Gebruik Business Intelligence-tool onderbelicht bij keuze MPS-leverancier
20 november 2015 -
IT-managers nemen het gebruik van een Business Intelligence (BI-)tool weinig mee in het selectieproces voor Managed Print Services (MPS).
Dit blijkt uit een reeks interviews van Xtandit onder IT-managers waarin gevraagd is naar het selectieproces voor MPS-leveranciers. Volgens de Xerox-partner is het gebruik van een BI-tool van cruciaal belang om de printdoelstellingen te behalen en de documentprocessen te optimaliseren. Onderzoek van Quocirca toont aan dat 51 procent van de organisaties in 2016 (meer) wil investeren in MPS, daarom is dit het moment om te weten welke kritische vragen de IT-manager moet stellen om tot de juiste keuze voor een MPS-leverancier te komen.
Beheerfase
Een BI-tool is essentieel om tijdens de beheerfase van MPS realtime de resultaten te monitoren. Dit is noodzakelijk omdat zo gekeken kan worden of het printbeleid wordt nageleefd en de printdoelstellingen worden behaald. Het gedrag van de gebruikers en de applicaties waaruit zij printen geven inzicht in de documentprocessen en zijn direct via een dashboard in te zien. Het online dashboard geeft bijvoorbeeld de afgesproken KPI’s weer en maakt inzichtelijk hoeveel er zwart-wit of dubbelzijdig wordt geprint. Het dashboard kan ook gedeeld worden met de hele organisatie, wat de betrokkenheid vergroot. Bovendien biedt de BI-tool de kans om tijdig bij te kunnen sturen, mede doordat medewerkers op hun gedrag gewezen kunnen worden. Een BI-tool is een essentieel onderdeel van het beheer, maar wordt lang niet door alle leveranciers aangeboden.
Keuze maken
"Een keuze maken vergt meer dan alleen een beoordeling op de prijs-kwaliteitverhouding," aldus Edwin Jongsma, MPS-expert en directielid bij Xtandit. "IT-Managers staan voor een belangrijke uitdaging bij het kiezen van de juiste MPS-aanbieder. Het aanbod en de aanpak van MPS in de markt verschilt hevig van elkaar. Niet alleen zijn er zichtbare verschillen in beheer, ook rondom relatiemanagement, rapportages en contracteisen loopt het aanbod uiteen. Voorafgaand moet de IT-manager precies in kaart brengen waar de behoeftes van de organisatie liggen rondom MPS en aan welke eisen de leverancier moet voldoen. Gaat het bijvoorbeeld alleen om het melden van storingen en automatisch bijbestellen van toners? Of is er behoefte aan het digitaliseren van papieren processen en een proactieve serviceverlening met bijpassende KPI’s die samen worden afgestemd en vastgelegd in een printbeleid? Wij willen IT-managers helpen om de juiste keuzes te maken en hebben daarom een checklist opgesteld. Op basis van vijf verschillende pijlers worden de belangrijkste vragen behandeld, ook het gebruik van een BI-tool is hier onderdeel van."
Dowload ‘De Managed Print Services checklist’ met daarin 22 kritische vragen voor de IT-manager.
