zoeken Nieuwsbrief
      Linkedin    Twitter   
  
nieuws
 

Gooi geen geld weg met een slechte urenregistratie

6 december 2016 - Uit onderzoek blijkt dat vijftien procent van de uren niet gefactureerd wordt door een slechte urenregistratie. U weet ook dat er declarabele uren verloren gaan wanneer men niet elke week schrijft, en u dus geld weggooit.

 Maar het blijft elke maand een heet hangijzer, ook bij uw personeel. Maar er lijken altijd andere dringendere zaken te zijn. En er zijn binnen het bedrijf altijd mensen die gewoon geen uren registreren. Soms zou u als manager er moedeloos van worden. Gelukkig is er wat aan te doen. Arjan Nieuwbeerta, marketing manager van Software Vergelijken, presenteert daarom vijf tips om de urenregistratie te verbeteren aan de hand van onbewuste psychologische behoeften.
 
De evolutie van het brein
De evolutie van het brein heeft de technologische ontwikkelingen niet bij kunnen houden. Het oerbrein werkt volgens de simpele basisprincipes uit de oertijd en dit zijn nog steeds de drijfveren bij alles wat men doet. U merkt hier verder niks van, het zijn onbewuste processen. Wist u dat 95 procent van de beslissingen genomen worden in het oerbrein? Het bewuste brein is hier dus nauwelijks tegen opgewassen. En omdat niets gebeurt zonder toestemming van het onderbewuste, staat u niks anders te doen dan deze te verleiden tot meewerken. Zodat het vanuit zichzelf gemotiveerd is uw doelen te verwezenlijken. Het leuke is, de trucjes die voor uw oerbrein werken, werken ook voor de oerbreinen van de mensen om u heen, oftewel uw team of medewerkers. In de marketing en reclame wereld wordt hier al gretig gebruik van gemaakt. In dit artikel vindt u de vier drijfveren van het oerbrein en hoe u deze kan inzetten om de urenregistratie wekelijks up-to-date te krijgen. Zonder strijd, maar door onbewuste verleiding.
 
Mensen willen sociaal geaccepteerd worden
Vanuit de overleving zit het in de mens ingebakken zich veiliger te voelen in een groep. De hersenen zijn ook zo ingericht. Wetenschappers ontdekten dat hetzelfde pijncentrum als bij fysieke pijn wordt geactiveerd in de hersenen bij sociale uitsluiting. Het plezier centrum, met het feelgood hormoon oxitocyne, wordt geactiveerd bij sociale acceptatie.
U kunt gebruik maken van dit principe, door bijvoorbeeld maandelijks een e-mail rond te (laten) sturen met daarin de namen van de mensen die niet bij zijn met het uren schrijven. De sociale druk zal maken dat ze voortaan meer gemotiveerd zijn op tijd hun uren te registreren.
 
Mensen hebben een behoefte aan controle en duidelijkheid
Zelfbeheersing is een bron die opraakt als men er teveel van gebruikt. Door ergens een gewoonte van te maken gebruikt u de zelfbeheersing niet meer. Dat is mooi, want die is na een halve werkdag toch vaak op. En bij een gewoonte heeft u dus veel meer kans dat het gebeurt en kost het geen energie!
Als manager kunt u gebruik maken van dit principe door bedrijfsbreed de regel in te stellen dat er elke dag aan het eind van de dag uren geregistreerd moeten worden door iedereen. En dat deze op vrijdagmiddag nagelopen worden door iemand. Zo faciliteert u het ontwikkelen van een gewoonte.
 
Mensen willen gewaardeerd worden en zijn bang te verliezen wat ze hebben
Iedereen binnen uw organisatie vindt het leuk een opsteker te krijgen. Het geeft een boost aan het zelfvertrouwen en een fijn gevoel. Waardering in de vorm van persoonlijke aandacht blijkt op de lange termijn vaak nog beter te werken dan geldelijke beloningen.
Dit principe kunt u gebruiken door medewerkers die op tijd hun uren hebben geschreven, eens in de zoveel tijd te belonen met een waarderende e-mail of face to face compliment. Een simpel: ‘goed bezig, ik waardeer de inzet’ van u als manager kan wonderen doen voor de motivatie!
Ook de angst om te verliezen wat men heeft, kunt u inzetten voor het verbeteren van het uren registreren. Door van het up-to-date zijn met uren schrijven een bedrijfsdoelstelling te maken, die bij de jaarlijkse beoordeling wordt meegenomen, verhoogt u de motivatie om te schrijven. Er hangt nu namelijk echt iets vanaf. Ook geeft u zo het signaal dat het echt belangrijk voor het bedrijf is. Hierbij geldt wel: ‘practice what you preach’. U zult als manager dan zelf ook moeten zorgen dat u bij bent.

