23 oktober 2008 -
Wilt u een e-mailmanagementsysteem in gaan voeren? Dan is het belangrijk dat u de wet- en regelgeving kent en daaraan voldoet. Experts van het Computable-topic ECM geven vijf tips.
1. Betrek de ondernemingsraad in uw besluit
Soms moet de gedragscode aangepast te worden als er een e-mailmanagementsysteem wordt ingevoerd. Hierin moet komen te staan dat e-mail wordt opgeslagen, hoe lang dat gebeurt en wat de bevoegdheden zijn van de compliancy manager. De OR moet deze code goedkeuren voor het project van start gaat.
2. Ken de privacyregelgeving
Bij het invoeren van een e-mailmanagementsysteem krijgt u te maken met privacy. Op grond van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) moet e-mail bijvoorbeeld binnen twee jaar na uitdiensttreding worden verwijderd (behalve als de mail onder de administratieplicht valt)
3. Zorg dat e-mail teruggevonden kan worden
Met alleen een e-mailopslagsysteem bent u er niet, opgeslagen e-mail moet ook terug te vinden zijn. Zorg dus voor een goede zoekfunctie. In geval van een rechtszaak is het bijvoorbeeld nodig om binnen een bepaalde tijdsperiode alle relevante e-mail aan te kunnen leveren.
4. Integreer het systeem met het totale informatiebeheer E-mailbeheer moet onderdeel zijn van het totale informatiebeheer. Elke e-mail gaat ergens over en dient dus in de juiste context worden opgeslagen
5. Selecteer Niet alles hoeft bewaard te worden, denk aan privémail. Kijk of er een intelligente softwareoplossing voor handen is die de inhoud van de mail begrijpt en automatisch opslaat. Ook kunt u mail gericht aan specifieke postbussen automatisch op laten slaan.
E-mail management is één zaak. Gebruik van internet voor prive doeleinden is ook zo'n ding (dagelijks gebruik e-bay, marktplaats /in&verkopen, sportuitslagen e.d.).
Bestaan hier wettelijke richtlijnen voor?
Bedrijfsbeleid is om gebruik voor prive doeleinden te weren. Mag werkgever toezicht houden op internetgebruik (ivm. privacy)?
H de Vries
|
|
19
-
11
-
2008
|
09
:
43
uur
Ik weet niet of het wettelijk mogelijk is het internetgebruik in de gaten te houden. Wel weet ik dat het vanuit het systeembeer bij het bedrijf mogelijk om bepaalde websites te blokkeren. Dit moeten natuurlijk geen websites zijn die ook nodig zijn bij de bedrijfsvoering.
Joris Hermans
|
|
29
-
11
-
2008
|
14
:
41
uur
CAO 81:
In België bestaat een Collectieve Arbeidsovereenkomst die stelt dat:
Indien een werknemer voor zijn werk gebruik moet kunnen maken van internet en/of email, de werkgever de werknemer ook de mogelijkheid moet geven om van deze diensten gebruik te maken voor privé doeleinden.
Heel wat (grotere?) ondernemingen houden zich hier aan, doch stellin in het eigen arbeidsreglement dat tijdens werkuren of op de hardware op de werkplaats geen persoonlijke email of internet mag gebruikt worden. Zij bieden dan vaak, bijvoorbeeld in de lunchzaal een (oude? versleten) pc aan (waar toch niemand wilt op werken) om zo te voldoen aan CAO81.
Indien email wordt gearchiveerd (zelfs gewone backups), of zelfs indien email zou worden gescanned met virusscanner, dan moet de werkgever hiervan de werknemer DUIDELIJK en EXPLICIET op de hoogte brengen volgens de Belgische Wetgeving. Bij mijn consultancy opdrachten stel ik vast dat de meeste bedrijven hier niet mee in regel zijn.
Agentschap NL hielp Amsterdance aan contacten op de Amerikaanse markt dankzij een marktscan die door de ambassade werd gemaakt. "Een prima stukje dienstverlening van de overheid". Lees hun verhaal op www.agentschapnl.nl/goedvoorbereid.
Vanaf 2020 is Generatie Z aan zet. Bent u er klaar voor? Of staat u straks schaakmat? Motiveren kunnen we Generatie Z niet, maar inspireren des te meer.
