Een compliant onkostendeclaratieproces in vier stappen
25 juni 2015 -
Organisaties krijgen steeds meer te maken met toenemende regelgeving, administratieve lastendruk en complexiteit. Met als gevolg het risico om niet te voldoen aan wet- en regelgeving.
Het maken van op het eerste gezicht kleine onschuldige fouten bij het indienen van bijvoorbeeld declaraties kan uiterst ergerlijke gevolgen hebben. Niet alleen omdat de financiële afdeling of de salarisadministratie te maken krijgt met veel extra werk. Ook de motivatie van werknemers kan er aanzienlijk onder gaan lijden. Eelco Liebrand, Portfolio Manager bij Unit4 HR solutions, heeft hier een artikel over geschreven.
Fouten en ergernissen
Hoe vaak hebben u en uw collega"s al te maken gehad met fouten en ergernissen bij het indienen van declaraties? Denk aan:
Het invoeren van een verkeerd bedrag door de medewerker
Onterechte declaratie van onkosten
Bonnen vergeten bij te voegen
Geen inzicht in de status van het proces
Vergeten de namen van de deelnemers op te geven bij een werklunch
Verkeerde reisdata waardoor onjuiste onkosten worden berekend
Ingediende declaraties zijn gecorrigeerd en uitbetaald zonder toelichting op de correctie
Het selecteren van een verkeerde onkostensoort voor een bepaalde vergoeding
Het boeken van onkosten op een verkeerd project of kostenplaats
"Dergelijke missers lijken op het eerste gezicht misschien onbelangrijk. Maar vermenigvuldig dit per maand met 200, dan kost het herstel van die foutieve declaraties een hoop extra werk. Zeker als u voor elk detail terug naar de medewerker, de project- of lijnmanager moet," aldus Liebrand. Hij vervolgt: "Dit leidt tot irritaties en vertraging in de doorlooptijd van het declaratieproces. Een juiste uitbetaling aan de medewerker of projectfacturatie laat op zich wachten. Belangrijke taken als kostenbeheersing, kasstroomanalyse en nauwkeurige verslaggeving zijn zo niet uit te voeren. Bovendien loopt u het risico niet te voldoen aan wet- en regelgeving."
Effectief onkostenbeheer
Is uw onkostenbeheer zonder extra tijdverlies onder controle te krijgen? Kunt u kostenverrassingen voorkomen, een betrouwbare cashflow realiseren en volledig compliant zijn?
Er zijn vier punten om op deze vragen het antwoord ‘ja’ te krijgen.
1. Automatiseer het volledige declaratieproces - De beste manier om compliant te zijn, is innovatieve software in te zetten die declaraties toetst aan de actuele wet- en regelgeving en uw interne onkostenbeleid, direct aan de bron, tijdens de invoer door de medewerker. Deze oplossing moet zijn voorzien van een gestroomlijnd proces voor herinneringen, controle, beoordeling, verwerking en rapportages. Dit zorgt ervoor dat de onkosten die de medewerkers invullen altijd aan de juiste regels voldoen. Daarnaast moet het mogelijk zijn specifieke
procedures, uitgavencategorieën en kostensoorten te definiëren in de software.
2. Implementeer een flexibel en eenvoudig in te richten systeem - Regels en (wettelijke) voorschriften omtrent declaraties veranderen voortdurend. Het is een groot voordeel om declaratiesoftware snel aan te kunnen passen aan een vernieuwd onkostenbeleid en door de overheid aangepaste regels. Zorg daarom voor makkelijk aanpasbare declaratiesoftware.
3. Let bij de selectie op gebruiksvriendelijkheid - Zorg voor software die eenvoudig werkt zodat gebruikers hun declaraties kunnen invoeren zonder dat ze een vuistdikke handleiding hoeven door te ploegen. Software die de medewerker helpt het direct goed te doen is de basis voor het verkrijgen van 100 procent compliance. De software beantwoordt tijdens het invoeren vragen als: ‘Welke uitgaven kan ik declareren?’ Daarnaast kan gewerkt worden met instelbare declaratielimieten en vraagt de software naar digitale bewijsstukken. Zo hoeft de salarisadministratie of uw financiële administratie minder vaak te helpen bij het declareren.
4. Elimineer fouten door direct te declareren - Moedig medewerkers aan hun onkosten direct te declareren. Zo is er minder kans op invoerfouten dan wanneer medewerkers declaraties opsparen tot het eind van de maand of het kwartaal. Het kan een enorm verschil maken wanneer medewerkers met declaratie-apps onderweg digitale bonnetjes en reisafstanden verzamelen. Ze dienen beduidend minder onvolledige declaraties in wanneer ze direct de gevraagde gegevens en bewijsstukken invoeren.
Liebrand: "Het beheren van onkosten hoeft geen nachtmerrie zijn. Technologie helpt uw financiële afdeling of salarisadministratie om meer grip te krijgen op het proces, betere controle uit te oefenen en beter inzicht te krijgen in de financiële stromen. Medewerkers en project- en lijnmanagers kunnen zich daardoor focussen op hun eigen werkzaamheden."
