19 mei 2008 -
Bent u ook zo’n voorstander van een netjes, opgeruimd bureau? Voor uzelf en uw medewerkers? Hoeft niet meer. Iets minder opruimen bespaart zeeën van tijd en dat komt de productiviteit ten goede.
Dat stelt Eric Abrahamson, hoogleraar aan de Columbia Business School in zijn boek ‘A perfect mess', zo weet Management Team. Uit zijn onderzoek blijkt dat werknemers met een opgeruimd bureau 36 procent meer tijd nodig hebben om een document terug te vinden dan degenen die aan een bureau zitten dat er voor een buitenstaander uitziet als onoverzichtelijk en rommelig.
Doeltreffend en creatief Achter de schijnbare rommel van werknemers zit namelijk vaak een geavanceerd maar informeel systeem van documentenbeheer, stelt Abrahamson. Dat systeem biedt volgens hem meer flexibiliteit en doeltreffendheid dan een klassiek opbergsysteem. "Daarnaast moet u zich afvragen of een schoon bureau niet aantoont dat een medewerker eigenlijk niets uitvoert tijdens zijn werkdag." Een rommelbureau zorgt er niet alleen voor dat mensen sneller hun spullen terugvinden, het bevordert ook nog eens de creativiteit, stelt de hoogleraar. "Hoe vaak heeft u niet meegemaakt dat u een document zoekt en toevallig een ander document vindt dat u een briljant idee oplevert. Op een opgeruimd bureau is de kans op zo'n toevallige ontdekking nihil."
Limiet
Volgens Abrahamson hoeft u overigens niet bang te zijn dat door de rommel het kantoor straks niet meer zichtbaar is. Hij beseft dat er een limiet is aan de hoeveelheid rommel op een bureau. "Toch moeten we ons daar niet te veel zorgen over maken. Mensen beseffen wanneer dit punt overschreden is."
Mijn ervaring en statistiek van de laatste 6 jaar toont het tegendeel aan.
Cruciaal bij het leegmaken van je bureau is de wijze waarop je de zaken opbergt. Het draait dus niet om een leeg bureau, maar om een goed opbergsysteem. Consequent en geďntegreerd.
Als meneer Abrahamson bij mij in training zou komen, zou hij zijn spullen blindelings kunnen terugvinden. Hij zou meer focus hebben en niet afhankelijk zijn van toevalligheden in zijn onderzoeken. Hij zou in staat zijn om een haalbare planning te maken. Meer rust, overzicht en een hogere productie.
Een opgeruimd bureau alleen is niet voldoende. Men dient structuur aan te brengen om op een snelle manier de respectievelijke documenten terug te vinden. Ik kan u garanderen dat werken vanuit een clean desk policy u tijdswinst zal opleveren en dat het veel aangenamer werken is. Al de mensen die ik op dit vlak gecoacht heb, ervaren een verademing. Stel je maar eens voor dat je net je garage hebt opgeruimd. Dit geeft altijd een leuk gevoel. De uitdaging is dat je uiteraard eerst tijd zal moeten investeren vooralleer tijd te kunnen winnen.
Met enige regelmaat verschijnt een dergelijk artikel als het bovenstaande, in dit geval zelfs gebaseerd op zgn. onderzoek. In de kern bevat het waarheid, maar de nuance is nogal zoek, weet ik uit ervaring in mijn eigen werkpraktijk.
Er zijn inderdaad mensen die stapeltjes op hun bureau hebben met documenten en die precies weten waar alles ligt. Er zijn vast en zeker ook mensen die een leeg bureau hebben en veel tijd kwijt zijn met het terugvinden van documenten. Dat gegeven tot algemeenheid verheffen gaat echter te ver.
In de praktijk kom ik veel bureaus tegen met stapels documenten, al dan niet in keurige mapjes. In deze stapels zitten documenten die men wil bewaren, er zitten documenten in waar acties in zitten en er zitten documenten tussen die alleen gelezen moeten worden, waarna ze weggegooid kunnen worden. Door hierin geen onderscheid te maken ontstaat bij veel werknemers het gevoel 'druk, druk, druk'. Dat komt vooral omdat er veel op het bureau ligt en men geen overzicht heeft wat de acties zijn die uitgevoerd moeten worden. Daarnaast is er nog e-mail (inboxen met meer dan 1000 e-mails zijn heel gewoon), voice-mails, notities en gedachten in je hoofd waarmee je iets wilt.
