Zo creëert u Zombies in uw bedrijf

In zijn nieuwste boek 'Zombiebusiness' introduceert bedrijfsverloskundige Guido Thys een nieuw concept: de zombie. Nou ja, zombies zijn van alle tijden. Maar Guido geeft het beestje een treffende naam. 
Zombies zijn de levende doden in uw bedrijf. Hij betrekt het begrip niet zozeer op mensen als wel op procedures, structuren, systemen en cultuurtjes (om er maar een paar te noemen). Een interessante vraag is: hoe ontstaan ze?

Guido gaat in zijn boek op dit onderwerp en talloze anderen diep in. Hij beschrijft deze toestanden op humoristische manier. Uiteraard verklap ik dat niet. Lees het vooral zelf. In deze blog vindt u twee voorbeelden van hoe wij zelf Zombies het levenslicht (nou ja) laten zien.

Reageren op incidenten
Het is al weer jaren geleden. Ik werkte bij een bank en het was nog in het stenen tijdperk van de computer. Dat wil zeggen: wij hadden geen computers op kantoor. Computers stonden ergens ver weg. Het enige wat wij er van zagen was elke dag een lijst (uitdraai) met gegevens. 

Dat wij zelf niet in het systeem konden kijken was wel eens vervelend wanneer klanten met vragen kwamen. Die kon je niet direct beantwoorden. Zoiets duurde een paar dagen. Onze kantoorbeheerder had er iets op gevonden: wij moesten overal kopietjes van bewaren en deze keurig netjes in bakjes stoppen. Hij zette een compleet administratief systeem op, waar wij vervolgens enkele uren per dag zoet mee waren om het te onderhouden. 

Maar als er eens een klant langskwam, dan had je ook wat: je kon de vraag direct beantwoorden. Maar hoe vaak gebeurde dat? Een paar keer per week. Met andere woorden wij waren druk met een systeem dat nauwelijks nut had. 

Uiteraard hoort dit nu tot het verleden. Maar hoe vaak zie je niet dat mensen op incidenten reageren en er vervolgens een complete structuur omheen bouwen? Ik heb het vele malen gezien en nog steeds, telkens in andere gedaantes. 

Pas nog een grote verkooporganisatie die in diverse landen opereert. Men had een probleem met de onderlinge verrekening van provisies. Als zich in land A een klant meldde uit land B, dan mochten zij deze klant wel bedienen, maar kregen daarvoor niet de financiële beloning. Het leidde er toe dat verkopers niets met dergelijke leads deden.

Wat deed de onderneming?
Men zette een compleet team op dat nu dergelijke klanten bedient. Het kost smakken met geld en daarnaast is er een ongezonde onderlinge concurrentie ontstaan. Waardevolle medewerkers zijn weggekaapt bij de landelijke teams door ze riante salarissen te bieden. Was het niet eenvoudiger geweest om de regels voor provisie aan te passen?

Het brengt me weer terug bij Guido: de beste oplossingen zijn vaak de simpelste. Ga na of het allemaal zo eenvoudig mogelijk kan, zonder overbodige rompslomp. Vraag u vooral af: welke waarde voegt deze activiteit of procedure toe aan onze onderneming?

Meer weten over het boek 'Zombiebusiness'...