Zeven tips voor een effectieve vergadering

31 augustus 2009 - Het blijft de gemoederen bezig houden: die oh zo noodzakelijke, maar vaak ook oh zo tijdrovende vergaderingen. Hoe benut u vergadertijd zo efficiënt mogelijk? Dustin Dumas Weeks geeft op Examiner.com haar zeven tips.

1. Zorg voor een agenda
Het doel van een vergaderagenda is tweeledig. Een: hij geeft de deelnemers houvast en twee: mensen kunnen zich voorbereiden. Het is ook slim om de uitnodiging niet via de mail te versturen maar op het interne netwerk te zetten, bijvoorbeeld middels gedeelde documenten. Dan kunnen de deelnemers eventueel veranderingen aanbrengen en zich al tijdens de voorbereiding actief met de agendapunten bezig houden.

2. Begin op tijd
Te laat komen werpt een smet op de rest van de vergadering en is helemaal niet nodig. Iedereen heeft tegenwoordig elektronische geheugensteuntjes die waarschuwen dat een vergadering gaat beginnen. Denk aan Outlook, online agenda’s, telefoonagenda’s. Stel een reminder in op de dag van tevoren en eentje een half uur voordat de vergadering begint zodat u nog even de puntjes op de i kunt zetten. Vertrouw nooit alleen op de standaard reminder die tien minuten voor aanvang klinkt, dan hebt u niet meer genoeg tijd om u voor te bereiden. 

3. Stel een vaste begin- en eindtijd in
De meeste vergaderingen hebben wel een duidelijk aanvangstijdstip, maar geen eindtijd. Als de deelnemers weten dat ze hun tijd goed moeten gebruiken, houden ze zich beter aan de agenda en hakken ze sneller knopen door. Een goede manier daarvoor is ook om van te voren (al in de uitnodiging) per agendapunt het aantal minuten vast te stellen dat eraan besteed mag worden. 

4. Zet telefoons en PDA’s uit
Dit lijkt voor de hand te liggen maar er zijn nog steeds genoeg mensen die nog geen uur zonder hun mobiel kunnen. Sommigen gaan zelfs gewoon bellen of sms’en tijdens een vergadering. Het enige excuus om uw mobiel aan te laten is als uw kind op het punt staat geboren te worden of als u ander, net zulk belangrijk, nieuws verwacht. 

5. Wijk niet af van de agenda
Agenda’s en tijdlimieten per onderwerp zijn natuurlijk volkomen zinloos als de deelnemers ervan af gaan wijken. Houd u aan de agenda, hoe verleidelijk het ook is om ‘eventjes’ verder te praten over een aanverwant onderwerp. Dit duurt echter altijd langer dan u denkt en verstoort uw concentratie. 

6. Gebruik desnoods een timer
Sommige mensen zijn van nature breedsprakig en zelfs de best voorbereide vergadering kan uit de hand lopen als niemand de tijd in de gaten houdt. Gebruik een timer om iedereen bij de les te houden en wijs eventueel iemand aan om de tijd daadwerkelijk in de gaten te houden. 

7. Plan iets direct na de vergadering
Een goede manier om de vergadering binnen de tijd af te wikkelen is om direct daarna iets belangrijks te plannen, bij voorkeur iets waar iedereen graag naar toe wil, zoals de wekelijkse vrijdagmiddagborrel.

Gerelateerde nieuwsitems