Enkele tips tegen media-overload

10 augustus 2007 - In veel bedrijven wordt de hele dag door druk gecommuniceerd. Om de medewerker te bereiken gebruiken de meeste werkgevers een flink aantal (nieuwe) media, zoals e-mail, intranet, telefoon, weblogs, websites, instant messaging (IM), webconferencing, Post-its, interne memo’s, SMS-berichten, nieuwsbrieven en interne magazines. Maar is dit effectief, vraagt Express.be zich af.

Multi Tasker Syndrome
Nee, zegt softwarebedrijf Netpresenter. Steeds meer medewerkers dreigen ten prooi te vallen aan MTS, ofwel Multi Tasker Syndrome, en dat heeft een dramatisch effect op de productiviteit van deze medewerkers. Door de communicatiestrategie eens goed onder de loep te nemen en een aantal kleine veranderingen aan te brengen, is een heleboel te winnen. Als een fulltime medewerker na deze aanpassingen iedere dag een uur langer effectief kan werken, scheelt dat per werknemer anderhalve maand aan effectieve werktijd per jaar. 

Tips
Uit eerder onderzoek van Gartner bleek al dat de gemiddelde medewerker 12,5 tot 25 procent van zijn tijd bezig is met e-mail. Netpresenter geeft een aantal tips:
- Moedig medewerkers aan om selectief om te gaan met nieuwe media en zorg dat de interne communicatie medewerkers niet stoort tijdens het werken.
Vooral bij werk dat concentratie vereist, duurt het minstens twintig minuten voordat een ` medewerker weer helemaal ‘in de taak’ zit.
- Beperk het aantal mensen dat je een bepaald bericht stuurt zoveel mogelijk. Maak onderscheid tussen belangrijk, urgent nieuws en leuk, niet-urgent nieuws. N
- Neem het gebruik van e-mail door uw medewerkers onder de loep.
Veel medewerkers weten niet hoe ze efficiënt met dit medium om moeten gaan, terwijl het het meest gebruikte medium binnen bedrijven is. Training kan medewerkers bijvoorbeeld leren om de inbox niet als to-do lijst te beschouwen en niet altijd allerlei mensen te cc-en.

Gerelateerde nieuwsitems