‘Van Papier naar Digitaal’ voor transformatie naar een paperlight kantoor
8 juni 2015 -
Digitalisatie van werkprocessen. Daar draaide het om tijdens de kennissessie ‘Van Papier naar Digitaal’ die Xerox organiseerde op 20 mei. Ongeveer 60 deelnemers werden bijgepraat over het ontwikkelen van een paperlight kantoor.
Naast twee presentaties van Xerox over het feit waarom organisaties zouden moeten digitaliseren en hoe zij dat kunnen realiseren, deelden Quint Wellington Redwood en Hyland, twee partners van Xerox, hun ervaringen op het gebied van digitalisatie. Herman Levert van Xerox verwelkomde de gasten en leidde het thema van het seminar in. "Sommige bedrijven zijn al helemaal om, anderen zijn nog zoekende hoe zij digitale werkprocessen goed in de praktijk kunnen uitvoeren. Met deze sessie willen wij organisaties handvatten bieden om de transformatie naar digitale werkprocessen in gang te zetten."
Verweven wereld
"De wereld is aan het veranderen en technologie en services raken steeds meer verweven," vertelt Marcel Blommenstein van adviesbedrijf Quint Wellington Redwood. Technische ontwikkelingen zoals big data, social media en digitalisatie creëren nieuwe mogelijkheden voor bedrijven. Eén van die mogelijkheden is digitaal werken. Maar waarom is het zo belangrijk om deze nieuwe manier van werken door te voeren in de organisatie? Stefan Jansen van Xerox: "Werknemers ervaren grote strubbelingen rondom het verwerken van papieren bestanden en er zijn hoge kosten mee gemoeid. Daarnaast is er sprake van een verlies aan productiviteit van medewerkers omdat zij hun kostbare tijd moeten besteden aan het werken met papieren documenten."
Gedegen plan
Maar om een digitalisatie ook daadwerkelijk in de praktijk uit te voeren, moet er een gedegen plan komen. "Men moet betrokkenen overtuigen van het idee. Dit kan door het gebruik van een workflow automatisering adviesmethode. Deze methode brengt alle procedures, stappen en regels in kaart om te zorgen dat het digitalisatie idee werkelijkheid wordt," geeft Ed Hoogreef van Xerox als tip aan de deelnemers".
Drie stappenplan
In het geval van de transformatie naar een paperlight kantoor reikte Stefan Jansen van Xerox een praktisch drie-stappenplan aan. De omslag begint bij de start van het werkproces. "Alle benodigde papieren documenten dienen al bij de start van het werkproces gescand en geïmporteerd te worden via een multifunctionele printer. Werknemers kunnen vervolgens de (geïmporteerde) documenten digitaal lezen, formulieren invullen, aantekeningen maken, ondertekenen en tot slot delen. En dat allemaal zonder te printen. Om het digitale werkproces vervolgens in de hele organisatie te implementeren dient dit proces geautomatiseerd te worden."
''een praktisch drie-stappenplan aan. De omslag begint bij de start van het werkproces. ''Alle benodigde papieren documenten dienen al bij de start van het werkproces gescand en geïmporteerd te worden via een multifunctionele printer. Werknemers kunnen vervolgens de (geïmporteerde) documenten digitaal lezen, formulieren invullen, aantekeningen maken, ondertekenen en tot slot delen. En dat allemaal zonder te printen. Om het digitale werkproces vervolgen in de hele organisatie te implementeren dient dit proces geautomatiseerd te worden en dienen medewerkers gehele toegang te krijgen tot alle gekoppelde apparaten om digitaal goed uit de voeten te kunnen.''
Hoewel ik het volledig eens ben met de strekking van het artikel, komen jullie hier natuurlijk wel bijzonder makkelijk mee weg. Dit is niet zozeer praktisch maar simpelweg vanzelfsprekend.
