zoeken Nieuwsbrief
      Linkedin    Twitter   
  
nieuws
 

Meer transparantie en lagere kosten met digitaal contractmanagement

31 juli 2017 - Bijna elk bedrijf worstelt met contractbeheer. Het is vaak een omslachtig en onoverzichtelijk proces. De gebruikers van de contractueel overeengekomen diensten werken vaak op verschillende afdelingen.

Als een organisatie ook nog meerdere vestigingen heeft, kan zomaar ongemerkt de opzegdatum van een contract voorbijgaan en wordt het contract automatisch, en daarmee mogelijk ongewild, verlengd.
"Wie dagelijks met contracten en overeenkomsten te maken heeft, kent de ‘standaardprocedure’: contracten verdwijnen in ringmappen op verschillende afdelingen en zijn vaak maar moeilijk terug te vinden," aldus Jeffrey Muller, Business Development Expert ITS bij Konica Minolta. "Niemand heeft nog overzicht, waardoor voorwaarden en looptijden zomaar over het hoofd worden gezien. Dit heeft tijdverspilling en onnodige kosten tot gevolg." Dat kan anders volgens Muller.
 
De veranderende kantooromgeving
Het feit dat we het overzicht binnen de kantooromgeving zijn kwijtgeraakt, heeft te maken met grote veranderingen in de kantooromgeving. Muller legt uit: "Dit komt door de veranderende samenstelling van personeel en klanten en de behoeftes die zij met zich meebrengen." Bij diverse uitdagingen speelt de mens een grote rol:


 

  • De hoeveelheid aan data die verwerkt of gebruikt moet worden, neemt gigantisch toe. Mensen hebben bovendien van oudsher moeite met weggooien, dit geldt ook voor data.
  • Uit onderzoek is gebleken dat mensen door de grote hoeveelheid aan informatie enorm veel kostbare tijd kwijt zijn aan het nutteloos zoeken naar informatie.
  • Loyaliteit wordt steeds zeldzamer; er moet sneller en beter gereageerd worden op de markt, om te voorkomen dat de concurrent voordeel uit jouw trage reactie haalt en klanten afpakt.
  • Veel processen worden nog steeds handmatig uitgevoerd. Medewerkers hebben vaak wel middelen tot hun beschikking, maar maken hier nog niet optimaal gebruik van.
  • De wet- en regelgeving wordt alleen maar complexer en veeleisender. Als je hier als organisatie niet aan voldoet, dan wachten hoge boetes of andere gevolgen zoals reputatieschade of afname in omzet.
 
"In de huidige transitie binnen bedrijfsomgevingen kan digitalisering een grote rol van betekenis spelen. Contracten zijn een belangrijke basis van economisch handelen in een bedrijf. Ze definiëren vastgelegde afspraken en verplichtingen tegenover klanten en dienstverleners op het gebied van bijvoorbeeld samenwerking of arbeidsverhoudingen. Veel bedrijven beginnen daarom met het digitaliseren van hun contractbeheer."

Absolute dataveiligheid
"Middels digitaal contractbeheer behoudt uhet overzicht over alle taken en belangrijke data voor alle lopende contracten," gaat Muller verder. "Verantwoordelijke medewerkers krijgen ruim van tevoren een melding dat zij contracten moeten evalueren en aanpassen. Dit heeft grotere transparantie en lagere kosten tot gevolg."
Een slim autorisatieconcept zorgt ervoor dat onbevoegden geen toegang hebben tot belangrijke bedrijfsinformatie. Met digitaal contractmanagement hebben alleen díegenen met de juiste rechten toegang tot specifieke data en contracten. "Absolute dataveiligheid is hiermee gegarandeerd," aldus Muller. "Daar kan geen papieren archief tegenop!"
Natuurlijk moet de organisatie hier wel klaar voor zijn. "U zult alle processen in kaart moeten brengen om vervolgens te kunnen automatiseren. Hiermee wordt u in staat gesteld om risico’s te verminderen en beheersen. Samenwerking en communicatie zijn misschien wel de belangrijkste factoren voor goed contractmanagement."
 
Bekijk voor meer informatie de webinar over digitaal contractmanagement.
 

 
 Doorsturen   Reageer  

 

Laatste nieuws

 Consument stapt over bij slechte digitale dienstverlening
 Hoe leidt u een bedrijfsovername in goede banen?
 Thuiswerken: effectief of ten koste van het bedrijfsresultaat?
 

Gerelateerde nieuwsitems

 Digitaal in de Boardroom: spraakverwarring
 Slechts vijf procent grote bedrijven klaar voor digitaal tijdperk
 Trends in digitaal documentbeheer
 Digitale leiders presteren financieel beter en hebben tevreden personeel
 
 
reacties
 
Er zijn nog geen reacties.

REAGEREN

Naam:
Emailadres:
URL: (niet verplicht) http:// 
 
Reactie/Opmerking:
Ik wil bericht per e-mail ontvangen als er meer reacties op dit artikel verschijnen.
 
Als extra controle, om er zeker van te zijn dat dit een handmatige reactie is, typ onderstaande code over in het tekstveld ernaast. Is het niet te lezen? Klik hier om de code te wijzigen.
Meer dan 100 gratis checklists voor ondernemers. Op Brisk Magazine, internetmagazine voor ondernemers.
Bescherm uw data - infographic over informatiebeveiliging
reacties
Waarom werkstress niet tot burn-out leidt (6) 
Vrouwelijke 35-plussers verdienen nog steeds minder dan mannen (3) 
‘State of the Art’ uit GDPR-regelgeving zaait verwarring  (1) 
Digitalisering: de mens in het centrum van waardecreatie door inkoop (1) 
Ambitie beschikbaarheid breedbandig internet komt met huidig beleid in gevaar (1) 
70 procent werkgevers ontvangt CV’s met leugens (4) 
Online gokken mogelijk toegestaan (1) 
beurs
Stijgers Dalers
Doc data 0.44  4.8 %
Value8 5.27  4.6 %
Binck 4.25  3.9 %
TNT express 8.45  -9.5 %
Altice 7.56  -8.8 %
Beter bed 14.36  -3.6 %
HP Inc presteert beter dan verwacht
Hewlett Packard Enterprise boekt hogere resultaten
AkzoNobel en Axalta eindigen fusiegesprekken
meer beurs
top10
Hoe u medewerkers stimuleert regie over ontwikkeling te nemen
Zeven trends die zakelijke IT-omgevingen een boost zullen geven
Vrouwelijke 35-plussers verdienen nog steeds minder dan mannen
2018 wordt het jaar van hivenets, swarmbots en polymorfe malware
Zes richtlijnen voor digitale transformatie
Thuiswerken: effectief of ten koste van het bedrijfsresultaat?
Vliegtuig-wifi nog steeds duur en beperkt in aanbod
Nederlandse bedrijven optimistisch; vertrouwen in Verenigd Koninkrijk daalt
Ronald Doesburg wint Young Captain Award 2017
Financiële sector heeft geen vertrouwen in naleving regelgevingen
meer top 10
vacatures
meer vacatures