ander karakter kunt geven, kunt u bijvoorbeeld zien in het programma Barend en Van Dorp. Aan het einde van het programma zitten de gasten nog aan tafel. Frits Barend, Henk van Dorp en Jan Mulder lopen dan naar buiten en bespreken met elkaar kort hun ervaringen over de gevoerde gesprekken. Hoewel dit onderonsje nog steeds binnen het programma hoort, voelt het voor de kijker aan alsof ze de onzichtbare getuige zijn van een informeel moment waarin de geheime meningen van de presentatoren worden uitgewisseld.
Creëer een informele context U nodigt een medewerker uit op uw kantoor om met hem te spreken over de lopende zaken. Zodra hij binnen is sluit u de deur en laat aan uw secretaresse weten dat u niet gestoord wenst te worden. Alles wat u wilt bespreken heeft u vooraf op papier gezet en dit reikt u uw medewerker aan. U notuleert hetgeen wordt besproken. Dit is duidelijk een formeel moment en uw medewerker zal navenant reageren. Zo’n gesprek kan zelfs aanvoelen als een soort beoordelingsmoment. De medewerker voelt deze spanning. Hij zal u dan ook niet meer vertellen dan nodig is en zijn woorden zorgvuldig kiezen.
Het is ook mogelijk om hetzelfde te bespreken binnen een meer informele context. U nodigt de medewerker dan niet bij u uit, maar bezoekt hem op eigen terrein. U maakt vooraf geen afspraken over tijd, laat de deur open staan en heeft wat u te bespreken heeft niet op papier. U kiest liever een laag zitje dan een stoel aan een bureau en vindt het niet erg om gestoord te worden: uw gesprek mag rustig onderbroken worden om op een later tijdstip zijn vervolg te vinden. Zo’n samenzijn voelt meer ontspannen aan. Uw medewerker zal in een dergelijke context eerder oprecht vertellen wat hem werkelijk bezig houdt.
Ga eens buurten Zulke samenkomsten voelen pas echt informeel aan als u ze met regelmaat laat plaatsvinden. Loop daarom regelmatig terloops bij uw medewerkers binnen en spreek daarbij soms ook eens niet over werk. Als u frequent komt buurten voor een ontspannen onderonsje, kunt u op andere momenten ook gemakkelijker over werkzaken spreken in dezelfde ontspannen sfeer. Het is paradoxaal genoeg belangrijk dat u zelf de juiste entourage schept voor deze spontane bezoekjes .
In de buurt om te buurten Onlangs sprak ik een manager die leiding gaf aan een drietal teams die los van elkaar opereerden. De werkplekken van de verschillende medewerkers waren bovendien verspreid door het gebouw en zijn eigen kantoor was ergens in het midden. Om een bepaalde medewerker te bezoeken, moest hij speciaal naar een andere etage en dan ook nog een lange gang door. De verspreidheid van zijn medewerkers bemoeilijkte zijn management, niet alleen omdat hij zo weinig overzicht had, maar ook omdat het hierdoor niet mogelijk was om ‘toevallig’ langs te lopen.
Als u een kleine reis moet ondernemen om een medewerker te kunnen ontmoeten, moet er wel een speciale reden zijn om hem te bezoeken. Dit maakt elk bezoek formeel. Zorg dus dat er een logische reden is om voor een informeel praatje binnen te wippen. Als de werkplekken van personeelsleden dicht bij elkaar zijn, is het logisch dat u eens toevallig bij een medewerker binnenstapt, maar ook als het kantoor van uw medewerker zich naast een fax- of kopieruimte bevindt is het geen probleem om een informeel bezoek te brengen.
Een geziene en hardwerkende manager Als u met regelmaat dit soort ontspannen informeel aanvoelende bezoekjes aflegt bij uw personeel, wordt u letterlijk een geziene manager. En zoals ik eerder beschreef in het artikel Tien beproefde methoden om te tonen dat u het druk heeft, heeft men ook de indruk dat u harder werkt als men u vaak ziet. Bij managers die zich voortdurend in hun kantoor opsluiten vragen medewerkers zich vaak af wat zij nou eigenlijk allemaal uitvoeren in dat kamertje.
Benut ook de bestaande informele momenten Veel managers houden zich het grootste deel van hun tijd bezig met planning, vergaderen en administratief werk. Als ze hun medewerkers spreken is dat veelal toch in formele context. Deze managers menen te weinig tijd te hebben voor ontspannen samenzijn. Dit is een verkeerde veronderstelling. Vergeet niet dat u allereerst manager bent en geen administratieve kracht. U dient in de eerste plaats uw medewerkers te leren kennen, motiveren, coachen en sturen. Het contact dat u heeft op informele momenten levert daartoe een grote bijdrage. Zorg dus ook dat u onder hen bent tijdens koffiepauzes, gezamenlijke lunch en festiviteiten.
