Een belangrijke reden is dat er van multi-interpretabele non-verbale communicatie geen sprake meer is. Ook blijkt uit de praktijk dat mensen die een beroep doen op online hulpverlening al snel geen behoefte meer hebben aan persoonlijk contact met een begeleider. Dit alles betekent dat er hoge eisen worden gesteld aan het emailcontact tussen coach en coachee. Er is immers veelvuldig emailcontact. Emailcoaching volgt de viefasenmethode die is gebaseerd op het feit dat de coachee, onder begeleiding, zijn eigen `verhaal` schrijft. Tijdens dit traject schrijft hij een betoog over wat er speelt, hoe dat zo gekomen is, wat hij eraan kan veranderen en wat hij eraan gaat veranderen.
De rol van de coach verandert gedurende het traject: is deze rol aanvankelijk het verzamelen van informatie, geleidelijk wordt de coach een begeleider bij het verwerken van de gegeven informatie. In een later stadium krijgt hij soms een adviserende rol.
