8 oktober 2014 -
Nieuwe medewerkers willen graag direct aan de slag bij hun nieuwe werkgever. Vaak blijkt dat niet mogelijk, doordat de nieuwe medewerker op zijn eerste werkdagen resources mist, zoals een smartphone of toegang tot applicaties.
Zo stelt Arnout van der Vorst, Identity Management Architect bij Tools4ever. "Het gat tussen de afdelingen IT en HR is heel groot, waardoor de IT-afdeling niet op tijd weet welke resources de nieuwe medewerker nodig heeft." Om het werkproces tussen HR en IT te optimaliseren, kunnen de afdeling fysiek direct naast elkaar worden gezet of kan de technologie worden verbeterd. De laatste optie lijkt ingewikkeld maar kan met simpele stappen al worden ingeregeld.
Eerste dag
Een nieuwe medewerker wil het liefst zo snel mogelijk productief zijn. Om tijdig de juiste toegangsrechten in het netwerk voor de nieuwe medewerker in te stellen heeft de IT-afdeling informatie nodig, zoals NAW-gegevens, functie en afdeling. Deze gegevens moeten door de HR-afdeling aangeleverd worden aan de IT-afdeling. Dit gebeurt helaas vaak niet op tijd, waardoor de medewerker op zijn eerste werkdag geen toegang heeft tot het netwerk. Dit probleem kan echter eenvoudig met technologie worden ondervangen.
Koppeling HR en netwerk
Door een (semi-)automatische koppeling te maken tussen het HR-systeem en de Active Directory (het netwerk) kan het aanmeldproces voor nieuwe medewerkers worden versoepeld. De HR-afdeling voert een nieuwe medewerker in. Vervolgens kunnen via vooraf vastgestelde scenario’s de vervolgstappen automatisch worden uitgevoerd in het netwerk. Het user account voor de nieuwe medewerker wordt direct aangemaakt met de standaard toegangsrechten en de nieuwe medewerker loopt geen vertraging op tijdens de eerste werkdag.
Self service
Aanvullende resources kunnen vervolgens door medewerkers zelf aangevraagd worden via een self service portaal. Medewerkers loggen in op het portaal waar zij met behulp van webformulieren extra toegang aanvragen voor bijvoorbeeld een netwerkschijf of een applicatie. Aanvragen via dit self service portaal worden direct verwerkt in het netwerk. Wanneer gewenst is het ook mogelijk dat er een tussenstap plaatsvindt, zoals goedkeuring van een manager.
Kortom, de procedures die gepaard gaan met het in dienst treden van een nieuwe medewerker zijn vaak inefficiënt, waardoor nieuwe medewerkers hun eerste dagen niet productief zijn. We hebben echter kunnen lezen dat een relatief eenvoudige technologie ervoor kan zorgen dat dit proces efficiënter verloopt.
Met alle respect, maar ik lees hier een uitgebereid beschreven reclame.
Het gat tussen de HR en de IT wordt vaak veroorzaakt doordat de HR niet op de hoogte is van de functie van de medewerkers. Daarmee bedoel ik dat ze inhoudelijk niet weten waaruit de werkzaamheden bestaan en wat er nodig is voor een functie. Ze kunnen op papier prima de competenties beschrijven, maar vaak blijkt de praktijk tot anders.
Een goed systeem is slechts de basis, maar kan inderdaad 80% van de communicatie (intern en extern) ondervangen. Echter de 20% bijdrage van de medewerkers (data invoer) blijft het allerblangrijkste, want als deze niet hun werk goed doen, dan zijn ze voor 80% verantwoordelijk. Leuke theorie over 20-80 procent verhouding.
Managers die een goed systeem zoeken, moeten vooral denken aan hoeveel bedrijfsprocessen en communicatie ermee wordt geautomatiseerd en daarnaast ook de gebruiksvriendelijkheid ervan.
Een systeem waarin je de volledige personeelsadministratie inclusief alle interne en externe communicatie in kunt registreren en daarnaast ook goed kunt beheren. Een systeem waarin de verantwoordelijke personen nooit iets hoeven en kunnen missen en vrijwel voor al hun werkzaamheden door dat systeem kunnen worden geherinnerd en geholpen. Zoek maar eens op CRM, HR, ERP en je komt genoeg tegen.
Exact is de aanbieder van de meest omvattende en geavanceerde systeem.
