15 december 2016 -
Onder IT-managers bestaat een grote angst voor audits van met name Microsoft, Oracle en SAP. Dat blijkt uit een wereldwijd onderzoek van Snow Software. Microsoft komt als meest gevreesd uit het onderzoek naar voren.
Aan de respondenten werd de vraag gesteld welke drie vendoren zij het meest vrezen als auditor. Microsoft werd door 75 procent van de organisaties genoemd, gevolgd door Oracle en SAP met respectievelijk 53 en 33 procent. Uit hetzelfde onderzoek blijkt dat Microsoft ook de meeste auditactiviteit heeft. Maar liefst 68 procent van de organisaties is de afgelopen twaalf maanden door Microsoft benaderd voor een audit. Tweede op de ranglijst is SAP met 36 procent, gevolgd door IBM met 31 procent.
Horrorverhalen
Vice President van Snow Software, Matt Fisher, reageert op de resultaten. "We hadden wel verwacht dat Microsoft de meeste audits uitvoert, maar dat deze vendor ook het meest gevreesd is, hadden we niet verwacht. Naar onze ervaring is Microsoft juist het minst agressief in haar controles." Fisher kent eerder horrorverhalen over audits van Oracle of Attachmate (nu Micro Focus). Nu dat veel softwarevendoren – waaronder SAP, IBM, VMware en Citrix – in het laatste kwartaal van hun jaar zitten en vechten voor elk beetje extra omzet, is het te verwachten dat de auditactiviteit stijgt in deze periode.
Voorbereiden op een audit
Onnodige kosten in true-up fees en boetes (29 procent), het moeten uitleggen van niet-gebudgetteerde kosten aan het bedrijfsmanagement (negentien procent) en de verstoring die het veroorzaakt voor de dagelijkse bedrijfsvoering (negentien procent), zijn de drie belangrijkste redenen voor SAM- en IT-managers om huiverig te zijn voor een audit. Fisher stelt echter dat dit helemaal niet nodig is. "Ons advies is om software goed onder controle te houden", aldus Fisher. Snow Software raadt organisaties aan de volgende stappen te volgen om zo hun positie voorafgaand aan een audit te versterken:
Accepteer de auditaanvraag zo snel mogelijk. Negeer de aanvraag nooit, de auditor gaat niet weg. Een snelle respons leidt tot een beter gevolg.
Doe zoveel mogelijk research naar de vendor die de audit uitvoert. De beste manier om het bedrijf voor te bereiden op een audit, is uitvinden wat tijdens de audit wordt verwacht.
Maak een zo volledig mogelijke inventarisatie van alle activa, inclusief hardware-configuratie, software-implementaties en het gebruik.
Controleer met behulp van de inventarisatie of het bedrijf voldoet aan alle licentierechten.
Gebruik de juiste technologie. Een SAM-applicatie kan behulpzaam zijn in het optimaliseren van alle software. Niet-gebudgetteerde kosten worden zo voorkomen.
