17 december 2007 -
Het papierloze kantoor lijkt definitief van de baan, zo signaleert Hans Voshol van AA-Document Systems. Hij ziet een toename van printergebruik van twaalf tot zeventien procent per jaar en verwacht dat die groei zeker aanhoudt tot 2011.
Ondanks de toenemende digitalisering van documenten, blijkt papier niet uit het kantoor te verbannen. Wel wordt er meer efficiënt gewerkt dankzij geavanceerde scanmogelijkheden van multifunctionals. Documenten zijn snel en overzichtelijk voor iedereen beschikbaar. Ook vanaf andere locaties kan men documenten vlot benaderen. Toch worden deze documenten vaak alsnog uitgeprint. Een werknemer print gemiddeld 34 velletjes per dag.
Psychologische factoren
Bij de grote populariteit van papieren documenten spelen vooral psychologische factoren een rol. Zo heeft papier het grote voordeel dat men het kan vasthouden. Bovendien leest een tekst van papier prettiger en zijn aantekeningen gemakkelijk te maken terwijl dit bij de tekstverwerker al gauw onoverzichtelijk wordt.
Bewustmaking Bij de introductie van het begrip paperless office waren ook milieuorganisaties enthousiast. Het papierverbruik drukt immers zwaar op het milieu. Hans Voshol ziet hierin een duidelijke rol voor zijn branche weggelegd. Voshol: "Wij proberen gebruikers bewust te maken van hun printgedrag, zodat onnodige prints zoveel mogelijk voorkomen worden. Dat is niet alleen goed voor het milieu maar ook kostenbesparend voor de werkgever."
Ook ik heb mij in de beginjaren van Document Imaging (1988), als producent van DIS en Workflow systemen, bezondigd aan uitingen over het papierloze kantoor. Echter, na enkele jaren deze opvatting te hebben gepredikt, ben ik eveneens tot inkeer gekomen en heb mijn tekst aangepast van papierloos naar papierarm.
Feit blijft, dat de introductie van DIS en zeker ook in combinatie met Workflow onomkeerbaar is maar vaak wordt “tegengehouden” door menselijke factoren.
Acceptatie van deze technieken wordt vooral tegengewerkt door: ''waarom anders, het gaat nu toch ook goed?'', argwaan (big-brother), opvattingen over kosten, terwijl men de baten vergeet, maar ook de printerfabrikanten. Begin jaren ’90 kreeg ik al bezoek van diverse verontruste merken, die zich afvroegen of zij zich zorgen moeten maken. Het gevolg is in ieder geval geweest, dat de meeste printerproducenten inmiddels een digitale variant hebben van het hun beconcurrerende product of integratie hebben bewerkstelligd van hun apparatuur met software van derden of zelfs samenwerkingsverbanden met deze organisaties zijn aangegaan, om in het voorkomende geval, Imaging-applicaties te kunnen leveren.
Het feit, dat nu steeds meer wordt afgedrukt, komt mede door de snelheid waarmee informatie ontstaat. Elke afdruk heeft tegenwoordig een digitale oorsprong en deze blijft bewaard en beschikbaar in eigen of externe netwerken. Het gemak van papier is evident, maar of dat de meest actuele weergave van een onderwerp is, is niet altijd duidelijk.
Breed toegepast Digitaal informatiebeheer komt er uiteindelijk (ook al roepen we dat nu al jaren) maar zal pas echt doorbreken als er definitieve standaards zijn (i.v.m. digitale houdbaarheid) en methoden om, gemakkelijker dan tot nu toe, digitale informatie te kunnen uitwisselen.
Leuke discussie.
Jan Bijl,
Informatiemanager SRA
JGC Bijl
|
|
8
-
01
-
2008
|
14
:
49
uur
Opmerking over twee beeldschermen klopt. Echter, wordt minder noodzakelijk indien men werkt met een 20'' of nog groter scherm. Dan is er meer ruimte om naast een geopend dossier/document een andere applicatie ''open'' te hebben.
Een tweede beeldscherm van minimaal 17'' wordt door veel budgethouders toch als iets ''too-much'' ervaren. Het vormt toch weer een extra hindernis bij de accepatie van systemen die minder/geen papier nastreven.
JB
Als suggestie om gemakkelijker over te gaan tot papierloos/papierarm werken het volgende. Als freelancer werk ik regelmatig binnen verschillende bedrijven. Op mijn thuiskantoor werk ik met twee beeldschermen. Het verschil met een werkplek met (maar) 1 beeldscherm is op zijn zachtst gezegd opmerkelijk.
Mijn ervaring is dat voor een papierarm kantoor ten minste twee beeldschermen nodig zijn. Vaak moet je iets lezen waarmee je tegelijkertijd aan het werk moet.
Kun je dat niet op een beeldscherm tonen zonder telkens van beeld te moeten wisselen, dan wordt het geprint en op het bureaublad neergelegd. Dat werkt prettig.
Het is op zich een simpele oplossing die misschien zo logisch is dat je het over het hoofd ziet. In de praktijk kan hiermee al veel tegenzin tegen papierloos werken worden weggenomen. Wellicht lijkt de oplossing duur, maar tegenwoordig is papier ook schier onbetaalbaar geworden. Beeldschermen daarentegen worden steeds beter betaalbaar. Een afweging richting milieu kan ik op dit moment moeilijk te maken omdat er dan ook productiekosten en energieverbruik van twee schermen mee gaan tellen. Maar ik kan mij voorstellen dat dit geen bezwaar oplevert om met een extra beeldscherm te gaan werken.
Informeren, boeien en amuseren – Steve Jobs heeft presentaties tot een kunstvorm verheven. De vroegere CNN-journalist Carmine Gallo heeft de technieken van het presentatiegenie geanalyseerd en de conclusies in een E-book gebundeld. Download nu het whitepaper gratis op CitrixOnline!
Op de vernieuwde site van Brisk Magazine vindt u meer dan 100 handige checklists voor ondernemers. Van het oprichten van een BV, het uitvoeren van een marktonderzoek, tot elektronisch factureren. Van de checklist 'functioneringsgesprek' tot het tegengaan van een jetlag. En nog veel meer. Gratis. Meld u nu aan!
Wilt u ook risico's nemen, knopen doorhakken en moeiteloos collega's en vrienden overtuigen? Kies dan voor de strategieën en tactieken van de generaal, toonbeeld van daadkracht en heldere communicatie.
