zoeken Nieuwsbrief
      Linkedin    Twitter   
  
nieuws
 

Vijf fases van document capturing

28 oktober 2013 - Er zijn legio bedrijven die worstelen met het papier in hun organisatie. Dit ondanks het feit dat scanning technieken al meer dan twintig jaar bestaan. Capturing is echter meer dan het digitaliseren van documenten met een scanner. Althans, dat kán het zijn. Voor sommige organisaties is het digitaliseren, kenmerken toevoegen en opslaan al meer dan voldoende. Als eerste stap. Er zijn op die manier vijf fases te onderscheiden.

Document capturing begint bij het scannen, indexeren en opslaan van fysieke documenten. Dit is de eerste fase in het proces en is voor sommige organisaties (in eerste instantie) voldoende. Om de efficiency en effectiviteit binnen een organisatie naar een hoger niveau te brengen is het toevoegen van Optical Character Recognition (OCR) de volgende fase. Hierdoor kunnen specifieke gegevens op het document automatisch worden gelezen door OCR-software. Dit bespaart veel handmatig werk en kans op fouten.



Aanvullend handwerk
Als er na invoering van deze OCR-technieken nog aanvullend handwerk nodig is en er nog tijd verloren gaat met het vinden van documenten die ‘fout’ herkend zijn dan kan Intelligente Data Extractie worden toegepast. Hierbij herkent het systeem de gegevens die op verschillende plaatsen en/of op variërende documenten staan. Denk bijvoorbeeld aan handgeschreven data. De vierde fase is decentrale capturing. Deze oplossingen stellen een organisatie in staat vanaf meerdere locaties relevante informatie vanaf documenten via de capturing applicatie naar belangrijke backoffice applicaties te exporteren. Dit is voor organisaties met meerdere afdelingen/vestigingen uiterst lucratief.

Bedrijfsbrede capturing
In de vijfde en laatste fase van het proces, Enterprise Capturing (bedrijfsbrede capturing) wordt niet alleen informatie vanaf gedigitaliseerde documenten herkend en geëxtraheerd, maar uit álle reeds digitale documentformaten, zoals PDF, XML, HTML of EDI. Alle documenten worden ‘door de capturing applicatie gehaald’ om de relevante gegevens ervan te herkennen, extraheren, valideren en in de juiste backoffice applicaties op te nemen. Geen handmatige invoer of zoekgeraakte documenten meer, alle documenten worden volgens dezelfde procedures afgehandeld en in de bedrijfsprocessen opgenomen.

Doordachte documentstrategie
Deze vijf fases geven een duidelijk beeld van wat mogelijk is met een doordachte document management strategie. Vanaf fase een zijn al substantiële voordelen te behalen. Voor wie alert wil blijven en het maximale uit zijn organisatie wil halen, doet er goed aan af en toe even een stapje terug te nemen en te zien of zijn organisatie al klaar is voor de volgende fase.

 
 Doorsturen   1 reactie  

 

Laatste nieuws

 Extra personeel geen garantie voor betere security
  Merken verwachten moeilijkere bestrijding namaakproducten
 Honderden miljoenen cv’s moeten op 25 mei worden verwijderd
 

Gerelateerde nieuwsitems

 World Paper Free Day? De werkelijkheid is een papieren chaos!
 Vijf adviezen om uw gegevens te beschermen
 De nieuwe werkomgeving: van kostenpost naar strategische investering
 Wie documentprocessen beheerst, beheerst de toekomst
 
 
reacties
 
GMS - Mathijs  |   | 
31-03-2015
 | 
12:15 uur
''Om de efficiency en effectiviteit binnen een organisatie naar een hoger niveau te brengen is het toevoegen van Optical Character Recognition (OCR) de volgende fase. Hierdoor kunnen specifieke gegevens op het document automatisch worden gelezen door OCR-software.''

Anno 2015 in mijn eigen onmisbaar met het oog op Business Intelligence.

REAGEREN

Naam:
Emailadres:
URL: (niet verplicht) http:// 
 
Reactie/Opmerking:
Ik wil bericht per e-mail ontvangen als er meer reacties op dit artikel verschijnen.
 
Als extra controle, om er zeker van te zijn dat dit een handmatige reactie is, typ onderstaande code over in het tekstveld ernaast. Is het niet te lezen? Klik hier om de code te wijzigen.
Meer dan 100 gratis checklists voor ondernemers. Op Brisk Magazine, internetmagazine voor ondernemers.
reacties
De 5 zegeningen van burn-out (1) 
Honda CR-V Roadster (3) 
Zzp’er, denk na over de risico’s die u loopt (2) 
Twee derde Nederlanders vreest voor oudedagvoorziening (1) 
Nederlander worstelt met financiële administratie (1) 
Nederlander beschikt niet over digitale vaardigheden voor de toekomst (1) 
Nederlander heeft geen vertrouwen in verandervermogen organisatie  (7) 
top10
De 5 zegeningen van burn-out
Zo verkleint u de afhankelijkheid van Office 365
Solliciteren? Vertel uw persoonlijke verhaal
27 procent huishoudens belegt, ondanks lage rente
Zes tips om de klant van de toekomst te binden
Aantal zoekopdrachten naar ‘groene’ banen neemt toe
Nederland is koploper Agile werken
Wet- en regelgeving en bedrijfsgroei meest bepalend voor IT-investeringen
Vooral kleine organisaties vragen meer om ICT’ers
Zes tips voor een sterke merkorganisatie
meer top 10
vacatures
meer vacatures