19 december 2008 -
U wordt dagelijks overspoeld door informatie. Hoe ziet u door de bomen het bos? Wetenschappers van Xerox hebben na onderzoek een aantal eenvoudige methodes uitgewerkt om te helpen de overvloedige informatie te beheren en tijd te besparen.
Uitgaand van de Xerox-studie ‘Future of Work’ zet Express.be negen tips tegen informatie-overload op een rij:
1. Neem zo nu en dan pauze
Het is van essentieel belang dat u zichzelf regelmatig een pauze gunt. Onderzoek wijst uit dat de productiviteit verhoogt wanneer een korte pauze wordt ingelast door het kantoor enkele minuten te verlaten of de benen te strekken.
2. Optimaliseer uw tijdsbesteding
Probeer uw vergaderingen zoveel mogelijk op dezelfde dag te plannen, zodat u de andere dagen kunt gebruiken voor informatieverwerking. U kunt zich gemakkelijker op taken toeleggen als u geen vergadering in het vooruitzicht heeft.
3. Maak een back-up van uw gegevens
Bewaar beter teveel informatie dan helemaal geen informatie! Zorg dat u over een goede back-up mogelijkheid beschikt.
4. Ruim uw bureau op Archiveer of gooi papieren meteen weg nadat u ze hebt gekregen. Scan en archiveer belangrijke documenten elektronisch om kantoorruimte te besparen. Verwijder onnodige mappen op uw computer en gebruik een zoekmachine om informatie te zoeken die u nodig hebt.
5. Handel meteen
Vaak verliest u tijd door meerdere keren terug te komen op de verwerking van dezelfde informatie. Het is beter om dat meteen na ontvangst te doen en de informatie daarna in een map te klasseren of te verwijderen.
6. Negeer gratis aanbiedingen
Onnodige e-mails en ongevraagde aanbiedingen hebben wel degelijk een kostprijs. Beheer uw facturen en rekeningen online en meld u af voor ongevraagde telefoontjes en reclame.
7. Benut de beschikbare instrumenten
Maak gebruik van de telefoon om op het juiste moment over de juiste informatie te beschikken. U hoeft bijvoorbeeld uw tijd niet te verspillen met het afdrukken van plattegronden als u die per telefoon kunt raadplegen.
8. Beperk het gebruik van RSS-feeds
Neem liever een abonnement op een aggregator die u helpt om alle informatie vanaf dezelfde plek te raadplegen.
9. Beheer uw mobiliteit
Gebruik een mobiele telefoon of pda met e-mailfunctie om de uren die u buiten uw kantoor doorbrengt productiever te maken. Door de hele dag door uw e-mails te lezen, kunt u beter anticiperen op toekomstige taken en kleine taken uitvoeren zodra ze zich voordoen in plaats van naderhand een massa e-mails in één keer te moeten sorteren en verwerken.
Bron:Express.be
