Digitale tijdperk vraagt om samenwerking en transparantie
30 mei 2014 -
In een tijd dat we 24 uur per dag online zijn en altijd en overal met iedereen kunnen communiceren, is er behoefte aan een nieuwe manier van werken. De huidige generatie jongeren groeit digitaal op en dwingt ons daardoor na te denken over hoe de werkplek er in de toekomst uitziet en wat voor effect dit heeft op onze werkprocessen.
Volgens Peter Dieleman, directeur bij AllSolutions spelen daarin vooral samenwerking en transparantie een grote rol - zowel binnen de eigen organisatie als met externen.
Samenwerking
Samenwerking leidt veelal tot een hogere productiviteit van werknemers, voldoening en leidt tot efficiënter werken. Het zet ook aan tot een snellere verkoopcyclus en verhoogt de klantenbinding. Maar het succes hangt af van een aantal factoren. "Bepalend is dat iedereen meedoet, op elk niveau binnen het bedrijf en dat het wordt ingebed in de werkprocessen. Het begint met de bedrijfsstrategie en daar hoort ook een bepaalde cultuur bij, namelijk één van open communiceren. De communicatietechnieken veranderen continu en daar moeten we gebruik van maken." Dieleman refereert aan een onderzoek van McKinsey. Daaruit blijkt dat professionals ongeveer 60 procent van hun tijd kwijt zijn aan e-mails (schrijven, lezen en beantwoorden), het zoeken naar informatie en het overleggen met collega’s. Door het slim inzetten van de beschikbare sociale bedrijfsnetwerktechnologieën, kan deze tijd met ongeveer twintig procent worden gereduceerd.
Specifieke software
Er is inmiddels voldoende specifieke software voorhanden die managers helpt de losse eilanden binnen de organisatie bij elkaar te brengen. Als medewerkers de mogelijkheid hebben te allen tijde statusupdates te geven via een simpele tool, en als het ware met elkaar kunnen ‘chatten’, dan verkort dat de communicatielijnen binnen de organisatie. Via gemeenschappelijke groepen kunnen zij collega’s vragen stellen, nieuwtjes delen, samenwerken op projecten en acties oppakken. Dit maakt het voor managers ook inzichtelijk wie waarmee bezig is, waardoor het eenvoudiger wordt om hun teams aan te sturen. Het is belangrijk om er dan wel rekening mee te houden dat de werkzaamheden via diverse apparaten uitgevoerd of gecontroleerd kunnen worden. Er wordt gedurende de dag namelijk regelmatig gewisseld tussen bijvoorbeeld een smartphone, tablet en laptop.
Transparantie
Om meer samenwerking te realiseren is wel een cultuuromslag binnen traditionele bedrijven nodig. "Open en transparant te werk gaan is dan essentieel. Transparant naar de werknemers toe, maar ook naar klanten." Veel organisaties richten zich op de interne relaties en zijn niet gewend om bedrijfsinformatie te delen met externe partijen. Maar volgens Dieleman heeft transparantie veel met vertrouwen te maken. "Diverse onderzoeken geven aan dat transparantie en eerlijk zaken doen erg belangrijk zijn. Het gaat in deze tijd niet meer om financiële performance, maar om vertrouwen. Als een bedrijf belangrijke informatie deelt met klanten, werknemers en anderen, dan creëert dat vertrouwen. Het is een absolute voorwaarde in de nieuwe digitale wereld."
Extendend Enterprise
Een model dat optimale samenwerking en transparantie mogelijk maakt door gestroomlijnde communicatie en beschikbaarheid van informatie, is de Extended Enterprise. "Extended Enterprises zijn organisaties waarin kennisintensieve samenwerking met afnemers, leveranciers, partners en andere partijen centraal staat om succesvolle producten en diensten te leveren. Het komt goed tot z’n recht op het moment dat iedereen optimaal met elkaar kan communiceren en wanneer iedereen de juiste informatie heeft, kan delen en verwerken."
Succesvol ondernemen vraagt vandaag de dag volgens Dieleman om dergelijke Extended Enterprises. "Intensief samenwerken met alle betrokken partijen helpt organisaties nieuwe inspiratie te vinden, te innoveren en efficiënt te werken. Ook wij geven openheid van zaken over onze doelstellingen en plannen voor de toekomst. En het werkt. Niet alleen voor onze eigen werknemers, maar ook naar onze klanten toe. Het vraagt echter wel om flexibiliteit, om de wil mee te gaan met ontwikkelingen en veranderingen, en om de organisatie op basis daarvan continu aan te passen en te verbeteren. De resultaten volgen dan vanzelf."
