zoeken Nieuwsbrief
      Linkedin    Twitter   
  
weblog
 

Eén tip om moeiteloos 50 procent sneller digitaal te communiceren

Door: Fred Akkerma,   18-02-2014,   23:52 uur
 

De laatste innovatie op het gebied van internet is een apparaat waarmee je kunt scannen, mailen en zorgen dat het gemailde document bij de ontvanger direct wordt uitgeprint. En dat alles met slechts één druk op de knop. Ik heb er één!

Bovenstaand (grappig bedoeld) verhaaltje vertel ik wel eens aan zakenrelaties die geen faxapparaat meer hebben of heel diep moeten graven om het faxnummer van hun organisatie te vinden of (soms letterlijk) hun faxapparaat moeten afstoffen om mijn documenten te kunnen ontvangen.



De fax, tja.

Ik denk dat er inmiddels generaties zijn die niet eens weten wat het is. Toegegeven, ook mijn communicatie gaat tegenwoordig voor 90 procent per e-mail, voor 8 procent per telefoon en voor de overige 2 procent -inderdaad- nog steeds per fax.

Overeenkomst
Ik begrijp eigenlijk niet waarom de fax in onbruik is geraakt. Onlangs stuurde de accountmanager van de bank mij een overeenkomst en verzocht me deze uit te te printen, te ondertekenen, te scannen en dan weer terug te mailen. Ik vroeg wat hij er vervolgens mee ging doen. Hij zei me dat hij het dan ging uitprinten en aan het dossier zou toevoegen.

Om dit te realiseren zijn er twaalf handelingen nodig:

1. Mail lezen
2. Bijlage openen en lezen
3. Bijlage uitprinten
4. Ondertekenen van de overeenkomst
5. Scannen van de overeenkomst
6. Opslaan van de overeenkomst
7. Opstellen van de e-mail naar de ontvanger
8. Bijlage bijvoegen
9. E-mail versturen
10. E-mail ontvangen en lezen door de ontvanger
11. Openen van de bijlage door de ontvanger
12. Printen van de bijlage door de ontvanger

Wat een verspilde moeite in deze tijd van Het Nieuwe Werken. Om bij hetzelfde voorbeeld te blijven, wat had de fax ons aan tijdwinst kunnen opleveren?

1. Lezen begeleidend schrijven
2. Bijlage (overeenkomst) lezen
3. Ondertekenen van de overeenkomst
4. Schrijven van begeleidend schrijven
5. Faxen van de overeenkomst

KLAAR!

Met de fax zijn er dus vijf stappen, terwijl de e-mail-variant twaalf stappen in beslag neemt.

Vooruit, aan de kant van de verzender komen er ook twee handelingen bij, namelijk het uitprinten en faxen van de overeenkomst naar mij, maar daarmee staat de teller pas op zeven, dus nog steeds veel minder dan in de e-mailvariant. En zelfs als de ontvanger een digitaal archief moet bijhouden, moet hij de overeenkomst 1) scannen en 2) opslaan. Ook dan is het communicatieproces nog steeds efficiënter dan via de e-mail.

Conclusie
Mijn pleidooi kortweg: gebruik eens wat vaker de fax. Het scheelt tijd en moeite!

 
 Doorsturen    4 reacties

 
 
poll
Gebruikt uw organisatie nog een fax?
 
Ja, regelmatig
Ja, maar nauwelijks
Nee
Een fax?
 
 
 
Over de auteur:
Fred Akkerma is hoofdredacteur van Managersonline.nl. Daarvoor was hij journalist, ondernemer en manager. Nu alle drie.
 

Laatste weblogs

  De psychologie van het overtuigen
  Misvattingen over klantgedrag en de klantreizen die ze maken
  Hoe zorgen we voor meer bevlogenheid?
 
reacties
 
Peter van Zanten  |   | 
20-02-2014
 | 
08:31 uur
Mijn all-in-one staat binnen handbereik met een stuk of 80 verkorte kiescodes (lijstje er op geplakt) dus gaat flitsend snel, zonder er naar om te kijken!
erwin7273@hotmail.com  |   | 
23-02-2014
 | 
10:41 uur
Gebruik EchoSign. Klaar.
Job te PAS  |   | 
26-02-2014
 | 
10:27 uur
Via (Klik hier) heb ik al jaren een gratis half abonnement. Dat wil zeggen ik heb een speciaal 084-nummer gekregen waarop binnenkomende faxen direct naar mijn mailadres worden doorgezonden. Terugfaxen door mij gaat alleen per fax, niet per E-mail.

Het is van belang geadresseerden te laten weten dat je een apart E-mail faxnummer hebt, dit om te voorkomen dat zenders jou op je gewone telefoonnummer gaan faxen. Op de fax heb ik geen inktrol of papier meer nodig. Eventuele noodzakelijke handtekeningen stuur ik per mail.

Erg handig.
Peter van Zanten  |   | 
26-02-2014
 | 
11:50 uur
Job, dat is inderdaad handig want ik heb zelf ook zo'n E-fax nummer. Maar sommigen gebruiken oude adresboeken of vergeten het aan te passen, zodat er toch nog wel faxen binnenkomen. Het eigen E-fax nummer gebruik ik ook als ik snel iets gescand wil hebben:ik fax het dus naar mijn eigen E-mail.

 

REAGEREN

Naam:
Emailadres:
URL: (niet verplicht) http:// 
 
Reactie/Opmerking:
Ik wil bericht per e-mail ontvangen als er meer reacties op dit artikel verschijnen.
 
Als extra controle, om er zeker van te zijn dat dit een handmatige reactie is, typ onderstaande code over in het tekstveld ernaast. Is het niet te lezen? Klik hier om de code te wijzigen.
 
Meer dan 100 gratis checklists voor ondernemers. Op Brisk Magazine, internetmagazine voor ondernemers.
reacties
Tweedeling dreigt in top interim-markt  (1) 
Veertien procent meest bezochte .nl-websites nog geen veilige verbinding (2) 
Leaserijder heeft minder te kiezen vanwege WLTP (1) 
Liever leuk werk dan hoger salaris (2) 
Oudere werknemer afgeschrikt door vacaturetekst (1) 
Vrouw bepaalt wintersportbestemming (1) 
Werknemers denken meer carrièrekansen te hebben dan ooit (1) 
top10
Ziekteverzuim kan flink omlaag door vitaliteit medewerkers te stimuleren
Leaserijder heeft minder te kiezen vanwege WLTP
Tweedeling dreigt in top interim-markt
Veertien procent meest bezochte .nl-websites nog geen veilige verbinding
Op autovakantie: Nederlander onwetend over gebruik groene kaart
Blended workforce vraagt nieuwe leiderschapskwaliteiten
Vooral werknemers in contactberoepen ervaren grensoverschrijdend gedrag
Intelligent automation kan omzet van financiële dienstverleners verhogen
Wat is de taak van uw Data Protection Officer precies?
In vijf logische stappen naar een effectieve strategie-executie
meer top 10