27 november 2015 -
Vandaag is het e-mailloze vrijdag, een initiatief dat ons bewust maakt van de enorme stroom e-mails die wij dagelijks ontvangen (182.000.000.000 berichten wereldwijd).
Hoewel e-mailen voor een groot deel noodzakelijk en bovendien ook handig is, kan het ook afleidend werken en zorgen voor een hoge werkdruk. De initiatiefnemers van e-mailloze vrijdag, een aantal professionele organizers en trainers, pleiten dan ook voor minder e-mail om de efficiëntie op de werkvloer te verhogen.
E-mail tijdens vergaderingen
E-mails lezen tijdens vergaderingen? Het gebeurt. Uit onafhankelijk onderzoek uitgevoerd in opdracht van Robert Half, blijkt dat 71 procent van de Nederlandse HR-managers zegt dat medewerkers regelmatig mailtjes beantwoorden tijdens vergaderingen. De meningen zijn verdeeld over de vraag of e-mailen tijdens een vergadering acceptabel is of niet: 23 procent stelt dat dit onaanvaardbaar is en dat smartphones en andere mobiele apparaten tijdens een vergadering uitgeschakeld horen te zijn en/of helemaal niet in de vergaderzaal thuis horen. Bijna de helft (45 procent) vindt het dan weer aanvaardbaar als werknemers tijdens een vergadering mails lezen en beantwoorden, maar alleen als het bericht dringend is.
Vergaderetiquette
"Bij elk bedrijf geldt een andere vergaderetiquette, maar over het algemeen is het aan te raden om geen e-mails te lezen en te beantwoorden tijdens een meeting," vertelt Stephan Renken, Directeur Robert Half Nederland. "Door te mailen tijdens een vergadering geeft u niet alleen het signaal dat u niet geïnteresseerd bent in wat er wordt verteld, maar u loopt ook het risico om een stuk van de inhoud te verliezen. Actief deelnemen aan vergaderingen toont uw betrokkenheid en verhoogt bovendien de productiviteit en eenheid binnen een team en bedrijf als geheel."
Robert Half geeft ook een aantal tips mee:
Zet een out of office aan als u een vergadering in gaat, zo weet iedereen dat u even niet bereikbaar bent en ook niet kan antwoorden.
Breng collega’s op de hoogte en vraag hen eventuele dringende zaken over te nemen.
Schakel het geluid van uw telefoon uit en leg uw toestel weg.
Wanneer een mail of een telefoontje niet kan wachten, excuseer u dan en stap even naar buiten.
