Het geheime recept voor geslaagd credit management
26 augustus 2016 -
Wat hebben credit management en het bakken van een cake met elkaar gemeen? Michael Facey, Global Marketing & Product Management Manager bij OnGuard geeft antwoord op deze vraag en deelt het beste bakproces voor credit management.
Facey: "In principe zijn er slechts vier stappen die u moet nemen om een geslaagde cake op tafel te zetten. Stap één: mix de ingrediënten, stap twee: giet ze in een cakeblik, stap drie: zet het in de oven en stap vier: maak het af met een mooie topping. Echter, als u een cake wilt bakken heeft u meer informatie nodig. Een recept vertelt u welke ingrediënten nodig zijn, de hoeveelheid ervan, de bereidingstijd en ga zo maar door. Als lid van het credit management team kent u uw recept, de betalingsprocedures, door en door. Maar wanneer u de hele dag betalingen najaagt en tegelijkertijd non-stop bezig bent met het oplossen van klachten vergeet u misschien wel eens dat uw klanten slechts de stappen kennen, maar nog niet het hele recept. Met onderstaande vier tips help ik u om met samen met uw klanten het recept tot een succes te maken en een tevreden eindklant te realiseren."
Zet het zwart op wit
Als eerste moet u er voor zorgen dat alle informatie beschikbaar is, want beginnen met bakken zonder instructies is een ‘recipe for disaster’. Zorg ervoor dat alle betalingsprocedures op papier staan. Niet alleen helpt dit om ervoor te zorgen dat u en uw klant aan hetzelfde doel werken. Het betekent ook dat uw collega’s dezelfde informatie geven. Als de betalingsafspraken met klanten verschillen, is het nog meer van belang dat het één en ander goed wordt vastgelegd. Zet dus alles op papier en zorg ervoor dat deze informatie ook beschikbaar is voor iedereen die het nodig heeft.
Deel het met uw klant
Recepten zijn er om gedeeld te worden zodat iedereen er van genieten kan. Zodra de betalingsvoorwaarden zijn opgeschreven is het dus tijd om deze te delen met uw klant. Het versturen via de post of mail is een goed begin, maar wees ervan bewust hoe gemakkelijk het kan zijn voor de klant om een document met algemene voorwaarden te negeren of ‘te bewaren voor later’. Om er vervolgens nooit meer naar te kijken. Zorg er dus voor dat het document daadwerkelijk gelezen wordt en klanten volledig op de hoogte zijn van wat er van ze verwacht wordt. Als dit gebeurd is kan de oven worden voorverwarmd.
Maak uw procedures toegankelijk
Het bakwerk is pas geslaagd als de ingrediënten goed gemengd zijn tijdens het bakken, daar dient deze stap voor. Ga er niet zonder meer vanuit dat de informatie, die u uw klanten stuurt, zorgvuldig wordt gearchiveerd . Papierwerk kan verkeerd opgeborgen worden, tevens bestaat het risico dat bij een personeelswisseling niet alles op de juiste manier wordt overgedragen. Onderneem actie en maak het uw klant zo gemakkelijk mogelijk om de juiste informatie te vinden. Plaats de informatie bijvoorbeeld op uw website of in een online klantportaal. Wees ook altijd bereid om een kopie van de informatie per e-mail of per post te versturen. Houd het bakproces continu goed in de gaten en haal de cake pas uit de oven als deze perfect gaar is.
Blijven herinneren, keer op keer
Tot slot is het tijd voor de kers op de taart. Blijf uw klanten doorlopend herinneren aan de betalingsvoorwaarden. Denk hierbij aan zaken als vervaldata, boetes bij te late betalingen en acties die genomen worden als betalingen niet ontvangen zijn. Per slot van rekening, deze procedures zijn deel van de overeenkomst die de klant heeft ondertekend met uw bedrijf. Door het herhalen van informatie denkt u wellicht in herhaling te vallen, maar hiermee laat u juist zien dat u uw zaken serieus neemt en legt u de verantwoordelijkheid terug bij uw klant.
Klaar is cake
Facey: "Zodra u en uw klant volgens hetzelfde recept bakken, is het proces van het najagen van betalingen makkelijker en efficiënter. De verwachtingen zijn behapbaar en komen bij beide partijen overeen. Meer recepten over tevreden eindklanten en snelle betalingen, vindt u hier. Rest mij nog dit te zeggen: Eet smakelijk!"
