zoeken Nieuwsbrief
      Linkedin    Twitter   
  
nieuws
 

Tips voor effectievere e-mails en vergaderingen

11 december 2013 - De productiviteit van medewerkers is een grote zorg voor HR-managers. Zo geeft meer dan een derde (37 procent) van de ondervraagde HR-managers aan dat medewerkers moeite hebben het stijgende aantal e-mails per dag te verwerken.

Ook is een deel van de vergaderingen niet productief, zegt 83 procent van de HR-managers, en daarmee een verspilling van waardevolle tijd. Dit blijkt uit onderzoek in opdracht van Robert Half. "Vergaderingen en e-mail kunnen heel waardevol zijn in communicatie en besluitvorming, maar alleen als ze op een goede manier gebruikt worden," vertelt Stephan Renken, directeur Robert Half Nederland. "Hoewel dat voor de meeste mensen heel logisch klinkt, blijkt dat het onvoldoende in de praktijk wordt gebracht. Bedrijven kunnen een flinke productiviteitsslag maken, wanneer zij deze problemen waar medewerkers tegenaan lopen slim adresseren. Dit kunnen ze bijvoorbeeld doen door samen met medewerkers vergaderingen te evalueren of door gezamenlijk afspraken te maken over intern e-mailverkeer."



Continue stroom e-mail leidt af
Werknemers ontvangen per dag grote hoeveelheden e-mail en dit groeit: 37 procent van de HR-managers geeft aan dat medewerkers hun zorgen uiten over het stijgende aantal e-mails. De belangrijkste zorg is dat men niet ongestoord het werk af kan maken, dat de productiviteit flink afneemt of dat men overladen wordt met onnodige of irrelevante informatie. Het gebrek aan persoonlijk contact door communicatie via e-mail blijkt vooral een zorg van vrouwelijke HR-managers.

Vergaderingen regelmatig onproductief
Een andere zorg van HR-managers is het flinke aantal vergaderingen dat door medewerkers als onproductief worden bestempeld. Ruim acht op de tien HR-managers geeft aan dat een deel van de vergaderingen niet productief is. Volgens zeven procent van de HR-managers is zelfs meer dan de helft van de vergaderingen onproductief. De belangrijkste redenen die hiervoor gegeven worden zijn het gebrek aan besluitvorming tijdens de vergadering, een slechte voorbereiding van organisator en deelnemers en het gebrek aan een duidelijke focus tijdens de discussie.

Tips voor effectievere e-mails en vergaderingen
E-mail:
• Probeer tijd efficiënt te benutten, door op een aantal vaste momenten per dag e-mail te beantwoorden en de rest van de tijd ander werk te doen.
• Stuur alleen e-mails naar ontvangers voor wie dit relevant is, voorkom teveel (onnodige) personen in ‘CC’.
• Spreek met uw baas en collega’s af wanneer en waarvoor onderling e-mails worden verstuurd, om een stijgend aantal e-mails en onnodige e-mails te voorkomen. Soms is een korte mondelinge vraag of toelichting effectiever dan een e-mail.
• Ga slim om met de onderwerpregel: zorg dat de ontvanger de e-mail ook direct zelf efficiënt kan behandelen en bijvoorbeeld direct ziet of hierop actie ondernomen moet worden.

Vergaderingen:
• Beperk de lengte van vergaderingen tot 30-45 minuten, na die tijd zal de concentratie van aanwezigen dalen, wat direct impact heeft op de effectiviteit van de vergadering.
• Zorg dat er voorafgaand een agenda wordt gedeeld met de aanwezigen en dat het doel van de vergadering wordt vastgelegd. Wanneer de agenda tijdig wordt gedeeld, hebben de aanwezigen vooraf de mogelijkheid zich voor te bereiden, wat bijdraagt aan de productiviteit. Als er geen agendapunten of doelen zijn, is het niet nodig de vergadering door te laten gaan.
• Beperk de tijd per agendapunt, zodat alle agendapunten kunnen worden behandeld.
• Na de vergadering is het handig als de voorzitter een samenvatting van de vergadering deelt, inclusief afgesproken actiepunten, wie verantwoordelijk is en deadline. Zo is de kans groter dat afgesproken acties ook werkelijk worden uitgevoerd.

 
 Doorsturen   Reageer  

 

Laatste nieuws

 Een op de vier bedrijven niet bezig met klimaat en duurzaamheid
 Gen-Z’ers en Millennials zouden van baan veranderen voor bedrijf dat beter aansluit bij waarden
 Duurzaamheidsmanagement steeds belangrijker voor moderne bedrijven
 

Gerelateerde nieuwsitems

 Ouderen net zo productief als jongeren
 Gezonde en veilige zakenreiziger is productieve medewerker
 Goede relatie manager en medewerker stuwt productiviteit
 Kantoorinrichting bepalend voor creativiteit en productiviteit
 
 
reacties
 
Er zijn nog geen reacties.

REAGEREN

Naam:
Emailadres:
URL: (niet verplicht) http:// 
 
Reactie/Opmerking:
Ik wil bericht per e-mail ontvangen als er meer reacties op dit artikel verschijnen.
 
Als extra controle, om er zeker van te zijn dat dit een handmatige reactie is, typ onderstaande code over in het tekstveld ernaast. Is het niet te lezen? Klik hier om de code te wijzigen.
Pas op met het snijden in de kosten als ondernemer
reacties
Top tien arbeidsmarktontwikkelingen 2022 (1) 
‘Ben jij een workaholic?’ (1) 
Een op de vier bedrijven niet bezig met klimaat en duurzaamheid (3) 
Eén op zeven Nederlanders staat niet achter aanbod van hun organisatie  (1) 
Drie manieren om te reageren op onterechte kritiek (1) 
Een cyber-survivalgids voor managers: hoe ga je om met cyberaanvallen?  (1) 
Mind your data (1) 
top10