Effectief gebruik FMIS vergt doorlopen drie stappen
De eerste stap is het vaststellen van de kritische prestatie-indicatoren (KPI`s) per dienst en organisatie. Dit lijkt eenvoudig, maar in de praktijk is het lastig goed vast te leggen om welke KPI`s het gaat en hoe deze specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden kunnen worden gemaakt. De tweede stap is het meten en beoordelen van de gevonden KPI`s, de derde het verbeteren van de facilitaire afdeling. Immers, het FMIS geeft niet alleen antwoord op de vraag of het werk goed gedaan is, het is een belangrijke bron van informatie en biedt handvatten voor bijsturing.
De belangrijkste punten in een FMIS-rapportage: er is maar een rapportage voor alle diensten van de facilitaire afdeling onderverdeeld naar dienst of type melding; de inhoud moet gebaseerd zijn op meldingen, met het aantal en de doorlooptijd en een korte omschrijving en ten slotte moeten de uitzonderingen goed zichtbaar zijn.