In het algemeen kan gezegd worden dat als je moeite hebt fysieke documenten goed te ordenen en terug te vinden op het moment dat je ze nodig hebt, het terugvinden van digitale documenten een ramp wordt.
De hoeveelheid nieuwe informatie neemt exponentiële vormen aan; ze verdubbelt jaarlijks.
Kortom, het organiseren van je werkplek en je werkstromen is een vaardigheid die voor iedere manager, kantoor- en kenniswerker van groot belang is. Dat hoeft niet altijd te leiden tot een leeg bureau overigens, al is het wel zo dat als je geconcentreerd wilt werken, allerlei losse blaadjes op je werkplek je erg kunnen afleiden. Vergelijk het met het dwangmatige gedrag dat we inmiddels allemaal vertonen, om elke 15 minuten onze Inbox te bekijken.
De overtuiging dat een leeg bureau leidt tot minder creativiteit is een veel voorkomende. In het algemeen is het echter niet waar. Onze creativiteit neemt toe, naarmate we meer rust en overzicht ervaren. Je hoofd is bedoeld om dingen te bedenken, niet om dingen te onthouden. Ben je je hoofd vooral aan het gebruiken voor dat laatste, dan zul je minder geniale invallen krijgen en zullen de invallen die je krijgt ook weer wegebben.
Dit alles is natuurlijk niet zwart-wit. Wat voor de een goed werkt, is voor de ander een ramp. De volgende tips zijn echter vrij universeel:
1. Zorg voor een persoonlijk archief dat eenvoudig is, handig in gebruik en plezierig om mee te werken. (Dus onder handbereik, geen ingewikkelde systemen en dat uitdaagt om het op orde te houden).
2. Zorg dat je documenten op je bureau, in je Inbox als je ze in je handen krijgt, niet even scant, maar ook direct verwerkt. Dit voorkomt dat je documenten zo'n 10 keer vasthoudt voordat je besluit wat er mee moet.
3. Verwerken betekent jezelf vragen wat het is, of er een actie uitgevoerd moet worden. Zo ja, dan noteer je deze actie in een extern betrouwbaar systeem.
4. Neem als je het druk hebt de tijd om je werk te organiseren. Dit lijkt misschien niets op te leveren, maar zorgt wel dat je overzicht houdt en het onderscheidt blijft maken tussen dat wat belangrijk is en wat niet.
Herken je jezelf meer in de situatie dat je tussen de bomen het bos niet meer ziet, dan is het de moeite waard je in te schrijven voor mijn nieuwsbrief.
Marijke Blommendaal, Kijk op Organizing
verkerkkarel@hotmail.com
|
|
20
-
05
-
2008
|
15
:
11
uur
Mens of methode centraal?
mi moet de methode dienend zijn. Uiteindelijk zullen we komen tot een mengvorm waarin het individu binnen bepaalde speelgrenzen zijn eigen werkomgeving kan inrichten om optimaal te kunnen werken. Deze vorm van personalisering wordt steeds belangrijker. De werknemer wordt steeds belangrijker en schaarser. Net zoals studenten een ideale leermethode hebben is er ook een ideale opbergmethode (kennis verwerven, kennis opslaan). Als de werknemer thuis zou werken heeft de werkgever ook geen invloed op de werkwijze en eigenlijk ook geen belang. Wel heeft werkgever belang bij het eindresultaat.
A Koning
|
|
21
-
05
-
2008
|
07
:
22
uur
Ik heb voor een directeur gewerkt met een net bureau en voor een met een rommelig bureau.
Het is veel prettiger werken voor iemand die netjes is, zeker wanneer je nogal eens een bureau moet delen.
Informeren, boeien en amuseren – Steve Jobs heeft presentaties tot een kunstvorm verheven. De vroegere CNN-journalist Carmine Gallo heeft de technieken van het presentatiegenie geanalyseerd en de conclusies in een E-book gebundeld. Download nu het whitepaper gratis op CitrixOnline!
Op de vernieuwde site van Brisk Magazine vindt u meer dan 100 handige checklists voor ondernemers. Van het oprichten van een BV, het uitvoeren van een marktonderzoek, tot elektronisch factureren. Van de checklist 'functioneringsgesprek' tot het tegengaan van een jetlag. En nog veel meer. Gratis. Meld u nu aan!
Wilt u ook risico's nemen, knopen doorhakken en moeiteloos collega's en vrienden overtuigen? Kies dan voor de strategieën en tactieken van de generaal, toonbeeld van daadkracht en heldere communicatie.
