Wanneer PowerPoint ter sprake komt buitelen de presentatiedeskundigen over elkaar heen. Volgens sommigen is het totaal uit den boze. Anderen juichen het weer toe. Mag je PowerPoint nu wel of niet gebruiken tijdens uw presentatie? Er is natuurlijk helemaal niets tegen het gebruik van PowerPoint. Waar vaak alles mis mee is, is de manier waarop men PowerPoint inzet. In dit artikel vindt u belangrijke redenen die pleiten voor het gebruik van presentatiemiddelen zoals PowerPoint of Prezi.
1. Voorbereiding
Tenzij u een geboren spreker bent en uw verhaal gemakkelijk uit uw mouw schudt, is het verstandig om uzelf grondig voor te bereiden. Het maken van een presentatie biedt daarbij een prima houvast. Het geeft u de kans zorgvuldig te overdenken wat u wel of niet gaat vertellen.
Tip. Voor eenmalige verhalen is een presentatie een uitkomst. De dia's dienen als 'spiekbriefje'. Zet de laptop goed zichtbaar voor u neer. Dan heeft vrijwel niemand het door wanneer u eventjes spiekt. Een ander trucje is om iets op het beeldscherm aan te wijzen.
Pas op. Wanneer u iets aanwijst, keer de zaal dan niet de rug toe.
Pas op. Lees nooit voor! Dan kunt u net zo goed uw mond houden en de hand-out direct uitreiken.
2. Structuur
Aan de hand van de presentatie brengt u een duidelijke structuur aan in uw verhaal. Het is supereenvoudig om de dia's op uw computer te ordenen tot een logisch geheel.
Een veel gebruikte structuur is kop, romp, staart. In de kop vertelt u met zoveel woorden wat u gaat presenteren.
Beter is nog uw publiek te motiveren en te vertellen wat het nut is om naar u te luisteren. Dat kan bijvoorbeeld prima aan de hand van een ervaring. U vertelt bijvoorbeeld over een probleem wat u hebt meegemaakt en hoe u deze situatie ten goede hebt gekeerd.
De romp vormt de kern van uw verhaal en in de staart vat u de belangrijkste punten nog eens kort een bondig samen.
Wellicht is het een goed idee om uw publiek tot actie op te roepen voordat u uw verhaal samenvat. Geef ze eventjes de kans daarop te reageren en vat dan samen. Het voordeel is dat u eventuele kritiek of suggesties nog 'mee kunt pakken'.
3. Beeldend
De moderne mens is gewend geraakt aan een mix van beelden en geluiden. Dus is er niets mis mee om uw verhaal daarmee te illustreren. Sterker nog: wanneer u bijpassende beelden (zoals foto's) verzamelt, maken deze uw verhaal een stuk krachtiger. Nog sterker: zonder beelden zou het er wel eens toe kunnen leiden dat mensen het een saaie bedoening vinden.
Af en toe een geluidje (ik gebruik soms toepasselijke muziekfragmenten) kunnen ook flink wat leven in de brouwerij brengen. Overdrijf daarmee niet. Ook een videofragment is prima mogelijk. In alle gevallen ligt de nadruk natuurlijk op het woord 'fragment'.
Tip. Overtuig u ervan dat de beelden (geluiden en video) uw verhaal daadwerkelijk versterken. Vraag ook aan anderen welke associaties deze oproepen.
Tip. Beperk de informatie per dia. Maak er geen ratjetoe van.
4. Ingewikkelde informatie
PowerPoint is natuurlijk prachtig voor het overbrengen van complexe informatie. Denk daarbij aan allerlei cijfers en diagrammen. Dit is informatie die u vrijwel niet via het gesproken woord kunt overbrengen. Dien het in hapklare brokken op.
Tip. Gebruik maximaal 3 tot 5 bullets met steekwoorden of korte zinnen per dia.
Pas op. Beperk het aantal dia's. Een aardige vuistregel is 1 dia per 3 minuten.
5. Hand-out
Nog een voordeel van presentatiemiddelen: u kunt hand-outs met aantekeningen uitdelen aan uw publiek. Op deze manier stelt u ze in staat de zaken nog eens op hun gemak door te nemen.
Daarnaast is het mogelijk uw presentatie verder te verspreiden via sociale media. Denkt u bijvoorbeeld aan Slideshare.
Tenslotte: een PowerPoint/Prezi-presentatie is en blijft een hulpmiddel. Het dient er toe uw verhaal te versterken. U bent het verhaal. Zelfde de mooiste presentatie kan niet verhullen wanneer de spreker allerlei standaardfouten maakt.
Michel Hoetmer helpt ondernemers en verkopers nieuwe klanten te werven en meer te verkopen via praktische verkooptrainingen. Wilt u wekelijks praktische verkooptips ontvangen? Meld uzelf aan voor de gratis verkooptips van SalesQuest.
Dat doe ik ook in mijn trainingen. Overigens niet meer dan zo'n 30 dia's op een hele dag. Wij zijn het dus helemaal met elkaar eens.
Liesbeth van Leijen
|
|
11
-
04
-
2012
|
21
:
26
uur
Ik geef altijd cursus aan de hand van powerpoint. Het is inderdaad mooi om plaatjes te laten zien, je kunt gemakkelijk terugbladeren en op een overzichtelijke wijze complexe zaken presenteren. En daarnaast heb ik de kracht van herhaling ontdekt: af en toe in je verhaal even terug naar ''waar waren we ook al weer''-overzichtsdia.
Tot slot is het handig om een goede presentatie als naslagwerk te gebruiken.
p.uriot
|
|
16
-
04
-
2012
|
09
:
44
uur
Een ander voordeel van een powerpoint dia is, dat tijdens de toelichting van een bullet, de luisteraar herinnert blijft aan het kernpunt.
Men luistert en kijkt en blijft dus langer gefocust.
Een extra tip. Zorg dat het beeld je verbale boodschap ondersteunt. Ik ben geen vooorstander van bulletpoints. Je presentatie loopt het risico een spreekbeurt te worden. Opdreunen wat je in powerpoint logisch achter elkaar hebt geplakt. Toegegeven, het biedt houvast. De vraag is wel of de luisteraar daar op zit te wachten. Gebruik powerpoint als een visueel decor waarnaast jij de aandacht krijgt met een inspirerend verhaal.
@Martijn, e.e.a. hangt natuurlijk af van de aard en het doel van de presentatie. Wanneer je, zoals regelmatig gebeurt in bedrijven, belangrijke (en complexe) informatie wilt overdragen, kunnen bulletpoints uitermate zinvol zijn. Mijn advies: beperk dan het aantal. Lange lijsten zijn onoverzichtrelijk
Over de auteur:
