zoeken Nieuwsbrief
      Linkedin    Twitter   
  
weblog
 

Praktische tips voor out of office replies

Door: Michel Hoetmer,   03-04-2016,   11:14 uur
 

Ondanks onze geweldige inzet zijn er uiteraard ook momenten dat wij om wat voor reden dan ook afwezig zijn. En dus zetten wij de 'out of office reply' aan.  
Het is zaak om even goed na te denken over de boodschap. In de praktijk zie ik veel geklungel. Met het risico dat men klanten en(of) collega's in de gordijnen jaagt. Zullen wij ons even verplaatsen in de andere kant? En kijken wat er beter kan.


Stel u bent klant van een bedrijf en stuurt een e-mail naar uw contactpersoon, bijvoorbeeld omdat u iets wilt vragen of een bestelling wilt plaatsen. U ontvangt binnen mum van tijd een antwoord. Het is helaas niet het antwoord waar u op hoopte. Uw contact is afwezig.

Ik zie wekelijks honderden van dergelijke berichten naar aanleiding van de verzending van mijn nieuwsbrief. Ik word er niet vrolijk van!

Let wel: die nieuwsbrief gaat voornamelijk naar commerciële professionals. Als wij dit eventjes in ons achterhoofd houden, wat moeten wij dan denken van de volgende out of office reply:

Geachte ...

Van 21/03/2016 tot en met 08/04/2016 ben ik afwezig en dus niet in staat uw e-mail te beantwoorden. Mijn mail wordt niet gelezen. Ik zal uw e-mail beantwoorden zodra ik terug ben.

Met vriendelijke groet

De afzender groet zijn klant vriendelijk het spreekwoordelijke bos in! Helaas is dit geen uitzondering op de regel. Ruwweg de helft van deze automatische gegenereerde berichten bevat geen informatie die de klant verder op weg helpt.

Klanten willen niet horen 'wat u niet kunt doen'. Ze willen horen wat u wel voor ze kunt betekenen! Het is toch wel een aardig idee om klanten een beetje ter wille te zijn en ze verder op weg te te helpen, niet waar? 

Populair is ook 'Helaas kan ik de komende periode niet reageren op uw e-mail...'.

Weer dat vervelende 'niet'. En wat is dat nou voor een geklets? In welke tijd leeft zo'n figuur? De vorige eeuw? Wel eens gehoord van een mobiele telefoon? Uiteraard kan hij de e-mail wel mobiel lezen, maar hij wil het niet. Ook dat kan toch anders?

Enkele tips voor out of office replies:

  • Zorg er voor dat mailtjes automatisch worden doorgestuurd naar een collega, de binnendienst of klantenservice (zonder out of office reply) die de zaak voor u waarneemt.
  • Verwijs de klant door. Geef informatie over wie de klant wel kan bereiken in uw organisatie. Voeg meerdere contactmogelijkheden toe (e-mail, telefoon, social media).
  • Maak hierover afspraken met collega's en zorg dat ze toegang hebben tot relevante klantinformatie.
Bekijk of u de mail ook positief kunt opstellen. Vergelijk dit eens met het eerdere voorbeeld

Geachte [naam klant?],

Op dit moment ben ik op vakantie. U kunt me weer bereiken vanaf [datum]. Voor al uw vragen kunt u op werkdagen tussen 9:00 en 17:00 uur terecht bij mijn collega [naam]. Hij helpt u graag verder. U kunt hem bereiken via:

naam@bedrijf.nl of bellen op [telefoonnummer]

PS. Voor spoedgevallen kunt u contact opnemen met [naam/telefoon].

Met vriendelijke groet,
[Naam]

Merk op dat u uitsluitend vertelt wat u wel voor de klant kunt doen. Bovendien geeft u een reden voor uw afwezigheid. Het klinkt een stuk prettiger en u jaagt klanten tenminste niet naar de concurrent!

Denk er aan om uw out of office reply uit te zetten als u teruggekeerd bent op kantoor! Ik ontvang soms automatische berichten van mensen die al lang weer terug zijn van vakantie, maar kennelijk vergeten zijn de zaak uit te zetten. Het is bijzonder onprofessioneel. De onuitgesproken boodschap is: 'ik ben een vergeetachtige slordervos'. Het is niet direct een goede basis om zaken te doen.

Maar ik ben zzp-er, wat moet ik doen?
Tja... lang leve het vrije ondernemerschap! Zelfstandige ondernemers zijn nooit helemaal vrij. Dus zet u de out of office reply nooit aan.

Kies een moment per dag waarop u belangrijke mails beantwoordt. Doet u het niet? Dan kost u dat gewoon omzet of zelfs klanten. Want voor u staan talloze anderen te dringen. 
Een alternatief is natuurlijk een boodschappendienst het werk laten doen. 

