zoeken Nieuwsbrief
      Linkedin    Twitter   
  
weblog
 

Het geheim van slim uitstellen

Door: John Vrakking Vrakking,   04-04-2012,   18:59 uur
 

Wie tijd tekort heeft, moet taken uitstellen. Daarmee komt op korte termijn tijd vrij – voor zaken die nú om aandacht vragen. U heeft gelijk: in eerdere blogs waarschuwde ik voor juist voor uitstelleritis. Maar dat is wat anders… Lees alles over slim doorschuiven.

Eerst ordenen


Wie weinig tijd en veel taken heeft, doet er goed aan om die laatste eerst eens te ordenen. Aangenomen dat niet alles dezelfde deadline heeft, kan op basis van ordening de werklast in de tijd worden uitgezet.
Voor taken zijn er vier mogelijkheden: Dumpen, Delegeren, Doorschuiven of Doen. U ziet, dat is al heel wat anders dan alles doen. Neem uw takenlijstje of ToDo-list ter hand en overweeg voor alle taken de volgende opties:
 
1. Dumpen
Taken die niet bijdragen aan het resultaat van uw organisatie, moet u niet uitvoeren. Punt. Een tip: vaak zijn dit de dingen die voornamelijk leuk zijn om te doen. Maar ze snijden geen hout. Weg ermee: dumpen is het devies.
 
2. Delegeren
Taken die wél bijdragen aan het bedrijfsresultaat, maar niet persé úw inzet vergen, moet u delegeren. Kan iemand dit net zo goed of beter dan uzelf? Dan houdt u de eindverantwoordelijkheid voor het resultaat, maar de uitvoering laat u aan anderen over. Delegeren dus.
 
3. Doorschuiven
Niet alles hoeft morgen klaar. Doorschuiven staat hier dan ook voor het in volgorde van uitvoering uitzetten van uw taken in de tijd. Niet voor uitstellen omdat u er geen zin in heeft. Dat doorschuiven gaat als volgt.
Achterhaal de deadline van al uw taken. Kan niemand die geven, dan is het ‘ooit’. Vervolgens begroot u van alle taken de tijd die nodig is voor uitvoering. Zo krijgt u zicht op de hoeveelheid tijd die in totaal nodig is, of uw werkvoorraad.
U kunt maar één ding tegelijk en met die wetenschap stelt u een planning op. Dat gaat het best in uw agenda: reserveer tijd voor uitvoering, alsof u afspraken maakt. Met uzelf, in dit geval. Er groeit zo een visuele planner, waarin de taakvolgorde vanzelf zichtbaar wordt. Wees eerlijk: wat niet blijkt te passen zult u alsnog moeten delegeren.
 
4. Doen
De taken die u hebt uitgezet in de tijd, wachten nu op uitvoering. U hoeft alleen uw planning maar af te werken. Waak er daarbij voor dat u er niets tussendoor laat komen. Zet dus uw telefoons uit, laat de mail afvangen en doe uw deur op slot (of laat uw secretaresse het bezoek tegenhouden). Laat uw mensen weten dat u vandaag niet bereikbaar bent en reserveer het laatste uur van de dag om alsnog kleine brandjes te blussen.

Even stilstaan
U zult zien: als u schift volgens dumpen, delegeren, doorschuiven en doen kunt u veel werk verzetten. Het is een systeem om vlot achterstanden weg te werken.
Voor de lange termijn leent het zich niet goed; als manager bent u immers niet van het ‘doen’. Vraag u daarom af hoe u in een situatie beland bent met weinig tijd en veel werk. Zo’n bezinningsmoment vraagt tijd… Maar voor het vrijmaken daarvan, gaf ik u zojuist een mooi handvat.
 
Lees ook:
- de beste remedie tegen tijdsdruk
- uitstellen is vluchtgedrag
- mijn gratis e-book ‘de meest essentiële timemanagement technieken’

 
 Doorsturen    Reageer

 
 
 
Over de auteur:
Is het leiderschap niet wat je ervan verwachtte? Kom je niet uit de verf en blijven resultaten achter?

Dat heeft zelden te maken met je kennis en met je tools.
Het gaat om je eigen fundament en de overtuigingen die daarmee samenhangen. 

Samen onderzoeken we wat je zou kunnen versterken: ik help beginnend-leidinggevenden om tot resultaten te komen. Neem contact met me op via www.johnvrakking.nl
 

Laatste weblogs

  Hoeveel burn-out fabrieken zijn er nog in ons land?
  Het rationeel discours
  Tegen de haren instrijken
 
reacties
 
Er zijn nog geen reacties.

 

REAGEREN

Naam:
Emailadres:
URL: (niet verplicht) http:// 
 
Reactie/Opmerking:
Ik wil bericht per e-mail ontvangen als er meer reacties op dit artikel verschijnen.
 
Als extra controle, om er zeker van te zijn dat dit een handmatige reactie is, typ onderstaande code over in het tekstveld ernaast. Is het niet te lezen? Klik hier om de code te wijzigen.
 
Pas op met het snijden in de kosten als ondernemer
reacties
Top tien arbeidsmarktontwikkelingen 2022 (1) 
‘Ben jij een workaholic?’ (1) 
Een op de vier bedrijven niet bezig met klimaat en duurzaamheid (3) 
Eén op zeven Nederlanders staat niet achter aanbod van hun organisatie  (1) 
Drie manieren om te reageren op onterechte kritiek (1) 
Een cyber-survivalgids voor managers: hoe ga je om met cyberaanvallen?  (1) 
Mind your data (1) 
top10