Wees uw inkoop de baas

28 mei 2009 - Steeds meer organisaties kiezen er vanuit inkoopoverwegingen voor om met een aantal preferred suppliers afspraken te maken. Dat stelt Harold van Gerven, Partner bij Care4HR. Hij gaat in op het thema bedrijfsopleidingen en trainingen en het spanningsveld tussen Human Resources en Management Development  en de afdeling inkoop bij deze trajecten.

Vanuit administratief, logistiek en inkoop oogpunt is het in een klant-leverancierrelatie waar producten worden geleverd volstrekt logisch om preferred suppliers te kiezen en afspraken te maken over inkoopcondities. Voor de levering van een dienst waarbij de kwaliteit van de dienst wordt bepaald door degene die de dienst levert is dit niet voor de hand liggend. Steeds meer organisaties schieten hun doel voorbij omdat de afdeling Inkoop de spelregels bewaakt en impliciet bepaalt met wie je als organisatie zaken mag doen. 

Complexe uitdaging
Steeds meer Human Resources en/of Management Development managers worden opgezadeld met een gecompliceerde uitdaging. Een van de belangrijkste taken waarom zij zijn aangenomen is om (groepen) medewerkers, afdelingen en/of organisaties in beweging te krijgen, te ontwikkelen en waar nodig te transformeren. Daar ligt hun kracht, dat is hun toegevoegde waarde. Het is enorm frustrerend om te moeten toezien dat juist ambitieuze grotere organisaties de administratieve afhandeling en inkoopkortingen laten prevaleren boven de kwaliteit en het rendement van bedrijfsopleidingen en trainingen. De realisatie van de corporate values en business doelstellingen zijn ineens van ondergeschikt belang geworden. Deze organisaties kiezen impliciet voor standaard oplossingen bij specifieke problemen. Het behoeft weinig uitleg dat dat niet effectief is en dat de kans erg klein is dat deze ‘standaard’ oplossingen bijdragen aan de realisatie van de ambities van deze organisaties.
Vaak bestaat er nog wel een procedure om af te wijken van de standaard preferred suppliers maar voordat een akkoord is verkregen op een afwijkend inkooptraject ben je al snel een jaar verder. Dan nog is de kans groot dat het inkooptraject ergens onderop een stapel beland. Met als resultaat dat men zichzelf de volgende keer alle moeite bespaart en liever naar een ‘standaard’ oplossing zoekt. 

Toegevoegde waarde
De kunst van Human Resources en/of Management Development is om haar professionele doelstelling: ‘het ontwikkelen van medewerkers en de organisatie’ in verbinding te brengen met de belangen van inkoop. Inkopers zijn vaak beter bedreven in het voeren van onderhandelen en het maken van inkoopafspraken. Hun toegevoegde waarde is er zeker maar deze moet juist gewaardeerd worden en op een juiste wijze worden benut. 

Meetbare inspanningen
Welke eerste stap zou u als Human Resources of Management Development manager kunnen zetten om uw professionele doelstellingen te verwezenlijken? Een belangrijke eerste stap is door alle inspanningen die u als ‘organisatie ontwikkelaar’ doet inzichtelijk en meetbaar te maken. Hier is heel veel onderzoek naar gedaan maar een paar dingen zijn eenvoudig te meten:
- Het ziekteverzuim moet dalen als leidinggevenden een verzuimtraining hebben gevolgd.
- De verkopen, omzet en het aantal orders moeten stijgen nadat de salesmedewerkers op verkooptraining zijn geweest.
- De medewerkertevredenheid, productie, het rendement van een bedrijfsonderdeel of afdeling moeten toenemen als een manager een leiderschapstraining heeft gevolgd.
Als dit niet het geval is dan is de investering zinloos geweest. Laat een prestatie zich lastig meten ga dan van logische aannames uit, gebaseerd op de opleidingsinvestering en het geschatte behaalde rendement. 

Rendement
Nadat het verband tussen investering en rendement is gelegd is het ook van belang om te bepalen wat een discussie met inkoop en de directie moet opleveren. Denk aan meer vrijheid bij inkooptrajecten of een volledig vrije keuze van externe trainers en/of adviseurs. Leg vervolgens het berekende rendement van alle bedrijfsopleidingen en trainingen naast het voordeel dat door de strengere inkoopregels wordt gerealiseerd en je krijgt een hele andere discussie met inkoop en de directie. Blijf niet alleen stilstaan bij het rendementsvoordeel van bedrijfsopleidingen en trainingen maar leidt de discussie naar het strategische belang voor de realisatie van de doelstellingen en het succes van de organisatie. 

Oplossingen
Wees u ervan bewust dat het vanuit inkoopoogpunt bewerkelijker is om met meerdere partijen afspraken te maken. Weet ook dat er in de opleidingenmarkt oplossingen voorhanden zijn die het mogelijk maken om met verschillende grote en kleine leveranciers samen te werken en toch één totaal factuur, inkoopkorting én managementinformatie te ontvangen. Diverse digitale platformen bieden bedrijfsopleidingen van verschillen aanbieders aan met de mogelijk om bedrijfsopleidingen en trainingen te zoeken en te boeken. Voldoende mogelijkheden om tot een win-win situatie te komen.

Gerelateerde nieuwsitems