Mensen hebben behoefte aan plezier
Maak het uren registreren zo leuk en makkelijk mogelijk. Zorg voor een moderne tool met behulp van urenregistratie software. Er zijn bijvoorbeeld tools die elke dag een andere spreuk tonen. Zo wordt het leuk en lonend om in te loggen in de tool. Het klinkt misschien wat flauw voor het bewuste brein, maar onbewust werkt het echt. Als men dan eenmaal ingelogd is, zal de gewerkte uren registreren automatisch volgen.
Het uren registreren zelf maakt u voor medewerkers eenvoudig door slechts enkele categorieën qua uren regels aan te maken. Voorkom dus keuzestress. Enkele categorieën zijn nuttig voor analyse achteraf, maar wanneer het uren schrijven teveel tijd kost, haken mensen sneller af. Kortom, het gaat om een goede balans tussen welk inzicht u eruit wilt halen en de investering die het mensen kost.

Lijkt niks te helpen? Kijk kritisch naar de werkdruk
Wanneer er na al bovenstaande maatregelen het invullen van de uren nog niet lukt, hebben uw medewerkers waarschijnlijk gewoon echt te weinig tijd om te schrijven. Dit betekent waarschijnlijk dat er nog veel meer declarabele taken zijn waar ze niet aan toe komen. Denk aan deskundigheidsbevordering, kennisdeling, of zaken ordenen. Dit kan even goed gaan, maar op de lange termijn breekt het toch op en komt het ergens tot uiting. Ziekteverzuim, een slordig of geen bijgehouden handboek of een verlies van kleine klanten zijn hier voorbeelden van.
Mogelijk is het niet geschreven krijgen van de uren een indicator voor de te hoge werkdruk. Door met de medewerker(s) in gesprek te gaan, zijn er samen vaak goede oplossingen te bedenken en kunnen er samen keuzes gemaakt worden. Beter voor de werksfeer, beter voor de gezondheid van uw medewerkers. Wanneer u als manager merkt gewoon telkens niet aan het schrijven van de uren toe te komen, kan dit een indicator zijn dat het tijd is meer personeel aan te nemen.
 

 
 Doorsturen   Reageer  

 

Laatste nieuws

 Digitalisering: de mens in het centrum van waardecreatie door inkoop
 ‘State of the Art’ uit GDPR-regelgeving zaait verwarring
 De personal touch van de facility manager overwint de digitalisering
 

Gerelateerde nieuwsitems

 Declaratiefraude te lijf met machine learning
 Een compliant onkostendeclaratieproces in vier stappen
 Grip op reiskosten en declaraties kan veel beter
 Organisatie mist inzicht in reis- en declaratiegedrag werknemer
 
 
reacties
 
Er zijn nog geen reacties.

REAGEREN

Naam:
Emailadres:
URL: (niet verplicht) http:// 
 
Reactie/Opmerking:
Ik wil bericht per e-mail ontvangen als er meer reacties op dit artikel verschijnen.
 
Als extra controle, om er zeker van te zijn dat dit een handmatige reactie is, typ onderstaande code over in het tekstveld ernaast. Is het niet te lezen? Klik hier om de code te wijzigen.
Meer dan 100 gratis checklists voor ondernemers. Op Brisk Magazine, internetmagazine voor ondernemers.
Bescherm uw data - infographic over informatiebeveiliging
reacties
Waarom werkstress niet tot burn-out leidt (2) 
Vrouwelijke 35-plussers verdienen nog steeds minder dan mannen (3) 
‘State of the Art’ uit GDPR-regelgeving zaait verwarring  (1) 
Digitalisering: de mens in het centrum van waardecreatie door inkoop (1) 
Ambitie beschikbaarheid breedbandig internet komt met huidig beleid in gevaar (1) 
70 procent werkgevers ontvangt CV’s met leugens (4) 
Online gokken mogelijk toegestaan (1) 
beurs
Stijgers Dalers
Arcadis 19.72  5.1 %
Oci 20.03  5 %
Nutreco 47  3.9 %
TNT express 8.45  -9.5 %
Doc data 0.42  -6.7 %
Altice 8.29  -2.7 %
Beursupdate: AEX op Wall Street
Wall Street start rustige week in het groen
Wall Street richting hoger slot
meer beurs
top10
Waarom werkstress niet tot burn-out leidt
Hoe u medewerkers stimuleert regie over ontwikkeling te nemen
Managers hebben weinig benul van werkstress onder werknemers
#MeToo: Gevolgen nog veel ernstiger bij intimidatie
Tanja Roeleveld verkozen tot ‘MVO-manager van het jaar’ 2017
Zeven trends die zakelijke IT-omgevingen een boost zullen geven
2018 wordt het jaar van hivenets, swarmbots en polymorfe malware
Vrouwelijke 35-plussers verdienen nog steeds minder dan mannen
Zes richtlijnen voor digitale transformatie
Ronald Doesburg wint Young Captain Award 2017
meer top 10
vacatures
meer vacatures