 
 Doorsturen    3 reacties

 
 
 
Over de auteur:

Michel Hoetmer helpt ondernemers en verkopers nieuwe klanten te werven en meer te verkopen via praktische verkooptrainingen. Wilt u wekelijks praktische verkooptips ontvangen? Meld uzelf aan voor de gratis verkooptips van SalesQuest. U ontvangt als welkomstgeschenk het eBoek '37 Tips voor koude acquisitiegesprekken'.

Michel publiceerde de volgende boeken:

- Maak van de telefoon je vriend
Omgaan met bezwaren en tegenwerpingen
Sluit de deal!
Slim onderhandelen over prijzen

U kunt Michel ook volgen via Twitter of LinkedIn of Facebook.

 

Laatste weblogs

  Projectmanagement: wat als.............?
  Waarom werkstress niet tot burn-out leidt
  Projectmanagement is ook bier en bitterballen!
 
reacties
 
Marco Tieleman  |   | 
4-04-2016
 | 
19:48 uur
Een blog naar mijn hart Michel!

Niet alleen in out-of-officereplies, maar ook in andere situaties zoals:

Hier geen fietsen parkeren -> Waar dan wel?

Deze deur blijft wegens de weersomstandigheden gesloten. -> Waar kan ik dan wel naar binnen?

Parkeren alleen voor personeel -> Waar kan ik als bezoeker dan heen?

Het is een stukje uit NLP en als business coach zet ik het regelmatig in om ook mensen zélf te laten bedenken wat ze WEL willen i.p.v. wat ze voortaan NIET meer willen...
Michel  |   | 
4-04-2016
 | 
20:59 uur
Inderdaad. Je komt het overal tegen. Bijvoorbeeld bij een hotel zag ik een bordje: op het terras wordt niet geserveerd. Een stuk aardiger en duidelijker is natuurlijk: ga voor uw bestelling even langs bij ...
Christina  |   | 
8-04-2016
 | 
09:51 uur
Wat een dom en onprofessioneel idee om het afzendadres van een nieuwsbrief te gebruiken als contactinformatie.
En wat betreft fietsen en wagens parkeren : dat mogen de mensen van mij kiezen. Zo'n melding is toch duidelijk ? Niet 'hier'! Ik vind het mijn taak niet om in de plaats van anderen na te denken over de stomste dingen. Bij verbodstekens in het verkeer staan ook geen alternatieve mogelijkheden vermeld. Wat een domme domme wereld. Iemand die niet weet waar hij zijn fiets moet zetten als die niet op die ene plek mag staan kan beter niet komen solliciteren. En klanten moeten nog steeds hun koningschap verdienen, o.a. door zich netjes te gedragen en niet te verwachten dat je altijd parkeerplek voor de deur hebt.

 

REAGEREN

Naam:
Emailadres:
URL: (niet verplicht) http:// 
 
Reactie/Opmerking:
Ik wil bericht per e-mail ontvangen als er meer reacties op dit artikel verschijnen.
 
Als extra controle, om er zeker van te zijn dat dit een handmatige reactie is, typ onderstaande code over in het tekstveld ernaast. Is het niet te lezen? Klik hier om de code te wijzigen.
 
Bescherm uw data - infographic over informatiebeveiliging
Meer dan 100 gratis checklists voor ondernemers. Op Brisk Magazine, internetmagazine voor ondernemers.
reacties
Waarom werkstress niet tot burn-out leidt (6) 
Vrouwelijke 35-plussers verdienen nog steeds minder dan mannen (3) 
‘State of the Art’ uit GDPR-regelgeving zaait verwarring  (1) 
Digitalisering: de mens in het centrum van waardecreatie door inkoop (1) 
Ambitie beschikbaarheid breedbandig internet komt met huidig beleid in gevaar (1) 
70 procent werkgevers ontvangt CV’s met leugens (4) 
Online gokken mogelijk toegestaan (1) 
beurs
Stijgers Dalers
Nutreco 47  3.9 %
Altice 7.85  3.8 %
Ballast neda 0.31  3.3 %
TNT express 8.45  -9.5 %
Yatra 5.05  -8 %
Doc data 0.43  -2.3 %
Beursupdate: AEX op Wall Street
Wall Street eindigt verdeeld
Wall Street verdeeld
meer beurs
top10
Vrouwelijke 35-plussers verdienen nog steeds minder dan mannen
2018 wordt het jaar van hivenets, swarmbots en polymorfe malware
Thuiswerken: effectief of ten koste van het bedrijfsresultaat?
Zes richtlijnen voor digitale transformatie
Vliegtuig-wifi nog steeds duur en beperkt in aanbod
Nederlandse bedrijven optimistisch; vertrouwen in Verenigd Koninkrijk daalt
‘State of the Art’ uit GDPR-regelgeving zaait verwarring
Financiële sector heeft geen vertrouwen in naleving regelgevingen
Digitalisering: de mens in het centrum van waardecreatie door inkoop
De personal touch van de facility manager overwint de digitalisering
meer top 10
vacatures
meer vacatures