Implementatie IT veroorzaakt falen digitale verbeterinitiatieven
De implementatie van een dms is namelijk geen `gewoon` IT-project. Met name bij de beantwoording van vragen zoals `wat willen we?` en `wat hebben we gekregen?` zijn er essentiële verschillen met reguliere IT-projecten. Bij IT-trajecten worden deze vragen vaak gesteld door de IT-afdeling of de archivaris en niet door de gebruiker. Niet alleen leidt dit niet tot eigenaarschap van of draagvlak door de gebruiker, IT-afdeling noch archivaris zijn expert in de werking van de processen die gebruik zullen maken van het beheersysteem. Evenmin heeft een IT-afdeling veel kennis van externe wettelijke eisen. Ten slotte hebben de verschillende gebruikers uiteenlopende en soms tegenstrijdige eisen.
Het is dan aan de systeemeigenaar om continuïteit en kwaliteit van de dienstverlening te bewaken en kaders te stellen. Hij bepaalt wat gebruikers mogen eisen en waaraan zij moeten voldoen. Tevens stelt de systeemeigenaar de aansluitvoorwaarden op.
