zoeken Nieuwsbrief
      Linkedin    Twitter   
  
nieuws
 

Voorkom dat gescande documenten op de digitale stortplaats belanden

20 januari 2017 - Organisaties hebben jarenlang flink geïnvesteerd in document imaging-systemen. Het digitaliseren van papieren documenten is namelijk een belangrijke eerste stap in het verhogen van de productiviteit binnen een bedrijf.

Eén uitdaging blijft bestaan: hoe helpt u gebruikers documenten terug te vinden zodra ze zijn gescand? Zonder ondersteuning op dit gebied zal snel blijken dat de berg papier enkel is omgezet in een digitale stortplaats voor gescande documenten, die de productiviteit op geen enkele manier bevordert en soms zelfs belemmert.
Enterprise indexing zorgt ervoor dat de inhoud van een document gesorteerd wordt, zodat content vindbaar is. Zo weet een zoekmachine welke content zich waar bevindt en worden resultaten sneller getoond. Konica Minolta legt uit hoe enterprise indexing document management ontlast.
 

  • Niet meer coderen
    Het moeilijkste en meest tijdrovende deel van document imaging is het handmatig coderen van elk document. Bovendien bestaat er een groot risico op fouten. Is het archief groot, dan kan het maanden kosten om documenten in het systeem te zetten en ze doorzoekbaar te maken met de juiste codering. Deze belasting verdwijnt niet zodra het complete archief is overgezet, aangezien er elke dag nieuwe documenten worden gecreëerd en opgeslagen.
    Enterprise indexing werkt zonder intensieve codering en structurering van gescande documenten. Het gaat verder dan het enkel vastleggen van metadata en documentnamen. Alle content in gescande documenten wordt namelijk volledig doorzoekbaar gemaakt. Gebruikers kunnen de informatie vinden die ze zoeken, door zoektermen te gebruiken die voorkomen in het document.
     
  • Geen routing-problemen
    Beslissen waar een nieuw gescand document opgeslagen moet worden – ook wel ‘routing’ genoemd – veroorzaakt vaak problemen zodra een document later teruggevonden moet worden. Veel organisaties laten gebruikers ongehinderd een eenvoudig proces doorlopen dat bestaat uit coderen en routing, zonder controle-eisen. Het is simpel, maar door het gebrek aan eisen ontstaat er een chaos waarin documenten zoekraken. Bedrijven die de zwakke punten van deze benadering inzien, kiezen vaak voor een meer gestructureerde en gecentraliseerde aanpak door te investeren in documentmanagement-systemen (DMS). Dit blijkt het probleem echter niet op te lossen door de gelimiteerde zoekmogelijkheden. Bovendien is de migratie kostbaar en is het niet erg gebruiksvriendelijk doordat gebruikers hun gehele werkproces moeten aanpassen. Met enterprise indexing kunnen gebruikers documenten opslaan waar ze maar willen, in elk formaat, via elk scanapparaat en met een benaming naar keuze. Zoals eerdergenoemd, zijn bestanden vervolgens eenvoudig terug te vinden met behulp van trefwoorden.
     
  • Typfouten zijn geen obstakel
    Typfouten in de documentbenaming zijn snel gemaakt. In veel gevallen betekent dit dat het document niet meer gevonden zal worden en belangrijke informatie verloren gaat. Vertrouwen op individuen en hoe ze handmatig namen toekennen aan documenten, zorgt ervoor dat documenten lastig deelbaar zijn binnen de organisatie. Bij enterprise indexing is de beheerder van het document niet nodig om metadata op te roepen. Daarnaast is volledige nauwkeurigheid als het gaat om bestandsnamen niet noodzakelijk. Zelfs als een gebruiker de naam van het document niet weet, kan het bestand toch worden teruggevonden doordat de inhoud van elk document volledig wordt geïndexeerd. 
     
  • Niet gelimiteerd tot gescande documenten
    Gebruikers willen inzage hebben in alle documenten die betrekking hebben tot een bepaalde zoekopdracht. Met toegang tot alle relevante informatie kunnen gebruikers namelijk betere beslissingen maken. Limiteer gebruikers daarom niet tot enkel gescande documenten, waardoor ze vervolgens handmatig individuele applicaties moeten raadplegen om te zoeken naar verwachte documenten. Gescande content en documenten op het netwerk – waaronder Microsoft Office-documenten – worden met enterprise indexing samengevoegd, waardoor alle relevante content direct zichtbaar is voor mensen die het nodig hebben en geautoriseerd zijn om het te zien.
     
