zoeken Nieuwsbrief
      Linkedin    Twitter   
  
weblog
 

E-mail als concurrentiemiddel

Door: Phil Kleingeld,   13-08-2012,   12:10 uur
 

Het was me al een poosje opgevallen dat er een verschuiving aan het plaatsvinden is in de communicatievoorkeur van ondernemers en medewerkers.  Met stip kiezen ondernemers en hun medewerkers voor e-mailcommunicatie en als minst geliefde vorm van communicatie kwam het schrijven van brieven uit de bus.



Kort, snel en niet confronterend


Er is niet veel fantasie voor nodig om te begrijpen waarom e-mail zo populair is.  De communicatievorm heeft namelijk een aantal in het oog lopende voordelen zoals:
·  snelheid (het bericht komt controleerbaar en met de snelheid van het licht aan op de bestemming)
·  goedkoop ( geen drukwerk en postzegels nodig)
·  direct (geen postkamer die sorteert en distribueert of een secretaresse die de boel ophoudt)
·  milieuvriendelijk ( e-mail kost geen bomen; tenminste als niet ieder bericht wordt uitgeprint!)
·  eenvoudige distributie (met een simpele handeling kan hetzelfde bericht naar meerdere mensen worden gestuurd)
·  lekker afstandelijk; geen rechtstreekse confrontatie met een ander en dus kan er worden nagedacht over een eventueel antwoord op een reactie
·  geen onnodige verstoring van de omgeving door op luide toon een telefoongesprek te voeren. (mensen denken bij telefonisch contact nog steeds met stemverheffing te moeten spreken alsof ze de fysieke afstand moeten overbruggen!)
 
Ieder voordeel heeft zijn nadeel
De verschuiving van 'ouderwetse' naar digitale communicatievormen is goed te verklaren. De introductie van de smartphone maakte het voor scholieren mogelijk om lekker gratis met elkaar te sms'en via o.a. WhatApp en medewerkers met telefoonvrees omarmden enthousiast e-mail. Maar, als variant op een bekende uitspraak: ieder voordeel heeft zijn nadeel. Onderstaand een aantal nadelen:
1.E-mail is vluchtig en veel ondernemers en medewerkers hebben een behoorlijke werkvoorraad (een ander woord voor achterstand!) in de afhandeling van e-mailberichten. Het snelheidsvoordeel, een krachtig concurrentiemiddel, gaat op die manier compleet verloren.
2. Het taalgebruik in e-mailberichten is vaak bedroevend. Onterecht wordt e-mail vaak gezien als een middel waar correct taalgebruik er niet zo toe doet. Een vergissing die vaak leidt tot een negatief beeld van de verzender van het bericht en/of de organisatie.
3. Schriftelijke (digitale) communicatie heeft als kenmerkend nadeel dat er geen klemtoon en intonatie kan worden gelegd, wat via een telefoongesprek wel kan. Het gevolg is dat de interpretatie van het bericht aan de ontvanger van het bericht wordt overgelaten; zeker bij ondeskundige taalbeheersing een bijna zekere manier om je bedrijf de grond in te werken.
4. Het verwijderen van e-mail is in een fractie van een seconde gedaan. Dat betekent dat e-mail aanzienlijk minder aandacht krijgt dan een fysieke brief en/of een telefoongesprek.  E-mail legt het natuurlijk helemaal af tegen een gesprek onder vier ogen!
 
