Heerst bij u het Studentenhuis-syndroom?

In de afgelopen week had ik het genoegen de medewerkers van een non-profit organisatie te mogen inspireren tot een opruim-actie. Ondanks aanvankelijke weerstand zag ik ze afrekenen met 5 ton papier…

Een mens vult de ruimte die hij (m/v) heeft
Al weken liep ik er rond, door een collega opmerkzaam gemaakt op een merkwaardig fenomeen dat we onder elkaar het ‘studentenhuis-syndroom’ noemen. Daarbij is rommeligheid tot onderdeel van de collectieve cultuur geworden: ongedefinieerde troep heeft geen eigenaar meer en verwordt tot zwerfvuil in de organisatie. Gek genoeg doet zich zo’n verschijnsel eerder voor in een te groot gebouw dan in te krap bemeten huisvesting: een mens vult de ruimte die hij heeft (dat geldt overigens ook voor bloggers, maar dat terzijde).
 
Ruimte effectiever benutten
De trainingen Clean Desk die ik gevraagd was te geven, luiden een nieuw werkplekconcept in. Vanaf januari wil de organisatie flexibeler omgaan met haar werkplekken, om zo in de toekomst in het gebouw te kunnen blijven passen. Na meting immers was gebleken dat continue zo’n 20% van de werkplekken onbenut was, waarmee de te verwachten groei in fte’s op te vangen is. Dat vergt dan wel van de medewerker dat die zijn werkplek zodanig opgeruimd achterlaat, dat een ander daar eventueel morgen opgeruimd aan de slag kan gaan.
 
‘Opruimen is geen werk’
En juist dat waren ze niet gewend: hun werkplek opgeruimd achterlaten. Überhaupt was men eigenlijk het opruimen ontgroeid; dat zag ik op nagenoeg elk bureau, in elk ladenblok, in elke kast. De achterliggende oorzaak was tweeërlei: ten eerste was opruimen (archiveren) niet gedefinieerd als kerntaak, dus kon er geen tijd voor worden geschreven. Ten tweede ontbrak gevoelsmatig de prioriteit en daarmee ook de benodigde tijd.
 
Tijd nemen voor opruimen
In zo’n geval laat ik deelnemers nadenken over wat er gebeurt bij hun autogarage. U krijgt een kop koffie, leest wat in een oud tijdschrift en onderwijl ziet u de monteur in de hal uw auto op de brug rijden. Hij demonteert de velgen met de zomerbanden, brengt die naar het magazijn en haalt in één moeite uw winterbanden daar vandaan. Tussen neus en lippen door controleert hij uw remschijven, blaast ze nog even schoon en monteert dan uw vier winterbanden. De monteur rijdt de auto van de brug, controleert de balans van de wielen nog en rijdt dan de auto naar buiten. Hij ruimt eventueel gereedschap nog op, tekent uw bon af en levert die af aan de balie. Let op: hij tekent uw bon af als uw auto buiten staat, als het gereedschap opgeruimd is en als uw banden in het magazijn liggen. U(-w werkgever) betaalt in dit geval ook de tijd die nodig is voor opruimen, en zo zou het ook voor uw eigen werk moeten gelden: de vervuiler betaalt.
 
Stapels praten tegen je
Dat vergeten veel kantoorwerkers: tijd te nemen om op te ruimen. Met als gevolg dat ze binnen de kortste keren omkomen in de troep. De garagemedewerker weet dat uit ervaring: als je niet opruimt, breek je ver vóór de middag je nek over zwervend gereedschap, losse uitlaten en stapels velgen en banden. En je zoekt je suf naar ratels en dopsleutels.
Het kost niet alleen veel tijd om uw spullen te vinden, het legt ook beslag op ruimte in uw hoofd: stapels praten tegen u. Tien tegen één dat, als u een echte stapelaar bent, u uw werkvoorraad tot een visuele actielijst heeft gemaakt: zo heeft u ‘overzicht’. Dat is echter maar ten dele waar. Wat u zich niet realiseert (maar uw onderbewuste wél), is dat wanneer u uw dagelijkse portie uit de stapel heeft gevist niet dát, maar juist de achtergebleven rest om uw aandacht vecht. Niet het geselecteerde stapeltje heeft uw aandacht, maar dat wat u terzijde hebt gelegd.
 
Opgeruimde werkplek, opgeruimd hoofd
Opruimen leidt dus niet alleen tot een opgeruimde werkplek, maar levert ook een opgeruimd hoofd op. Een andere werkhouding maakt in dit geval flexibeler werken mogelijk en geeft ook een handvat om veel sterker zelf de werkvoorraad te regisseren.
Bij de organisatie waar ik gevraagd was dit concept te introduceren, is het goed ‘geland’. Uiteindelijk zelfs zó goed, dat op de opruimdag de geprognosticeerde hoeveelheid gevulde papierbakken meer dan ruimschoots werd gevuld. Opgeruimd staat netjes!