Helaas worden veel managers met regelmaat teleurgesteld doordat de door hen gepresenteerde plannen niet de gewenste steun krijgen. Lichaamstaal-specialist Frank van Marwijk geeft praktische presentatietips, waarmee u uw toehoorders voor u kunt winnen.
Van alle medewerkers is een manager meestal boven gemiddeld betrokken bij zijn organisatie. Om deze reden komt het frequent voor dat vernieuwende ideeën zich het eerst ontspruiten aan het brein van een manager. Helaas worden veel managers met regelmaat teleurgesteld doordat de door hen gepresenteerde plannen niet de gewenste steun krijgen. U bent deze manager! Hoe kunt u er voor zorgen dat uw medewerkers warm lopen voor uw initiatieven?
Draagvlak U weet dat een breed draagvlak voor de succesvolle invoering van een plan onontbeerlijk is. U beseft daarentegen ook dat sommige medewerkers erg behoudend zijn en elke verandering zien als een aanslag op hun zekerheden. U kunt nog zoveel kennis bezitten, zulke goede ideeën hebben en zelfs overtuigd zijn van het belang van de medewerkers in deze zaak; u zult ook de vaardigheden moeten bezitten om deze ideeën op overtuigende wijze aan hen over te dragen. U zult hiervoor, behalve over de inhoud, op adequate wijze dienen te communiceren op betrekkingsniveau. Hierbij houdt u rekening met de onderlinge verhoudingen van medewerkers en heeft u oog voor de non-verbale aspecten in de communicatie.
Neem eerst uw partner in vertrouwen Het is goed om eerst uw partner of een naaste medewerker in te lichten over uw ideeën alvorens u deze publiekelijk presenteert. Het is een prettig idee om alvast verzekerd te zijn van een medestander bij de aankondiging van uw plannen. Bovendien helpt het u om uw gedachten verder uit te kristaliseren als u er met iemand over spreekt. Breng het idee met evengroot enthousiasme als u later aan uw medewerkers zult tonen. De non-verbale reacties van uw partner geven u directe feedback, niet alleen over de plannen zelf, maar ook over uw presentatie.
Creëer een wij-gevoel Wanneer u uw ideeën bekend maakt, zou het goed zijn als u de medewerkers het gevoel geeft dat de ideeën mede van henzelf afkomstig zijn. Veel werknemers kunnen het moeilijk verdragen als veranderingen steeds van bovenaf lijken te worden opgelegd. "Daar heb je hem weer..." gonst het dan spoedig door uw bedrijf. Verwerk daarom in uw plan een aantal suggesties die u eerder van medewerkers hebt vernomen. Betrek deze medewerkers ook in de aanloopfase van de planvorming. Vergeet niet tijdens de presentatie van het plan uw medewerkers te prijzen voor de totstandkoming van de ideeën.
Let op de betrekkingsaspecten U werkt met mensen, sociale wezens die de hele dag met elkaar in contact zijn en elkaar voortdurend wederzijds beïnvloeden. Om inzicht te krijgen in de onderlinge verhoudingen van uw medewerkers dient u hen nauwlettend te observeren. Veel betrekkingsaspecten uiten zich namelijk non-verbaal. Op het moment dat u uw plan presenteert kunt u, behalve door wat men zegt, aan de lichaamstaal van de aanwezigen bemerken hoe uw voorstel valt. Leunen uw medewerkers met belangstelling in uw richting, wordt er diep gezucht of vallen er stiltes? Al deze signalen zijn veelbetekenend. Kijk ook hoe de medewerkers onderling op elkaar reageren. Wie blikt naar wie en wat zijn daarbij de gezichtsuitdrukkingen? De tegenstanders van verandering zijn misschien al bezig om steun te zoeken bij anderen. Inzicht hierin geeft u de mogelijkheid om hierop op een juiste wijze te anticiperen.
Uw presentatie Hoe zouden uw medewerkers reageren als u uw plannen per e-mail of memo presenteert? Al heeft u uw motivatie zeer uitvoerig beschreven en uw woorden zorgvuldig afgewogen, dan zou deze vorm van communiceren waarschijnlijk nog niet afdoende zijn. Woorden alleen zijn niet genoeg; uw aanwezigheid is hier gewenst! Dit klinkt misschien een beetje onnozel, maar toch wil ik niet de managers de kost geven die vooral accent op de inhoud leggen en hun beleidsplannen zelfs van papier voorlezen. U komt niet voor niets: laat uw aanwezigheid ook spreken, met lijf en leden!
