De laatste innovatie op het gebied van internet is een apparaat waarmee je kunt scannen, mailen en zorgen dat het gemailde document bij de ontvanger direct wordt uitgeprint. En dat alles met slechts één druk op de knop. Ik heb er één!
Bovenstaand (grappig bedoeld) verhaaltje vertel ik wel eens aan zakenrelaties die geen faxapparaat meer hebben of heel diep moeten graven om het faxnummer van hun organisatie te vinden of (soms letterlijk) hun faxapparaat moeten afstoffen om mijn documenten te kunnen ontvangen.
De fax, tja.
Ik denk dat er inmiddels generaties zijn die niet eens weten wat het is. Toegegeven, ook mijn communicatie gaat tegenwoordig voor 90 procent per e-mail, voor 8 procent per telefoon en voor de overige 2 procent -inderdaad- nog steeds per fax.
Overeenkomst
Ik begrijp eigenlijk niet waarom de fax in onbruik is geraakt. Onlangs stuurde de accountmanager van de bank mij een overeenkomst en verzocht me deze uit te te printen, te ondertekenen, te scannen en dan weer terug te mailen. Ik vroeg wat hij er vervolgens mee ging doen. Hij zei me dat hij het dan ging uitprinten en aan het dossier zou toevoegen.
Om dit te realiseren zijn er twaalf handelingen nodig:
1. Mail lezen
2. Bijlage openen en lezen
3. Bijlage uitprinten
4. Ondertekenen van de overeenkomst
5. Scannen van de overeenkomst
6. Opslaan van de overeenkomst
7. Opstellen van de e-mail naar de ontvanger
8. Bijlage bijvoegen
9. E-mail versturen
10. E-mail ontvangen en lezen door de ontvanger
11. Openen van de bijlage door de ontvanger
12. Printen van de bijlage door de ontvanger
Wat een verspilde moeite in deze tijd van Het Nieuwe Werken. Om bij hetzelfde voorbeeld te blijven, wat had de fax ons aan tijdwinst kunnen opleveren?
1. Lezen begeleidend schrijven
2. Bijlage (overeenkomst) lezen
3. Ondertekenen van de overeenkomst
4. Schrijven van begeleidend schrijven
5. Faxen van de overeenkomst
KLAAR!
Met de fax zijn er dus vijf stappen, terwijl de e-mail-variant twaalf stappen in beslag neemt.
Vooruit, aan de kant van de verzender komen er ook twee handelingen bij, namelijk het uitprinten en faxen van de overeenkomst naar mij, maar daarmee staat de teller pas op zeven, dus nog steeds veel minder dan in de e-mailvariant. En zelfs als de ontvanger een digitaal archief moet bijhouden, moet hij de overeenkomst 1) scannen en 2) opslaan. Ook dan is het communicatieproces nog steeds efficiënter dan via de e-mail.
Conclusie
Mijn pleidooi kortweg: gebruik eens wat vaker de fax. Het scheelt tijd en moeite!
Mijn all-in-one staat binnen handbereik met een stuk of 80 verkorte kiescodes (lijstje er op geplakt) dus gaat flitsend snel, zonder er naar om te kijken!
Via (Klik hier) heb ik al jaren een gratis half abonnement. Dat wil zeggen ik heb een speciaal 084-nummer gekregen waarop binnenkomende faxen direct naar mijn mailadres worden doorgezonden. Terugfaxen door mij gaat alleen per fax, niet per E-mail.
Het is van belang geadresseerden te laten weten dat je een apart E-mail faxnummer hebt, dit om te voorkomen dat zenders jou op je gewone telefoonnummer gaan faxen. Op de fax heb ik geen inktrol of papier meer nodig. Eventuele noodzakelijke handtekeningen stuur ik per mail.
Job, dat is inderdaad handig want ik heb zelf ook zo'n E-fax nummer. Maar sommigen gebruiken oude adresboeken of vergeten het aan te passen, zodat er toch nog wel faxen binnenkomen. Het eigen E-fax nummer gebruik ik ook als ik snel iets gescand wil hebben:ik fax het dus naar mijn eigen E-mail.
Over de auteur:
