Videoconferencing slaat niet aan bij Europese bedrijven
17 maart 2009 -
Hoewel 87 procent van de Europese bedrijven mogelijke kostenbesparingen ziet door videoconferencing, blijkt 31 procent van de Europese bedrijven deze vergadertechniek nog niet serieus overwogen te hebben. Een kwart zegt zelfs nog nooit gebruik gemaakt te hebben van videoconferencing.
Dat blijkt uit onderzoek in opdracht van Easynet Global Services, naar het gebruik van videoconferencing bij 716 Europese bedrijven. Uit het onderzoek blijken verschillende redenen om geen gebruik te maken van videoconferencing. 24 procent van de ondervraagde Europese bedrijven vindt de techniek te onpersoonlijk. Bij zeventien procent van de respondenten werkt het management tegen en zestien procent vindt de methode te duur.
Complex en duur
"Kosten besparen en efficiënter werken zijn algemeen bekende doelstellingen van bedrijven en de huidige economisch recessie draagt hier zeker aan bij. De mogelijkheden van videoconferencing zien bedrijven echter vaak over het hoofd," zegt Denis Planat, COO van Easynet Global Services. "Zorgen over de kosten, de complexiteit en de kwaliteit van videoconferencing-oplossingen houden mensen vaak tegen. Terwijl de huidige technologie voor virtuele vergaderingen inmiddels zo geëvolueerd is dat deze zorgen voorgoed tot het verleden behoren. Videoconferencing kan de manier waarop we werken echt veranderen."
Mogelijkheden blijven onbenut Het onderzoek wijst ook uit dat veel organisaties die videoconferencing gebruiken, niet de volledige mogelijkheden benutten. Zo vindt 21 procent van de gebruikers de virtuele vergaderoplossingen vaak te ingewikkeld. Planat: "We merken dat veel bedrijven de mogelijkheden van de technologie niet ten volle benutten omdat ze het moeilijk vinden om een videoconferencing-bijeenkomst op te zetten en te beheren. Veel gebruikers besteden videoconferencing daarom uit aan managed serviceproviders. Zo kunnen hun medewerkers zich richten op het houden van een productieve meeting in plaats van op de technische ondersteuning."
Minder reiskosten
Bedrijven die op dit moment videoconferencing wél inzetten of dit overwegen, blijken goed bekend met de voordelen. Kostenbesparingen, directere reacties, snellere besluitvorming en het ontzien van het milieu zijn de meestgenoemde voordelen. Ruim 60 procent van de Europese bedrijven noemt besparingen op hun reisbudget als belangrijkste reden om videoconferencing te gaan gebruiken. Easynet gebruikt zelf een full-service videoconferencing-systeem. Hierdoor bespaarde het bedrijf 20 procent op zijn reiskosten en behaalde het binnen twaalf maanden een volledige Return on Investment (ROI).
Milieu
Minder impact op het milieu door de afname van zakenreizen is een andere voordeel van videoconferencing. Voor 31 procent van de bedrijven is dat een belangrijke reden om virtuele technologie in te zetten. Zo hield de Britse minister van Milieu, Phil Woolas, onlangs een virtuele toespraak via videoconferencing op de Climate Change Conference in Sydney (Australië).
Ik mis in het onderzoek een belangrijke reden voor het juist wel aanschaffen van een videoconferentiesysteem. Zelf hebben wij vanuit GO Telecom ook een onderzoek uit laten voeren onder Nederlandse bedrijven. Daaruit blijkt dat de helft van de ondervraagden een videoconferentie prefereert boven een telefonische conferentie. De voornaamste reden die hiervoor is dat men elkaars lichaamstaal kan lezen. De boodschap die men wil overbrengen, komt sneller en duidelijker over. De mogelijkheid om iets te laten zien heeft een toegevoegde waarde.
Voor bedrijven met internationale vestigingen is het van groot belang regelmatig face-to-face te overleggen met collega’s van die andere vestigingen. Een voorbeeld hiervan is Toshiba TEC. Om het contact met het Japanse hoofdkantoor te onderhouden wordt in het Belgische kantoor van Toshiba TEC al enkele jaren gebruik gemaakt van videoconferentie. Technische producttrainingen zijn hiervan goede voorbeelden. Met behulp van videoconferentie traint Toshiba TEC nu medewerkers in vijf landen tegelijk. Dit scheelt ontzettend veel kostbare arbeidstijd én natuurlijk reiskosten. Dubbele winst dus.
Als ik zo naar de resultaten van het onderzoek van Easynet kijk, betreurt het mij dat zestien procent zegt een videoconferentiesysteem te duur te vinden. Niet alleen de besparing op de reiskosten zorgt voor een volledige ROI binnen één jaar. Ook de verminderde arbeidskosten dragen hieraan bij. Daarnaast zijn er nog veel meer voordelen aan trainen via videoconferentie, om het voorbeeld van Toshiba TEC nog maar eens aan te halen. Je kunt een producttraining via videoconferentie uiteraard gewoon opnemen, zodat verkopers de conferentie op een ander tijdstip altijd opnieuw kunnen bekijken.
Het is wel duidelijk dat videoconferentie leeft met een erfenis: de perceptie is dat het duur is en dat kwaliteit minimaal is. Door de hedendaagse techniek (o.a. HD) maakt ‘onpersoonlijk’ plaats voor ‘bijna echt’ en met betrekking tot kosten kan eenvoudig gesteld worden dat de terugverdientijd razendsnel is. Het blijft een zonde dat zoveel bedrijven de voordelen nog niet willen inzien. Wel ben ik blij dat onderzoeken als die van Easynet het onderwerp videoconferentie aan de kaak blijven stellen.
Eduard Schaepman
|
|
18
-
03
-
2009
|
10
:
59
uur
Het verbaast mij echt dat videoconferencing in deze tijden van greenwashing en kostenbesparing niet populairder is. Iedereen kan toch zien dat je met 1 investering hierin langduring bespaart op reiskosten, reistijd en vervuiling van de atmosfeer? Overigens bieden wij videoconferencing ook aan in onze kantoren en we krijgen er veel positieve reacties op. Voornamelijk omdat het zakenmensen kostbare uren oplevert die ze anders in de file hadden doorgebracht.
Ook mij verbaast dit bericht. Ik heb uitstekende ervaringen met videoconferencing. Natuurlijk is fysiek contact nu en dan best goed, maar dat kan meestal wel wat minder frequent.
Zelfs een jaar of tien geleden, toen de kwaliteit nog niet optimaal was, was het al een goede vervanging van ''echt'' vergaderen. Bovendien was men door die slechte kwaliteit wat korter van stof, wat ik een winstpunt vond.
