Drie tips om met technologie tot betere communicatie te komen

25 april 2008 - Als bedrijven zich niet snel gaan richten op werkplek 2.0, dan lopen ze straks achter op grote ontwikkelingen binnen communicatie- en samenwerkingstechnologieën. Dat stelt Avanade. Het consultancybureau stelt dat 2008 het jaar van de ‘nieuwe generatie werkplek’ moet worden.

Daarom hebben ze een aantal tips opgesteld voor het inzetten van technologie om werkplek 2.0 te realiseren. 6Minutes zet ze op een rij: 

1. Zorg voor een goed mobiliteitsbeleid
Een puur op technologie gerichte aanpak van mobiliteit voldoet niet meer in 2008. Als een organisatie nog geen beleid heeft voor mobiel werken en het delen van informatie, dan moet ze dit zo snel mogelijk gaan opstellen. De IT-afdeling dient de mobiele werkers te kunnen ondersteunen. In eerste instantie zullen zaken als onderhoud, netwerk, beveiliging en applicaties aan bod komen. Echter, de algehele strategie moet zodanig worden aangepast dat u voordeel haalt uit mobiliteit. Zaken die hieruit voortvloeien zijn: kantoorruimte besparen, minder reiskosten, dichter bij de klant en leverancier staan en de productiviteit verhogen bij de medewerkers die niet langer in één ruimte werken. 

2. Creëer een juiste samenwerkingssfeer
E-mail is een belangrijk medium. Echter, het wordt vaak niet op de juiste manier gebruikt. Het is bijvoorbeeld te langzaam, te eenzijdig en inboxes zijn regelmatig overvol binnen veel organisaties. Meestal hebben de afzender en ontvanger geen inzicht in wanneer iemand een bericht daadwerkelijk leest. Voor 2008 geldt dan ook: samenwerking. Om dit te bewerkstelligen is aanwezigheid erg belangrijk. Het online delen van informatie is effectiever dan het versturen van e-mails, wanneer het gaat om de samenwerking bij een project of het aanvullen van een document. Om dit goed te laten verlopen moet de IT-afdeling niet alleen de tools leveren, maar ook betrokken zijn bij het bedenken van een strategie voor de juiste samenwerking. 

3. Stem uw communicatie af
Het budget voor telefoonkosten wordt steeds vaker de verantwoordelijkheid van de IT-manager. Om op de kosten van interne en internationale telefoontjes te besparen kan het beste worden overgestapt naar IP-telefonie. Dat brengt niet alleen kostenbesparingen met zich mee, maar maakt de communicatie bovendien effectiever.  Dit geldt zowel voor communicatie binnen de organisatie als met partners en leveranciers. 

Nieuwe relaties
"In de zakenwereld gaat het niet alleen om wie je kent, maar juist om hoe je contact met deze mensen legt," zegt André Huizing, directeur van Avanade Nederland. "Het internet heeft onze verwachtingen verhoogd, omdat we nu real-time kunnen samenwerken en communiceren. Technologie is de afgelopen jaren enorm verbeterd, maar sommige organisaties zijn nog niet volledig up-to-date. Technologie werd ingezet om relaties op de werkplek te ondersteunen en nu moeten we met behulp van deze technologie nieuwe relaties opbouwen en nieuwe mogelijkheden ontdekken."

Gerelateerde nieuwsitems