Organisatie mist inzicht in reis- en declaratiegedrag werknemer
14 augustus 2013 -
Bedrijven hebben te weinig grip op de beheersing van zakelijke reiskosten. Reisbudgetten worden onnodig overschreden omdat een actueel reisbeleid van de organisatie ontbreekt of niet wordt nageleefd door de zakenreiziger. Dat stelt Michael van der Woude, Commercieel Manager VCK Travel.
Met het ontbundelen van services door luchtvaartmaatschappijen, hotels en autoverhuurbedrijven worstelen organisaties steeds vaker met de kosten van reizen. Steeds vaker worden extra kosten in rekening gebracht voor het inchecken van bagage, wifi op de hotelkamer, navigatie in de auto of een aanvullende reis- of autoverzekering. Het point of sale hiervoor is veranderd en een reiziger krijgt steeds vaker een dergelijk dienst aangeboden kort voor of soms zelfs tijdens een reis. Werkgevers worden vervolgens achteraf geconfronteerd met kosten voor omgeboekte vliegtuigstoelen of upgrades, extra maaltijden en aanvullende, vaak niet noodzakelijke verzekeringen. Deze kosten lopen via declaraties de boekhouding in, waardoor kosten minder goed inzichtelijk zijn en controle in veel gevallen pas plaats vindt nadat de uitgaven zijn gedaan.
Inzicht ontbreekt
Het ontbreekt veel organisaties aan een helder en actueel reisbeleid waarin de zakenreiziger wordt gewezen op zijn rechten en verplichtingen. Ook ontbreekt het vaak aan interne controlesystemen, waarmee wordt getoetst in hoeverre kosten conform een gevoerd beleid zijn. Vooral middelgrote- en grote organisaties hebben vaak geen inzicht in de gemaakte kosten en mogelijke besparingen. Bedrijven waar het reisvolume hoog is en die regelmatig buiten Europa vliegen, zijn door bijvoorbeeld upgrades van vliegtuigstoelen (à minimaal 85 euro per stuk) die op de luchthaven door de reiziger worden gekocht, snel tienduizenden euro’s per jaar extra kwijt. Maar ook op Europese vluchten stijgen de kosten voor additionele services snel door onder andere de invoering van comfort class stoelen en de invoering van kosten voor ruimbagage.
Reisbeleid is key
Bedrijven moeten een helder en actueel reisbeleid opstellen én naleven. Bij het maken van contractafspraken dient vanuit afdeling Inkoop rekening te worden gehouden met alle elementen en kosten waar een reiziger mee te maken krijgt. Het komt nog veel voor dat een contractafspraak wordt gemaakt voor een basisproduct, zonder dat rekening wordt gehouden met alle bijkomende kosten. Dit leidt uiteindelijk tot extra en onnodige kosten. In het reisbeleid moet vervolgens worden opgenomen welke diensten en services onderdeel zijn van de contracten met luchtvaartmaatschappijen, hotels en autoverhuurbedrijven. Daarnaast moet duidelijk worden vastgelegd wat de reiziger kan verwachten als hij op reis gaat, maar ook wat de werkgever van hem verwacht en welke declaraties binnen de afspraken mogen worden ingediend. Hiermee wordt voorkomen dat de reiziger klakkeloos kosten maakt voor overbodige diensten. De werkgever moet het reisbeleid verder beschouwen als een dynamisch document dat regelmatig herzien wordt om het actueel te houden en controleerbaar te maken, zodat meer grip op de kosten wordt gehouden.