Tips
Ik wil u niet frustreren door de lijst met nadelen nog langer te maken, maar geef ik u graag nog enkele tips om concurrentievoordeel te behalen bij een juist gekozen communicatiemix.
·  Wees selectief met e-mail. Vraag u elke keer af wat de beste manier van communiceren is om het doel van de communicatie te realiseren.
·  Denk aan de beste manier van opvallen. Als uw concurrenten de voorkeur aan e-mail geven, bel dan eens wat vaker, maak een Skype-verbinding of stuur een 'ouderwetse' brief.
·  Denk aan een opvallende, zakelijke lay-out van uw e-mailberichten om op te vallen.  
·  Kies een actueel lettertype (dus geen Courier, Times New Roman) en letterhoogte.
·  Blauw is een zakelijke kleur en bedenk dat berichten die met een blauwe letter worden geschreven 40% beter gelezen worden dan die berichten met een zwarte letter!
·  Onderwerp uw schriftelijke communicatie eens aan een Taal-APK; het huidige zakelijke taalgebruik is vaak gedateerd, hopeloos ouderwets. We leven in de 21ste eeuw en laat die onzinnige taalregeltjes van de 19e eeuw eens los en gebruik maar eens AGN; Algemeen Geaccepteerd Nederlands!
·  Als u een e-mailbericht met een bijlage gaat versturen, voeg dan eerst de bijlage toe alvorens het bericht te schrijven omdat het meesturen van de bijlage nog wel eens wordt vergeten!
·  Denk na over een correcte omschrijving van het 'onderwerp' van uw bericht. Dus niet 'offerte' maar 'Voorstel verbetering van uw ....'  . Dit verhoogt de afhandeling van uw bericht.
·  Zorg voor een standaard handtekening in uw bericht waarin alle contactgegevens staan , evenals uw website en gebruikte sociale media.
·  Geeft u antwoord op een e-mailbericht, pas dan het 'onderwerp' aan, haal overbodige informatie uit het bericht weg.
·  Om er zeker van te zijn dat de geadresseerde van uw bericht het ook gelezen en/of ontvangen heeft, maak dan gebruik van de mogelijkheid om dit bij 'opties' even aan te vinden (als u Outlook gebruikt).

 
 Doorsturen    Reageer

 
 
 
Over de auteur:
Phil H. Kleingeld is schrijver, columnist, digitale communicatieadviseur en business coach. Onder de naam Rent-a-Pen verzorgt hij workshops in hedendaagse digitale en analoge communicatievormen waaronder sociale media. Phil is daarnaast spreker en auteur van 24 boeken op het gebied van zakelijke communicatie zoals netwerken, verkoop, telefonische communicatie, relatiebeheer, time management, marketing en schriftelijke communicatie.

Een van de specialisaties van Rent-a-Pen is het (be)schrijven van persoonlijke biografieën van babyboomers en het verzorgen van workshops over dit onderwerp. 

U kunt hem volgen op Twitter , LinkedIn
 

Laatste weblogs

  De 5 zegeningen van burn-out
  Hoe ontdek je nr. 1 talent en zet je talentmanagement goed op de kaart?
  Wat is de beste manier om nieuwe klanten te werven?
 
reacties
 
Er zijn nog geen reacties.

 

REAGEREN

Naam:
Emailadres:
URL: (niet verplicht) http:// 
 
Reactie/Opmerking:
Ik wil bericht per e-mail ontvangen als er meer reacties op dit artikel verschijnen.
 
Als extra controle, om er zeker van te zijn dat dit een handmatige reactie is, typ onderstaande code over in het tekstveld ernaast. Is het niet te lezen? Klik hier om de code te wijzigen.
 
Meer dan 100 gratis checklists voor ondernemers. Op Brisk Magazine, internetmagazine voor ondernemers.
reacties
De 5 zegeningen van burn-out (2) 
Honda CR-V Roadster (3) 
Zzp’er, denk na over de risico’s die u loopt (3) 
Twee derde Nederlanders vreest voor oudedagvoorziening (1) 
Nederlander worstelt met financiële administratie (1) 
Nederlander beschikt niet over digitale vaardigheden voor de toekomst (1) 
Nederlander heeft geen vertrouwen in verandervermogen organisatie  (7) 
top10
De 5 zegeningen van burn-out
Zes tips om de klant van de toekomst te binden
Aantal zoekopdrachten naar ‘groene’ banen neemt toe
Nederland is koploper Agile werken
Wet- en regelgeving en bedrijfsgroei meest bepalend voor IT-investeringen
Zes tips voor een sterke merkorganisatie
Vooral kleine organisaties vragen meer om ICT’ers
Ondanks tekort laten werkgevers oudere ICT’er links liggen
Honderden miljoenen cv’s moeten op 25 mei worden verwijderd
Botnets blijven een aanhoudende cyberdreiging
meer top 10
vacatures
meer vacatures