  • Geen speciale hardware nodig
    Het laatste dat bedrijven willen, is gedwongen worden om nieuwe hardware aan te schaffen of softwaresystemen opnieuw in te richten om met nieuwe bedrijfsprocessen om te kunnen gaan. Om over nieuwe servers om de gecentraliseerde documentenopslag te beheren maar niet te spreken. Software voor enterprise indexing draait op de meest gebruikelijke platformen, en alle processen en functionaliteiten zijn opgenomen op één server. Bovendien hoeven gebruikers dankzij de browser-gebaseerde gebruikerstoegang geen extra software te installeren op hun bureaublad.

  • Verloren uren
    "Er gaan veel uren verloren aan het terugzoeken van verkeerd gearchiveerde digitale documenten. Als een document onvindbaar blijkt te zijn, gaat er nog veel meer tijd zitten in het opnieuw creëren van het verloren document," aldus Jeffrey Muller, Business Development Expert ITS bij Konica Minolta. "Het is voor een organisatie zowel vanuit financieel oogpunt als voor de productiviteit van belang dat er goed wordt omgegaan met document management. Enterprise indexing kan bedrijven hier enorm bij helpen."
     

     
     Doorsturen   Reageer  

     

    Laatste nieuws

     Cybersecurity-blunders van derden vormen grootste kostenpost
     Zorgvacatures zorgwekkend slecht geschreven
     Vrouwen besluiten vˇˇr hun zestiende dat ze niet in cybersecurity willen werken
     

    Gerelateerde nieuwsitems

     Werknemer besteedt dag per week aan onnodig ingewikkelde documentprocessen
     'Vertrouw niet op de back-up, maar controleer hem┤
     Vijf belangrijke vereisten voor Smart Document Management
     Mythe van papierloze samenleving ontkracht
     
     
    reacties
     
    Er zijn nog geen reacties.

    REAGEREN

    Naam:
    Emailadres:
    URL: (niet verplicht) http:// 
     
    Reactie/Opmerking:
    Ik wil bericht per e-mail ontvangen als er meer reacties op dit artikel verschijnen.
     
    Als extra controle, om er zeker van te zijn dat dit een handmatige reactie is, typ onderstaande code over in het tekstveld ernaast. Is het niet te lezen? Klik hier om de code te wijzigen.
    Meer dan 100 gratis checklists voor ondernemers. Op Brisk Magazine, internetmagazine voor ondernemers.
    Bescherm uw data - infographic over informatiebeveiliging
    reacties
    Vrouwen besluiten vˇˇr hun zestiende dat ze niet in cybersecurity willen werken (1) 
    Cybersecurity-blunders van derden vormen grootste kostenpost (3) 
    Goede vragen stellen is een kunst (2) 
    Mobiele professionals steeds meer verslaafd aan Wi-Fi (1) 
    Hoe stel in het functoneren van mijn projectleider aan de kaak? (1) 
    Nederlander verveelt zich het minst vaak op het werk (2) 
    HR-verantwoordelijke mkb ligt wakker van behouden werknemers (4) 
    beurs
    Stijgers Dalers
    Gemalto 45.6  34.6 %
    Altice 8.83  8.5 %
    Postnl 4.1  4.3 %
    TNT express 8.45  -9.5 %
    Unibail-roda 215  -4.1 %
    Galapagos 73.75  -3 %
    Leden FNV ook akkoord met cao PostNL
    Beursupdate: AEX op Wall Street
    Update: Atos doet bod op Gemalto
    meer beurs
    top10
    Goede vragen stellen is een kunst
    Een vijfde van de loonstrookjes klopt niet
    HR-verantwoordelijke mkb ligt wakker van behouden werknemers
    Veilig bestanden delen: zeven best practices
    Lean & Agile: gouden huwelijk of langdurige strijd?
    Nederlander verveelt zich het minst vaak op het werk
    Cupido Festival 2017: klantenliefde? Start met bevlogen medewerkers
    Strijd om tech-talent losgebroken
    Belang employer branding neemt toe in recruitmentproces
    Werkgevers schieten tekort in strategie rondom gezondheid
    meer top 10
    vacatures
    meer vacatures