Draagvlak en transparantie key tot succesvol printbeleid
5 november 2015 -
Het printerpark is in veel gevallen een grote bron van besparingsmogelijkheden. Naast het inzetten van efficiënte machines en het uitvoeren van goed voorraadbeheer, kan vooral het aanscherpen van het printgedrag van medewerkers zorgen voor flinke besparingen.
Het uitdraaien van onnodige printjes binnen organisaties kan behoorlijk in de papieren lopen. Om dit te voorkomen is gedragsverandering van medewerkers het uitgangspunt. Het gedrag top-down proberen te veranderen is zo eenvoudig nog niet. "Dit gedrag is vaak ingebed in jarenlange gewoontes. Om gedragsverandering tot stand te brengen is er dus draagvlak nodig onder de medewerkers. Transparantie en betrokkenheid zijn het uitgangspunt." stelt Edwin Jongsma, MPS-expert en directielid bij Xtandit. In dit artikel weidt hij uit over hoe u als IT-manager deze gedragsverandering kunt stimuleren.
Bewust versus onbewust
Slechts vijf procent van het menselijk gedrag is werkelijk bewust gekozen. Jongsma legt uit "Het gaat hierbij wel om vijf heel belangrijke procenten. Hierin vallen grote levenskeuzes en keuzes voor de langere termijn. De resterende 95 procent is meestal onbewust en automatisch." Het is dus gedrag dat wordt gestuurd door prikkels die in het hier en nu spelen en die worden geregisseerd door gewoontes. "Als we het hebben over printgedrag, is het duidelijk dat dit binnen de 95 procent-groep valt. Wanneer iemand wekelijks gevraagd wordt om een artikel te checken op spelfouten en deze iedere week standaard uitdraait, zal dit niet zomaar veranderen. Deze printgewoonte is echter wellicht helemaal niet meer nodig en kan prima digitaal. Het is dus zaak voor u als IT-manager om de printgewoontes te beïnvloeden" concludeert het directielid van Xtandit.
Als het gedrag aangepast wordt, kan er dus zeker worden bespaard. Om inzicht te krijgen in wat er te verbeteren valt adviseert Jongsma: "Nader onderzoek naar printgedrag is het juiste vertrekpunt om draagvlak te creëren."
Printbeleid met intern draagvlak
"Dit onderzoek kan worden gedaan door het bestuderen van bestaande informatie en door het verkrijgen van nieuwe informatie. Denk aan informatie over hoeveel prints er per printer of multifunctional uitgedraaid worden en wat de verdeling van zwart versus kleur is. Ook is het mogelijk om een configuratie- of verbruiksrapport op te vragen. Om erachter te komen hoe het ervoor staat met dubbelzijdig printen en hoe vaak bepaalde typen documenten geprint worden, heeft u echter de medewerkers zelf nodig." Jongsma weet wat u als bedrijf kunt doen: "Het is handig om een enquête of interviews af te nemen om de afdruk- en scanbehoefte te bepalen. Hierbij is het belangrijk om de gewenste richting van het nieuwe printbeleid toe te lichten en medewerkers de mogelijkheid te geven om daar invloed op uit te oefenen." Slimme vragen waarmee je medewerkers medebeslissers maakt zijn hierbij dus key. "Invloed geeft de medewerkers namelijk gedeelde verantwoordelijkheid en daarmee wordt nieuw gewenst gedrag beter gedragen. Bovenal zullen medewerkers een nieuw beleid wat hun eigen wensen vertegenwoordigt sneller uitvoeren, het is immers ook hun wens dat het werkelijkheid wordt," aldus Jongsma.
Inzicht
Met dit uitgebreide inzicht kan volgens Jongsma de vervolgstap genomen worden: hoe ga je nu besparen? "Een uitkomst die uit dergelijk onderzoek bijvoorbeeld vaak naar voren komt, is dat medewerkers het moeilijk vinden om de juiste printerinstellingen te selecteren. Om die reden is het belangrijk dat deze instelling automatisch aansluit op het nieuwe printbeleid. Door duidelijkheid te verschaffen over de doelstellingen van het printbeleid, begrijpen medewerkers eerder het nut. Steek aandacht in de toelichting van de doelstellingen. Maak van datzelfde moment gebruik om te laten zien hoe er in dit beleid rekening is gehouden met de wensen van de medewerkers."
Maar er is meer: "Daarnaast kan de IT-Manager met de specifieke tijdstippen waarop veel geprint wordt herstructureren. Zijn er bijvoorbeeld piekvolumes? Als bijvoorbeeld blijkt dat op een bepaalde dag in de week een machine constant overbelast wordt, kan dat tot snellere slijtage van de machine leiden, maar ook tot rijen voor de printer met collega’s die niet kunnen printen of naar een andere printer moeten lopen." Door het printverkeer wat meer te verdelen kan er dus ook een besparing worden gerealiseerd volgens Jongsma.
Aanleren van een nieuwe printgewoonte
Een nieuw printbeleid vergt dus change management van IT-managers zegt Jongsma: "Het simpelweg opleggen van zo’n beleid zet geen zoden aan de dijk. Men stelt wel eens dat het tussen de 21 en 28 dagen duurt om een gewoonte aan te leren. Het gedrag zal niet in de bewuste vijf procentgroep belanden, maar het is dus zeker niet onmogelijk om een nieuwe printgewoonte aan te leren. Ik durf wel met zekerheid te stellen dat een minimale besparing van twintig procent te realiseren is als medewerkers vanaf de start betrokken worden."
Jongsma besluit: "Het opstellen van een nieuw printbeleid heeft meer voeten in de aarde dan alleen het in kaart brengen van het printgedrag van de medewerkers. Tips over hoe u uw collega’s beweegt tot het veranderen van hun gewoonten, vindt u in de handleiding van A tot Z voor IT-Managers."
