De offerte is veelal een soort van afronding van het verkoopproces. Afronding? Niet helemaal. Want een slecht geschreven offerte kan de zaak flink verknallen. Offertes zijn regelmatig in een kromme stijl geschreven en de schrijvers gaan te veel uit van zichzelf. In dit artikel vindt u zeven redenen waardoor veel verkopers ondanks prima verkoopgesprekken alsnog naast de opdracht grijpen.
1. De klant de les lezen
Geloof het of niet, maar ik zie nog steeds offertes die beginnen met de voorwaarden van de leverancier. De verkoper trekt de klant als het ware aan zijn oorlelletje en zegt: 'als je niet precies doet wat ik zeg, dan zal het je bezuren!'
2. De klantvraag negeren
Mensen denken dat ontvangers eerst naar de prijs kijken. Dat klopt niet helemaal. Een klant wil eerst weten of u hem hebt begrepen. Beschrijf daarom kort en bondig wat de klant gevraagd heeft. Bijvoorbeeld:
Situatie klant.
Probleem van de klant (met negatieve gevolgen).
Wat de klant wil bereiken.
Oplossing (met argumentatie).
3. Wij, wij, wij en nog meer wij
Klanten moeten natuurlijk wel weten met wie ze zaken doen. Daarom schrijven sommige mensen uitgebreide verhalen over zichzelf. Deze borstklopperij interesseert de klant niet. Stop het in een bijlage.
De klant wil weten hoe u zijn probleem oplost. Mensen ervaren een offerte als maatwerk wanneer de offerte over hen gaat. Houd als vuistregel aan dat u tweemaal zo vaak het woord 'u' gebruikt als het woord 'wij'. Dan komt het zeker goed.
4. Opa-taal gebruiken
Offertes wemelen van de kromme en belegen taalconstructies. In een talloze offertes staat nog steeds de slotzin:
'Vertrouwende u hiermee van dienst te zijn geweest, verblijven wij'.
Deze zin is al 40 jaar ouderwets. Het ergste is dat deze zin ook nog de interactie blokkeert. Schrijf gewoon:
'Ik ben heel benieuwd naar uw reactie, bel gerust als u nog vragen hebt'.
Wat denkt u van deze fraaie volzin uit een begeleidende brief?
'Hiermede hebben wij het genoegen u ons voorstel te doen toekomen ...'
Het is een stuk sympathieker om de klant eerst te bedanken voor het prettige gesprek dat u met hem hebt gehad. Vertel vervolgens in enkele korte zinnen wat het belangrijkste voordeel voor hem is om met 'ons' in zee te gaan.
5. Excuuswoorden schrijven
Mensen gebruiken regelmatig excuuswoorden. Denk aan:
'binnenkort, zo spoedig mogelijk, proberen, hopen, zou willen, ons best doen, et cetera'.
Het geeft aan dat men excuses achter de hand wil hebben voor het niet nakomen van beloftes. Het schaadt het vertrouwen in de dienstverlening. Wees concreet en schrijf:
'uiterlijk woensdag, binnen twee dagen, morgenochtend'.
6. In ontkenningen schrijven
Verkopers ontkennen regelmatig punten die zij zelf negatief vinden. Ze bereiken daarmee juist dat de klant er aandacht voor krijgt en deze negatieve houding overneemt. Voorbeelden:
'U moet niet denken dat...'
'Relatiegeschenken zijn niet alleen voor grote bedrijven'.
Vermijdt dergelijke zinnen. Tip. Gebruik de zoekfunctie van de tekstverwerker om deze zinnen op te sporen.
7. Langdradig schrijven
Waarom zou je het kort doen als het ook lang kan? Hoe meer je aan het papier toevertrouwt hoe overtuigender je overkomt, lijken sommige mensen te denken. Fout! Houd het kort.
De norm is gemiddeld 15 woorden per zin in zakelijke offertes. U kunt dit controleren met uw tekstverwerker. Ook lange woorden zijn onhandig. Aan de hand van de documentstatistieken kunt u nagaan hoeveel tekens per woord u gemiddeld gebruikt. De norm is 6 tekens. Komt u er bovenuit? Gebruik dan simpelere woorden.
Tangconstructies zijn tussen de komma's geplaatste tussenzinnen in een zin. Ze maken de tekst onnodig ingewikkeld. Met een beetje oefenen, ontdekt u deze zinnen en maakt u er een aparte zin van. Verwijderen is nog beter.
Wilt u snel meer resultaat met uw offertes? Meld u dan aan voor de online training 'Scoren met offertes' (+ een gratis check van uw offerte).
Michel Hoetmer helpt ondernemers en verkopers nieuwe klanten te werven en meer te verkopen via praktische verkooptrainingen. Wilt u wekelijks praktische verkooptips ontvangen? Meld uzelf aan voor de gratis verkooptips van SalesQuest.
Het is vaak wel nodig de klant duidelijk te wijzen op punten die je dienst kunnen schaden.
Wij herinneren de klant dat het toch wel koud is in een open sloep op de grachten in de winter en dat warme kleding geboden is. Valt dit onder het kopje de les lezen?
charlot hulshoff
|
|
11
-
06
-
2012
|
16
:
17
uur
Dat kán natuurlijk een stuk eleganter, door in de offerte gewoon de levering van x aantal bodywarmers met logo-opdruk en pay-off van de klant op te nemen. Wie weet verkoop je dat er dan nog bij. En vanzelfsprekend een goedkoper alternatief: dassen, wanten, flesje Beerenburger... want een klant wil kiezen.
Frans
|
|
11
-
06
-
2012
|
16
:
30
uur
Handige tips. Het lijken open deuren, maar goed om het zo eens op 'n rijtje te hebben. Eén belangrijke tip ontbreekt volgens mij: ''maak géén schrijf- of taalfouten''. Bijv. ''toevertrouwd'' i.p.v. ''toevertrouwt'' (zie punt 7)!
Over de auteur:
