Social software op de werkplek: vier valkuilen op weg naar succes
30 april 2015 -
Bij de opkomst van social software op de werkvloer denken we vaak als eerste aan de voordelen die deze relatief nieuwe categorie software kan bieden.
Deze voordelen zijn: een betere samenwerking in teams rondom gezamenlijke projecten, duidelijke taakverdeling, oriëntatie op resultaat, verantwoordelijkheid en accountability bij medewerkers, snelle vindbaarheid van relevante informatie, et cetera. Recent publiceerde het internationale softwarebedrijf Protime hierover een whitepaper. Tegelijk zijn er ook verschillende aspecten van reguliere social media die veel managers vermoedelijk niet willen introduceren op de werkvloer. "Deze aspecten komen de efficiency en productiviteit niet ten goede. Bovendien kunnen ze privacy issues veroorzaken," aldus managing partner Darek Sikorski van Protime. Wat zijn volgens hem de belangrijkste vier valkuilen om te vermijden?
Vertrouwelijkheid – Het Internet staat vol met voorbeelden van medewerkers die een interne fout hebben gemaakt die vervolgens alsnog is uitgelekt. Hoewel lang niet altijd schadelijk, bedrijven willen liever niet dat de buitenwereld lucht krijgt van interne issues en prioriteiten. Daarom moet professionele social software op de werkplek voldoen aan hoge eisen op het gebied van security en privacy. Platformen moeten alleen veilig toegankelijk zijn voor de eigen community, ook als partners van buiten daarvan deel uit maken.
Onnodige afleiding – Social software op de werkplek is niet zo geschikt voor top-down massacommunicatie richting de werkvloer. De technologie is immers primair bedoelt om samen te werken. De software is sterk resultaat georiënteerd. Daarom is het verstandig goed na te denken over het gewenste en ongewenste effect van iedere top-down boodschap aan medewerkers. Als efficiency en samenwerking belangrijke doelstellingen zijn, wil je hen binnen hun dagelijkse online werkomgeving niet afleiden met ‘nice to know’ (in tegenstelling tot ‘need-to-know’ info) interne communicatie over bijvoorbeeld de laatste marketingcampagne of het eerstvolgende personeelsuitje.
Entertainment - In tegenstelling tot social media als Facebook en Twitter, is social software voor de werkplek primair ontworpen om zakelijke doelen te bereiken. Management moet voorkomen dat eindgebruikers de software misbruiken als een chatbox met niet-werk-gerelateerde ‘threads’. Daarom kan je in de nieuwste generatie social software elk project koppelen aan overeenkomstige zakelijke doelen. Bijkomend voordeel: medewerkers zijn meer gemotiveerd als hun bijdrage aan het succes van de organisatie duidelijk is.
Broadcasting – Van oudsher hebben sommige socialmediatoepassingen meer een ‘broadcasting’ karakter (Twitter, LinkedIn timeline) en zijn andere meer gericht op engagement en uitwisseling van ideeën en oplossingen (Facebook, LinkedIn groups). Voor social software op de werkvloer is juist het laatste relevant: interactie, samenwerking. Met de juiste vormgeving van de user interface kan dat sterk worden beïnvloed. Sterker: het succes van het de software staat of valt er mee. Bedrijven doen er goed aan dit nog voor aanschaf van licenties te onderkennen en dit aspect mee te nemen in het programma van eisen.
Kennis-georiënteerde bedrijven
"Social software op de werkvloer is een relatief nieuwe technologie, die in toennemende mate lijkt aan te slaan binnen sterk kennis-georiënteerde bedrijven," aldus Sikorski. "Waar het social intranet weliswaar de interne dialoog en faciliteerde, is de nieuwe generatie software ontwikkeld voor online samenwerking. De focus is verschoven van secundaire processen naar primaire processen." Mits managers de belangrijkste valkuilen weten te vermijden, voorziet hij dat social software op de werkvloer snel populair zal worden. "Uit internationaal onderzoek blijkt dat de productiviteit van kenniswerkers met 20-25 procent toeneemt bij bedrijven die social technologie intern implementeren. Dat is fors en voor veel managers de moeite waard om eens verder door te rekenen."
