27 juli 2010 -
We communiceren tegenwoordig meer per e-mail dan telefonisch of face-to-face. Ook u heeft vast wel eens een mailtje gestuurd naar een collega die een paar meter verderop zat. Maar hoe gebruikt u e-mail zo effectief mogelijk? Choosewhat geeft een aantal tips op het gebied van e-mail etiquette
1. Maak spaarzaam gebruik van de ‘antwoord allen’ knop
De ‘antwoord allen’-knop is ontzettend handig in het zakelijke verkeer. U kunt uw boodschap met een enkele druk op de knop het hele bedrijf doorsturen. Maar er zijn wel enkele ongeschreven regels voor het gebruik van deze optie:
- Vraag uzelf even af of iedereen het bericht wel moet lezen. Dit is vaak niet het geval als het originele bericht bedoeld is als memo.
- Als de originele e-mail een vraag bevat, antwoord dan alleen als u een antwoord heeft. Antwoord liever niet dan met ‘ik weet het niet’.
- Vermeld geen inside grapjes. De rest van de ontvangers begrijpen die niet en dat komt best gemeen over.
- Antwoord niet met alleen ‘dank je’. Als iemand via een massa-mail te kennen geeft dat er taart in de keuken staat, hoeft u niet aan alle ontvangers een bedankje te sturen. Beanwoord alleen de afzender of bedank degene die trakteert persoonlijk.
- Reageer alleen als u de hele groep iets te melden hebt. Is dat niet het geval, dan mag u best zwijgen.
2. Bespreek geen privékwesties per zakelijke e-mail
Denk goed na wat u vertelt per e-mail. Stuur nooit persoonlijke of gevoelige informatie via uw zakelijke e-mailadres. Dit geldt ook voor gevoelige informatie over anderen. Bewaar dergelijke informatie voor uw privemail of bespreek het face to face. Stelregel: wilt u niet dat de informatie op het intranet of het prikbord in de kantine belandt, verstuur die dan ook niet via uw zakelijke e-mailaccount.
3. Stel uzelf voor
Heeft u iemand nog maar een paar keer of alleen telefonisch gesproken, dan kunt u zichzelf het best even voorstellen in uw eerste e-mail. Ga er niet van uit dat de ontvanger nog weet wie u bent. Fris het geheugen even op voor u uw vraag stelt of verhaal afsteekt.
4. E-mail nooit als u kwaad bent E-mails verdwijnen nooit meer. Ze kunnen bovendien doorgestuurd en uitgeprint worden. Stuur daarom nooit een e-mail als u kwaad bent. Ook slecht nieuws melden, iemand ontslaan of een medewerker een reprimande geven kunt u beter niet via de e-mail doen.
5. Beperk het gebruik van uitroeptekens!
Gebruik nooit meer dan een uitroepteken per e-mail. Waarom? Omdat u anders kinderachtig en onprofessioneel overkomt.
6. Reageer snel
E-mail is bedoeld voor snelle en makkelijke communicatie. U hoeft heus niet binnen vijf minuten te reageren, maar binnen 48 uur is wel zo netjes.
7. Let op uw taalgebruik
Gebruik geen afkortingen als LOL, 4Y, FYI, enzovoort in uw zakelijke e-mail. Gebruik ook geen vloek- of scheldwoorden.
8. Schoon op
Als u een aantal mailtjes over en weer hebt gestuurd kan het nogal rommelig worden. Verwijder in uw volgende bericht de eerste berichten uit uw conversatie.
9. Wees duidelijk in uw onderwerpregel
Gebruik geen vage of algemene termen in uw onderwerpregel. Meld hier kort en krachtig waar de e-mail over gaat. Gebruik geen hoofdletters of uitroeptekens in uw onderwerpregels. Dergelijke mailtjes worden vaak aangezien voor spam.
10. Houd het overzichtelijk
Houd uw verhaal kort en verdeel uw tekst in alinea’s. Doe of u schrijft voor een blog of website. Niemand houdt van grote, onafgebroken stukken tekst in de e-mail. Wees direct en duidelijk. Maak eventueel gebruik van opsommingtekens. Uw ontvanger moet zich niet door een compleet boekwerk hoeven worstelen om te begrijpen wat u nu eigenlijk wilt zeggen.
11. Gebruik een handtekening met uw contactgegevens
Dit hoeft niet als u intern mailt, maar mailt u naar externe relaties, zorg dan dat ze in een oogopslag zien hoe ze u kunnen bereiken. Vermeld de bedrijfsnaam, uw functie, telefoonnummer en sociale mediagegevens.
12. Denk aan uw reputatie
Elke e-mail die u verstuurt kan u maken of breken. Zorg daarom dat u in elke e-mail zakelijk en professioneel overkomt. U weet nooit wie uw e-mail onder ogen krijgt…
Wellicht nog een tip voor zakelijk emailgebruik. Vooral in deze tijd.
1) Stel 1 vraag per mail. Op deze manier is de conversatie over 1 onderwerp makkelijk bij te houden. Dit vooral bij mensen die hun emailinbox gebruiken als todobox. Ook mensen die met GTD principes werken hanteren 2 minuten regels. Dus als de mails te lang oogt dan wordt deze doorgeschoven in plaats van direct beantwoord.
Ok nog 1 dan. Een die regelmatig vergeten wordt. Als je links aanmaakt naar je websites in eigen beheer in je handtekening. Zorg er dan voor dat je utm campagne codes aan hangt. En deze lange url zou je dan in een short url kunnen vertalen mbt bit.ly bijvoorbeeld. Op deze manier kun je heel goed meten hoeveel mensen vanuit een emailhandtekening op je website komen. Erg waardevolle informatie. Dit is trouwens een tip die niet alleen voor mail geldt.
Ok ik heb er nog wel 1. Zorg voor een concreet actiepunt als je dat wenst van iemand. Dus wat verwacht je van de persoon in kwestie als deze de mail gelezen heeft. Dit is vaak de laatste alinea van je mail.
Ik bedenk me nu dat als ik de tip deel voor campagnecodes toevoegen aan links dan kan ik ook wel zeggen dat als je de beschikking hebt over goede telefooncentrales en je iedereen een persoonlijk nummer kunt geven, je een uniek nummer in je handtekening kunt zetten. Iedereen die dat nummer belt komt bij jou uit en je weet direct dat het vanuit een emailhandtekening is.
Agentschap NL hielp Amsterdance aan contacten op de Amerikaanse markt dankzij een marktscan die door de ambassade werd gemaakt. "Een prima stukje dienstverlening van de overheid". Lees hun verhaal op www.agentschapnl.nl/goedvoorbereid.
Vanaf 2020 is Generatie Z aan zet. Bent u er klaar voor? Of staat u straks schaakmat? Motiveren kunnen we Generatie Z niet, maar inspireren des te meer.
