Goed communicatieplan verbetert rendement van evenement
In het voortraject staat de hoofduitnodiging centraal, die de sfeer van het evenement moet uitstralen en vertrouwen moet geven in een goede organisatie. Bij voorkeur wordt ook een vooraankondiging verstuurd en een antwoordmogelijkheid gegeven via een kaart of e-mail. Er kan ook gekozen worden voor een meertrapsuitnodiging, zodat de nieuwsgierigheid aangewakkerd wordt. Verder kunnen e-mails, sms`jes en een website een ondersteunende rol spelen bij de uitnodiging.
In het bevestigingstraject is het bevestigen van een aanmelding een goede manier om mensen te committeren om te komen. Kansen in dit traject zijn reminders, nabelrondes en de promotie van het evenement. Tijdens het evenement zijn programmaboekjes, menu- en tafelkaartjes, give aways en een speciaal logo van toegevoegde waarde. Na afloop van het evenement kunnen gasten nagenieten door middel van give aways, foto- of videoreportages, handouts en uitslagen en een evaluatie.
